Đọc hồ sơ người cố vấn cho đúng là đi tìm ba thứ: người đó đã thật sự làm gì, trong bao lâu, ở bối cảnh nào; lĩnh vực của họ có khớp với câu hỏi của bạn không; và họ làm việc với người khác theo kiểu nào. Một hồ sơ đẹp với nhiều danh xưng chưa chắc trả lời được ba câu này, trong khi một hồ sơ mộc mạc vài dòng đôi khi lại nói đủ.
Bài này hướng dẫn bạn đọc hồ sơ như một người tuyển dụng cẩn thận: tách việc đã làm ra khỏi lời tự giới thiệu, nhận ra những chỗ mơ hồ cần hỏi lại, và chuẩn bị vài câu ngắn để kiểm tra trước khi bỏ thời gian cho một buổi gặp.
Kinh nghiệm thật khác danh xưng ở đâu
Danh xưng là nhãn, kinh nghiệm là việc. "Chuyên gia", "cố vấn cấp cao", "người truyền cảm hứng" là những nhãn ai cũng tự gắn được. Kinh nghiệm thật thì luôn đi kèm động từ và bối cảnh: đã quản lý xưởng hai trăm công nhân trong tám năm, đã làm kế toán trưởng cho doanh nghiệp sản xuất qua hai lần đổi chủ, đã dạy nghề hàn cho các lớp học viên mới.
Thời gian làm nghề phải đọc kèm vai trò. Hai mươi năm làm trong ngành xây dựng có thể là hai mươi năm ở công trường, hoặc mười lăm năm ở văn phòng bán hàng vật liệu. Cả hai đều có giá trị, nhưng trả lời cho những câu hỏi rất khác nhau. Bạn nên xem họ đã đứng ở vị trí nào, ra những quyết định gì.
Kinh nghiệm gần đây và kinh nghiệm cũ. Người đã rời nghề mười năm vẫn rất giỏi ở phần nguyên lý, đạo đức nghề, cách đối nhân xử thế. Nhưng nếu bạn hỏi về quy trình làm việc hiện nay của ngành, hãy xem họ còn gắn với nghề đến đâu: còn làm bán thời gian, còn dạy, còn tham gia hội nghề hay không.
Thành tích có thể kiểm chứng ở mức nào. Bạn không cần điều tra ai, nhưng nên để ý những gì có dấu vết công khai: bài viết chuyên môn, các buổi nói chuyện, tên dự án mà người khác trong ngành cũng biết. Hồ sơ toàn những câu như "giúp hàng nghìn người thay đổi cuộc đời" mà không có chi tiết nào thì cần dè dặt.
Lĩnh vực có khớp với câu hỏi của bạn không
Một người rất giỏi chưa chắc là người hợp với câu hỏi của bạn. Bảng dưới gợi ý cách ghép loại câu hỏi với loại kinh nghiệm nên tìm.
| Loại câu hỏi của bạn | Nên tìm người từng | Có thể chưa hợp nếu người đó chỉ từng |
|---|---|---|
| Có nên lên quản lý nhóm | Quản lý nhóm nhiều năm, từng chọn và đào tạo trưởng nhóm | Làm chuyên môn giỏi, chưa quản lý ai |
| Chuyển sang một ngành cụ thể | Làm trong ngành đó, tốt hơn nữa là từng chuyển vào từ ngành khác | Nghiên cứu về ngành nhưng chưa làm trong đó |
| Mở xưởng, mở tiệm riêng trong nghề | Tự làm chủ cơ sở nhỏ, từng trải qua lúc khó | Chỉ làm ở công ty lớn với nguồn lực dồi dào |
| Làm việc với khách hàng khó tính | Làm bán hàng, chăm sóc khách hoặc dự án lâu năm | Làm hậu trường, ít gặp khách |
| Giữ nghề sau tuổi 50 | Đã đi qua giai đoạn đó, hoặc quản lý nhiều nhân sự lớn tuổi | Còn trẻ, chỉ nói theo lý thuyết |
Bảng này không phải luật cứng. Người ngoài ngành đôi khi cho góc nhìn tươi mới, nhất là với câu hỏi về con người. Nhưng với câu hỏi đòi hiểu biết bên trong của một nghề, hãy ưu tiên người đã thật sự đứng trong nghề đó, ở vị trí gần với điều bạn đang băn khoăn.
