Cố vấn người trẻ khác thế hệ: hiểu cách họ làm việc trước khi góp ý

Cố vấn người trẻ hơn mình hai ba chục tuổi khó nhất không phải ở chỗ kiến thức, mà ở chỗ hai bên đọc nhau sai: điều người lớn coi là thiếu nghiêm túc có khi chỉ là cách làm việc khác, và điều người trẻ coi là bảo thủ có khi là kinh nghiệm đáng giữ. Hiểu cách người kia làm việc trước khi góp ý giúp buổi cố vấn bớt va chạm và lời khuyên của bạn được nghe thật.

Bài này dành cho người làm nghề lâu năm đang hoặc sắp cố vấn cho người mới đi làm. Phần quản lý đội nhiều thế hệ trong công ty có ở các trang về lãnh đạo và kết nối sự nghiệp; ở đây chỉ bàn quan hệ cố vấn một kèm một, nơi khoảng cách tuổi tác hiện ra rõ nhất.

Đừng bắt đầu bằng nhãn thế hệ

Rất dễ bước vào buổi cố vấn với sẵn một bộ nhãn: người trẻ bây giờ nhảy việc nhiều, ít chịu khó, nghiện điện thoại, thích được khen. Một số nhãn có phần đúng với một số người. Nhưng người ngồi trước mặt bạn là một người cụ thể, có thể chăm hơn bạn ở tuổi đó, có thể đang nuôi cả gia đình, có thể đã làm ba việc làm thêm suốt đại học. Áp nhãn trước khi hỏi là cách nhanh nhất để họ đóng lại.

Người trẻ cũng mang nhãn về bạn: người lớn tuổi khó tính, không hiểu công nghệ, thích dạy đời. Nếu bạn vào buổi gặp bằng một câu "bọn trẻ bây giờ...", bạn vừa xác nhận đúng cái nhãn họ đang lo. Ngược lại, nếu bạn hỏi thật lòng về cách họ làm việc, họ sẽ bất ngờ và bắt đầu kể.

Bước đầu tiên vì vậy rất đơn giản: hỏi trước, đoán sau. "Một ngày làm việc của em thường thế nào?", "Em học nghề chủ yếu từ đâu?", "Sếp em hay giao việc kiểu gì?" Câu trả lời cho bạn biết người này cụ thể ra sao, thay vì thế hệ của họ trung bình ra sao.

Ghi nhớ vài điều họ kể, như tên sếp, dự án đang làm, chuyện nhà đang lo, rồi hỏi lại ở buổi sau. Việc nhỏ đó cho người trẻ thấy bạn quan tâm tới họ như một người cụ thể, không phải một đại diện của lớp trẻ.

Những chỗ hai thế hệ hay đọc nhau sai

Các ví dụ dưới là tình huống thường gặp, không phải quy luật cho mọi người. Mỗi dòng có hai cách hiểu, và người cố vấn nên hỏi trước khi chọn cách hiểu nào.

Đọc bảng theo chiều ngược lại cũng đúng: người trẻ hay đọc sai sự im lặng của người lớn là khó chịu, sự kỹ tính là không tin tưởng, câu chuyện ngày xưa là kể công. Người cố vấn nói rõ ý mình giúp người trẻ bớt phải đoán.

Nói chuyện sao cho người trẻ muốn nghe

Ngắn và cụ thể hơn bạn quen. Nhiều người trẻ quen tiếp nhận thông tin theo từng mẩu ngắn. Một lời khuyên gói trong ba câu với một ví dụ thường đi xa hơn mười phút dẫn chuyện. Không phải vì họ thiếu kiên nhẫn, mà vì họ quen lọc nhanh để tìm phần dùng được.

Nói lý do, không chỉ nói cách. "Gửi báo cáo trước buổi họp một ngày" kèm "vì sếp em đọc kỹ buổi tối và sẽ hỏi trúng chỗ yếu" được làm theo hơn hẳn một lời dặn trơn. Người trẻ hay hỏi "vì sao", nên nói trước lý do là đỡ cho cả hai.

Dùng kênh họ quen, trong giới hạn của bạn. Nếu họ thoải mái nhắn tin hơn gọi điện, nhắn tin giữa các buổi là hợp lý. Nhưng bạn không cần học hết các ứng dụng mới; chọn một kênh cả hai cùng dùng được là đủ.

