Buổi gặp đầu tiên với một người có thể làm cố vấn có hai mục đích: để người đó hiểu bạn đủ để giúp, và để cả hai xem có muốn gặp tiếp không. Nó chưa phải buổi học. Bạn không cần lấy về thật nhiều lời khuyên; bạn cần ra về với cảm giác rõ ràng hai người nói chuyện được với nhau, và một bước tiếp theo cụ thể.
Bài này gợi ý cách chia thời gian cho một buổi khoảng bốn lăm phút, những câu nên hỏi để hiểu cách người đó làm việc, những điều nên kể về mình, cách quan sát độ hợp, và cách khép buổi để lần sau dễ mở lời. Tên người và tình huống là ví dụ giả định.
Chuẩn bị trước buổi gặp: ba thứ cần có sẵn
Thứ nhất là một đoạn tự giới thiệu nói trong hai phút: bạn làm nghề gì, đã bao lâu, đang ở đâu trong con đường nghề, và điều gì khiến bạn đi tìm người đi trước lúc này. Tập nói thành tiếng một hai lần để không lan man.
Thứ hai là hiểu sơ về người sẽ gặp: họ đã làm những vai nào, ở đâu, chuyển hướng lúc nào. Nguồn có thể là người giới thiệu, những gì họ từng chia sẻ công khai về nghề. Mục đích không phải để khen mà để hỏi đúng, tránh hỏi lại những điều ai cũng biết về họ.
Nếu bạn đến qua người giới thiệu, hỏi người giới thiệu thêm một chút về tính cách người sẽ gặp: họ thích nói chuyện thẳng vào việc hay thích hỏi han chuyện riêng trước, có ngại gặp ở quán đông không, có thói quen đến sớm không. Những chi tiết nhỏ này giúp bạn chọn chỗ hẹn, cách mở đầu và tránh vài cái vấp không đáng có ngay phút đầu.
Thứ ba là ba đến năm câu hỏi viết sẵn, xếp theo thứ tự quan trọng. Buổi đầu hiếm khi đi hết danh sách, nên câu quan trọng nhất phải ở trên cùng. Mang theo một cuốn sổ nhỏ hoặc hỏi trước xem họ có phiền khi bạn ghi chép không; với nhiều người lớn tuổi, ghi tay tạo cảm giác tôn trọng hơn gõ điện thoại liên tục.
Chia một buổi bốn lăm phút
Một khung thời gian gợi ý cho buổi gặp đầu. Bạn không cần bấm giờ, nhưng nên giữ tỷ lệ để phần nghe nhiều hơn phần kể.
| Đoạn | Thời lượng gợi ý | Việc chính | Lưu ý |
|---|---|---|---|
| Chào hỏi, cảm ơn | 3–5 phút | Cảm ơn đã dành thời gian, nhắc người giới thiệu nếu có | Không xin lỗi rối rít vì làm phiền |
| Bạn kể về mình | 5–7 phút | Đoạn tự giới thiệu hai phút, rồi tình huống đang vướng | Kể sự việc, ít than thở |
| Hỏi về con đường của họ | 10–15 phút | Họ đi qua những chặng nào, chặng nào khó | Nghe nhiều, ghi ý chính |
| Câu hỏi chính của bạn | 10–15 phút | Hai ba câu đã chuẩn bị | Hỏi tiếp theo câu trả lời, không đọc danh sách |
| Khép buổi | 5 phút | Tóm tắt điều sẽ làm thử, hỏi về lần sau | Kết thúc đúng giờ đã hẹn |
Phần "hỏi về con đường của họ" thường bị bỏ qua vì người đi nhờ chỉ lo hỏi chuyện của mình. Thật ra đây là phần giúp bạn hiểu lời khuyên của họ đến từ đâu, và là phần người lâu năm thích kể nhất.
Những câu nên hỏi để hiểu cách người đó làm việc
Ngoài câu hỏi về vấn đề của bạn, vài câu dưới đây giúp bạn biết người này có hợp làm cố vấn cho mình không:
- Ngày anh chị ở vị trí của em bây giờ, điều gì làm anh chị lo nhất, và nhìn lại thì điều đó có đáng lo không?
- Ai từng giúp anh chị nhiều nhất trong nghề, họ giúp theo cách nào?
- Có lời khuyên nào anh chị từng nhận mà làm theo rồi thấy không hợp không?
- Nếu chỉ được chọn một điều để người mới như em tập trung trong năm nay, anh chị chọn gì?
- Anh chị thường thích được hỏi thế nào: hẹn gặp, gọi điện hay nhắn tin trước?
- Có chuyện gì trong nghề mà anh chị thấy người trẻ bây giờ hiểu nhanh hơn thế hệ anh chị không?
Câu cuối có tác dụng hai chiều: nó cho người lâu năm thấy bạn coi đây là trao đổi, không chỉ là xin. Câu thứ năm thì rất thực tế, vì cách liên lạc không hợp là lý do âm thầm làm nhiều quan hệ cố vấn nguội đi.
Điều nên kể và điều nên giữ lại
Nên kể tình huống thật, kể cả phần mình làm chưa tốt. Người cố vấn chỉ giúp được khi thấy đúng bức tranh. Câu "em hay bị trễ hạn vì nhận việc của người khác" có ích hơn câu "em muốn cải thiện quản lý thời gian".