Ví dụ giả định: chị Lan làm điều dưỡng tám năm, muốn hỏi về việc chuyển sang làm giảng dạy thực hành. Người hợp nhất không phải là một quản lý bệnh viện giỏi, mà là người đã từng đi đúng con đường từ giường bệnh lên giảng đường và biết những khó khăn của bước chuyển ấy.
Đoán cách làm việc của người cố vấn qua hồ sơ
Ngoài kinh nghiệm, cách một người viết về mình cho bạn khá nhiều manh mối về cách họ làm việc. Người viết hồ sơ xoay quanh việc nghe và đặt câu hỏi thường dẫn buổi tư vấn theo kiểu cùng bạn mổ xẻ. Người viết hồ sơ dày những câu khẳng định, những công thức chắc nịch thường có xu hướng giảng giải và đưa ra đáp án. Không kiểu nào sai, nhưng bạn nên biết mình hợp kiểu nào.
Nên đọc kỹ những gì họ nói về giới hạn của mình. Một người cố vấn tử tế thường ghi rõ họ giúp được loại câu hỏi nào và không nhận loại câu hỏi nào: chẳng hạn chỉ nhận chuyện nghề trong ngành cơ khí, không nhận xem hồ sơ xin việc, không bàn chuyện đầu tư. Sự rõ ràng về giới hạn là dấu hiệu của người hiểu nghề cố vấn, biết rằng mình không phải ai cũng giúp được.
Một manh mối nữa là cách họ mô tả việc chuẩn bị. Nếu hồ sơ dặn bạn gửi trước câu hỏi, nói rõ buổi gặp có gì và không có gì, bạn có thể đoán đây là người làm việc có nề nếp. Nếu hồ sơ chỉ toàn lời mời gọi và nhấn vào việc đặt lịch thật nhanh, hãy thận trọng hơn.
Cuối cùng, cách người đó viết về những người họ từng giúp cũng đáng đọc. Người có kinh nghiệm thật thường kể có chừng mực, giữ kín danh tính người khác, và không biến thành công của người được cố vấn thành công của mình. Những hồ sơ đem tên tuổi, thu nhập của người khác ra làm bằng chứng nên làm bạn chậm lại một nhịp.
Những chỗ mơ hồ cần hỏi lại
Một hồ sơ chưa rõ không có nghĩa là người đó không tốt. Có thể họ chỉ không quen viết về mình. Bạn có thể nhắn hỏi lại vài điểm dưới đây trước khi đặt lịch.
- Những năm làm nghề được nêu là liên tục hay có quãng nghỉ, quãng chuyển sang việc khác, vì điều này ảnh hưởng đến độ cập nhật của kinh nghiệm.
- Cụ thể họ đã giữ vai trò gì trong những dự án được nhắc tới: người làm chính, người quản lý, hay thành viên trong nhóm lớn.
- Họ đã từng làm cố vấn cho người ở hoàn cảnh giống bạn chưa, ví dụ người mới ra trường, người chuyển nghề, người ở tỉnh nhỏ.
- Họ thích nhận câu hỏi theo dạng nào: gửi trước bằng văn bản, kể trực tiếp trong buổi, hay gửi kèm tài liệu.
- Buổi gặp có ghi chép lại không, ai ghi, và có được gửi tóm tắt sau buổi không.
- Họ xử lý thế nào nếu sau buổi đầu hai bên thấy không hợp.
Cách người cố vấn trả lời những câu này cũng là một phép thử nhỏ. Người trả lời thẳng, rõ, không né, không ép bạn đặt lịch ngay thường là người làm việc đáng tin. Nếu câu trả lời vòng vo hoặc bạn bị thúc giục chuyển tiền trước khi được giải đáp, đó là lúc nên dừng.
Tín hiệu nên dè chừng trong hồ sơ
Hứa kết quả cụ thể. Những câu như "đảm bảo lên quản lý sau ba tháng" hay "cam kết tăng thu nhập" không phù hợp với bản chất của việc cố vấn. Kết quả nghề nghiệp phụ thuộc vào rất nhiều thứ ngoài một buổi nói chuyện, và người kỳ cựu thật hiểu điều đó.
Kinh nghiệm quá rộng. Một người cùng lúc là chuyên gia nhân sự, tài chính, đầu tư, sức khoẻ, nuôi dạy con và phát triển bản thân thì đáng hỏi lại. Người làm nghề lâu năm thường sâu ở một hai mảng.