Thừa nhận khi thời thế đã khác. Một câu như "chuyện xin việc bây giờ khác thời anh nhiều, phần đó em rành hơn anh" không làm bạn mất uy tín. Nó làm phần kinh nghiệm còn lại của bạn đáng tin hơn.

Hỏi họ muốn được góp ý kiểu gì. Có người thích nói thẳng, có người cần nghe điểm tốt trước. Hỏi một lần từ đầu tiết kiệm nhiều lần hiểu lầm về sau.

Góp ý cho người trẻ mà không thành giảng đạo

Thế hệ đi trước nhiều người lớn lên với kiểu góp ý thẳng, có khi gay gắt, và tin rằng nhờ vậy mà mình cứng cáp. Người trẻ bây giờ phần đông quen với kiểu phản hồi khác: cụ thể, kịp thời, có lý do, không đụng tới con người. Cả hai kiểu đều có mặt mạnh. Nhưng nếu bạn dùng kiểu gay gắt với người không quen, lời góp ý dù đúng cũng sẽ bị nghe như một cú đánh, và phần nội dung trôi mất.

Một khung dễ dùng: nói việc cụ thể đã xảy ra, nói ảnh hưởng của việc đó, rồi hỏi họ nghĩ sao. Ví dụ: "Hôm qua em gửi bản vẽ cho khách mà chưa qua anh Tuấn kiểm. Khách thấy sai kích thước, bên mình phải xin lỗi. Em nghĩ lần sau nên làm thế nào?" Không có câu nào nói về tính cách, không có "em lúc nào cũng ẩu".

Khen cũng vậy, nên cụ thể. "Em giỏi lắm" không giúp họ biết lặp lại điều gì. "Cách em gom ý khách vào một bảng trước khi họp làm buổi họp gọn hẳn" thì giúp. Người trẻ không cần được khen nhiều hơn người lớn; họ cần được khen đúng chỗ, như bất kỳ ai.

Khi người trẻ muốn đổi việc sớm: đừng vội can

Một tình huống rất hay gặp: người được cố vấn mới làm được tám tháng đã nói muốn nghỉ. Với nhiều người kỳ cựu, những người từng ở một chỗ mười năm, phản xạ là can ngay: chưa đủ lâu để học được gì, nhảy nhiều sẽ mang tiếng. Lời can đó có phần đúng, nhưng nói ngay từ đầu thì người trẻ chỉ nghe thấy một điều: người lớn không hiểu mình.

Hãy hỏi trước họ muốn rời vì điều gì: công việc không học thêm được gì, sếp gây áp lực quá mức, lương không đủ sống ở thành phố, hay có một cơ hội thật sự tốt hơn. Mỗi lý do cần một cách bàn khác nhau. Nếu là chuyện học không thêm được gì, có thể còn cách xin đổi việc trong công ty trước. Nếu là chuyện môi trường làm hại sức khoẻ, ở lại cho đủ thời gian không phải lời khuyên tốt.

Sau khi nghe hết, bạn vẫn nên nói những điều bạn thấy, kể cả chuyện nhà tuyển dụng sẽ hỏi về những lần nghỉ sớm. Nói như một thông tin để họ cân nhắc, kèm cách họ có thể giải thích hợp lý. Quyết định cuối cùng vẫn là của họ, và họ sẽ quay lại hỏi bạn ở lần đổi việc sau nếu lần này được nghe trọn.

Những điều người kỳ cựu học lại được từ người trẻ

Cố vấn người khác thế hệ là đường hai chiều. Nhiều người kỳ cựu nhận ra mình học được không ít, nếu chịu hỏi.

• Cách tìm và lọc thông tin nhanh trên mạng, cách dùng công cụ mới trong công việc mà bạn đang ngại thử.
• Cách người cùng tuổi họ nghĩ về công việc, khách hàng và nhà tuyển dụng, hữu ích nếu bạn đang quản lý hoặc bán hàng cho nhóm này.
• Những thay đổi trong ngành mà người ở vị trí cao ít thấy: công việc thực tế ở tuyến đầu đã khác thời bạn làm ra sao.
• Cách đặt ranh giới giữa công việc và đời sống, điều nhiều người lâu năm đã bỏ qua suốt sự nghiệp.
• Ngôn ngữ và cách nói chuyện giúp bạn đến gần hơn với con cháu trong nhà, không chỉ ở chỗ làm.

Nói ra những điều mình học được cũng là cách thắt chặt quan hệ cố vấn. Người trẻ thấy mình có giá trị, và sẵn lòng nghe bạn hơn khi biết bạn cũng sẵn lòng nghe họ. Nếu quan hệ đi tới mức họ chủ động chỉ bạn những điều mới, đó gần như là cố vấn ngược, một hình thức nhiều tổ chức đang dựng thành chương trình riêng.

Ví dụ giả định: một năm cố vấn qua khoảng cách ba mươi tuổi

Ông Hùng, kỹ sư kết cấu đã nghỉ hưu, nhận cố vấn cho một kỹ sư trẻ mới ra trường làm ở công trường tại TP Hồ Chí Minh. Mấy buổi đầu khá khó: ông thấy cô kỹ sư hay hỏi lý do của mọi quy định an toàn, ông cho là cãi; cô thấy ông kể chuyện công trình ngày xưa quá dài, cô cho là lạc đề.

Tới buổi thứ ba ông đổi cách. Ông hỏi cô thấy điều gì ở công trường làm cô lo nhất. Cô kể chuyện bị thợ lâu năm coi thường vì còn trẻ và là nữ, nói gì họ cũng không nghe. Ông không kể chuyện ngày xưa nữa, mà hỏi cô đã thử những cách nào. Rồi ông kể đúng một chuyện: năm đầu ông cũng bị thợ không nghe, và ông đã lấy được lòng tin bằng cách có mặt sớm nhất mỗi sáng, hỏi thợ cả về những chỗ ông không chắc.

Một năm sau, cô kỹ sư nói điều có ích nhất không phải lời khuyên nào cụ thể, mà là việc có một người lâu năm nghe cô nói hết mà không phán xét. Còn ông Hùng học được cách dùng điện thoại chụp và ghi chú bản vẽ, thứ ông từng nghĩ chỉ người trẻ mới cần. Cả hai đều lớn thêm một chút, theo hai hướng khác nhau.

Câu hỏi thường gặp

Người trẻ bây giờ có thật sự cần người cố vấn lớn tuổi không?

Nhiều người cần, nhất là ở những phần khó học từ mạng: cách xử lý quan hệ ở chỗ làm, cách đứng dậy sau khi vấp, cách giữ chữ tín với khách. Điều họ không cần là bài giảng chung chung về thế hệ.

Người được cố vấn hay hỏi "vì sao" có phải là cãi không?

Thường không. Nhiều người trẻ muốn hiểu lý do để làm đúng và làm nhanh hơn. Nếu bạn nói trước lý do khi dặn việc, câu hỏi đó sẽ ít đi. Nếu bạn không chắc lý do, cứ nói thật và cùng tìm hiểu.

Có nên góp ý thẳng thắn với người trẻ không?

Nên, nhưng thẳng thắn khác gay gắt. Nói việc cụ thể, ảnh hưởng của nó, rồi hỏi họ nghĩ gì. Tránh câu đụng tới tính cách như "em lúc nào cũng ẩu". Hỏi trước họ thích được góp ý kiểu nào cũng giúp nhiều.

Mình không rành công nghệ thì cố vấn người trẻ có bị coi thường không?

Ít khi, nếu bạn thừa nhận thẳng và hỏi họ chỉ cho. Kinh nghiệm về con người, khách hàng và nghề vẫn là phần người trẻ khó tự học. Thừa nhận giới hạn làm phần còn lại của bạn đáng tin hơn.

Khoảng cách tuổi bao nhiêu thì khó cố vấn?

Không có con số cố định. Khó hay dễ phụ thuộc vào việc hai bên có chịu hỏi và nghe nhau không, hơn là tuổi. Khoảng cách lớn đôi khi còn giúp người trẻ nói thật hơn vì không thấy bị so sánh.

Người kỳ cựu học được gì từ người trẻ mình cố vấn?

Cách tìm thông tin nhanh, công cụ mới, cách nhìn của khách hàng trẻ, thay đổi ở tuyến đầu của ngành và cả cách giữ cân bằng công việc với đời sống. Muốn học thì chỉ cần hỏi.