Mọi thứ đều xoay quanh bán thêm. Hồ sơ nhắc liên tục đến gói cao hơn, khoá học tiếp theo, nhóm kín có phí, thay vì nói về việc giúp bạn trả lời câu hỏi của mình.
Không có chút giới hạn nào. Người nhận mọi loại câu hỏi, hứa giúp được mọi đối tượng, thường chưa thật sự hiểu nghề cố vấn hoặc đang lấy số lượng làm mục tiêu.
Lời nhận xét giống nhau đến lạ. Những lời khen dài, cùng một giọng văn, cùng một kiểu kết luận, không có chi tiết riêng nào, đáng được đọc với một chút hoài nghi.
Quy trình ba bước trước khi bấm đặt lịch
Để không mất cả buổi tối lướt hồ sơ mà vẫn chưa chọn được ai, bạn có thể đi theo ba bước gọn dưới đây.
- Viết ra câu hỏi chính của bạn trong hai câu và ba tiêu chí bắt buộc về người cố vấn, ví dụ phải từng làm trong ngành, phải từng quản lý người, phải hiểu thị trường ở miền Trung.
- Đọc lướt ba đến năm hồ sơ, chỉ giữ lại những người đáp ứng đủ ba tiêu chí. Với mỗi người, ghi một dòng vì sao giữ lại và một điểm còn mơ hồ.
- Nhắn hỏi lại điểm mơ hồ với hai người đứng đầu danh sách, chọn người trả lời rõ ràng và làm bạn thấy dễ nói chuyện nhất.
Quy trình này giữ bạn khỏi hai cái bẫy: bị cuốn theo hồ sơ hào nhoáng nhất, và chần chừ mãi vì sợ chọn sai. Một buổi tư vấn không hợp không phải thảm hoạ. Bạn học được cách chọn tốt hơn cho lần sau, và có khi vẫn nhặt được một hai ý hay từ người không hợp.
Một lưu ý nhỏ về thông tin cá nhân: ở bước nhắn hỏi lại, bạn chưa cần kể chi tiết về công ty đang làm, tên sếp hay mức thu nhập của mình. Chỉ cần mô tả câu hỏi ở mức đủ để người cố vấn biết có nhận được hay không. Những chi tiết sâu hơn để dành cho buổi gặp chính thức, khi bạn đã tin người đó hơn và hai bên đã thống nhất cách giữ kín những gì được kể. Thói quen này vừa bảo vệ bạn, vừa giúp bạn nhận ra người nào cứ đòi thông tin riêng ngay từ tin nhắn đầu tiên.
Câu hỏi thường gặp
Có nên chọn người cố vấn nổi tiếng nhất?
Không nhất thiết. Người nổi tiếng thường bận, ít thời gian chuẩn bị cho từng người, và kinh nghiệm của họ có thể ở tầm quá xa câu hỏi của bạn. Người làm nghề vững, ít tên tuổi nhưng sát với hoàn cảnh của bạn thường cho lời khuyên dùng được hơn.
Người cố vấn trẻ hơn mình có đáng tin không?
Tuổi không quyết định giá trị lời khuyên. Nếu câu hỏi của bạn về một kỹ năng hay một lĩnh vực mà người trẻ hơn đã làm sâu, họ hoàn toàn có thể là người cố vấn tốt. Hãy xét kinh nghiệm cụ thể thay vì năm sinh.
Hồ sơ không ghi rõ hình thức và cách tính phí thì làm sao?
Hãy hỏi thẳng trước khi đặt: buổi gặp miễn phí hay có phí, tính theo buổi hay theo gói, đổi lịch và huỷ thế nào. Người làm việc đàng hoàng luôn sẵn lòng nói rõ. Đừng chuyển tiền khi chưa có câu trả lời bằng văn bản.
Có nên đọc nhận xét của người khác về người cố vấn?
Nên đọc, nhưng đọc có chọn lọc. Nhận xét có chi tiết cụ thể về cách làm việc thì đáng tin hơn lời khen chung chung. Cũng nên nhớ rằng người hợp với người khác chưa chắc hợp với bạn, vì câu hỏi và tính cách mỗi người khác nhau.
Nếu người cố vấn từ chối buổi gặp thì sao?
Hãy coi đó là dấu hiệu tốt về sự thẳng thắn. Có thể câu hỏi của bạn nằm ngoài phạm vi của họ, hoặc họ không đủ thời gian để làm cho tử tế. Bạn có thể hỏi họ có biết ai phù hợp hơn không, nhiều người kỳ cựu sẵn lòng chỉ đường.