Nên nói rõ giới hạn của mình. Gia đình, sức khoẻ, tài chính, nơi sống ảnh hưởng tới lựa chọn của bạn. Không cần kể chi tiết, nhưng nói rằng "em chưa thể chuyển vào thành phố trong hai năm tới" giúp người kia không khuyên điều bạn không làm được.
Nên giữ lại thông tin nội bộ của công ty. Số liệu kinh doanh, chuyện riêng của đồng nghiệp, khách hàng cụ thể không nên mang ra buổi gặp, nhất là với người mới quen. Kể tình huống ở mức khái quát là đủ để xin ý kiến.
Nên tránh nói xấu sếp hay đồng nghiệp. Kể khó khăn trong quan hệ thì được, nhưng nếu buổi gặp biến thành buổi than phiền, người kia sẽ dè dặt, vì họ đoán rằng sau này bạn cũng có thể kể về họ như vậy.
Quan sát xem có hợp không
Trong lúc trò chuyện, bạn nên để ý vài tín hiệu. Người đó có hỏi lại để hiểu hoàn cảnh của bạn, hay chỉ kể chuyện mình? Họ có nói "tùy hoàn cảnh" và giải thích tùy thế nào, hay đưa ra một đáp án cho mọi trường hợp? Khi bạn nói điều họ không đồng ý, họ phản bác có lý lẽ hay tỏ ra khó chịu? Bạn ra về thấy rõ hơn hay thấy nặng nề hơn?
Cũng tự hỏi chiều ngược lại: mình có thoải mái kể thật với người này không, có dám hỏi câu ngớ ngẩn không. Quan hệ cố vấn chỉ có tác dụng khi bạn kể được cả chuyện mình làm hỏng.
Ví dụ giả định: sau buổi gặp, anh Bình nhận ra người kỹ sư lâu năm anh gặp rất giỏi nhưng gần như chỉ kể chiến tích của mình và gạt đi mọi băn khoăn của anh bằng câu "cứ làm đi là biết". Anh cảm ơn chân thành, giữ liên lạc, nhưng không đề nghị gặp đều. Một tháng sau anh gặp một người khác ít nổi bật hơn nhưng hỏi lại anh rất kỹ, và quan hệ cố vấn bắt đầu từ đó.
Khép buổi và những việc làm trong hai ngày sau
Cách kết thúc buổi gặp quyết định lần sau có dễ mở lời hay không:
- Năm phút trước giờ hẹn kết thúc, nói rõ bạn biết thời gian sắp hết, đừng để người kia phải nhắc.
- Nhắc lại bằng lời của bạn một hai điều sẽ làm thử, để họ kiểm xem bạn hiểu đúng ý chưa.
- Hỏi nhẹ về lần sau: "Khi em thử xong, em nhắn kể lại anh có được không?" thay vì xin ngay một lịch gặp đều.
- Trong vòng một ngày, nhắn cảm ơn kèm một chi tiết cụ thể bạn nhớ từ buổi gặp.
- Ghi lại trong sổ những gì đã nghe, kể cả những câu chuyện họ kể, vì chúng giúp bạn hiểu lời khuyên sau này.
- Nếu muốn đi tới quan hệ đều đặn, đợi tới khi đã thử lời khuyên và báo lại một lần, rồi mới đề nghị nhịp gặp.
Bước báo lại là thứ phân biệt người được cố vấn lâu dài với người chỉ được trò chuyện một lần. Phần lớn người lâu năm sẵn lòng gặp tiếp khi thấy thời gian của họ đã thành hành động.
Khi buổi gặp đi chệch hướng
Người kia hỏi ngược một câu bạn chưa nghĩ tới. Ví dụ "em muốn làm quản lý vì thích hay vì lương?". Đừng vội trả lời cho đẹp. Nói thật là mình chưa nghĩ kỹ và xin ghi lại để nghĩ thêm thường được đánh giá cao hơn một câu trả lời trơn tru mà rỗng.
Câu chuyện trôi sang hướng khác hẳn. Người lâu năm hay nhớ ra một chuyện cũ và kể dài. Nghe hết một đoạn rồi khéo kéo lại: "Chuyện đó làm em nghĩ tới tình huống của em, anh cho em hỏi thêm..." Đừng ngắt giữa chừng.
Họ có vẻ vội hoặc mệt. Nếu thấy họ liếc đồng hồ hay trả lời ngắn dần, chủ động rút gọn: hỏi câu quan trọng nhất còn lại rồi xin phép kết thúc sớm. Người ta nhớ bạn vì biết điểm dừng.
Họ đưa ra lời khuyên bạn thấy không hợp ngay. Buổi đầu chưa phải lúc tranh luận. Ghi lại, hỏi thêm vì sao họ nghĩ vậy, rồi về suy nghĩ. Lần sau nếu vẫn thấy không hợp, bạn nói lý do một cách cụ thể.
Bạn cảm thấy lúng túng, im lặng lâu. Đó là lúc câu hỏi viết sẵn trong sổ cứu bạn. Không cần ngại đọc lại, người kia sẽ thấy bạn đã chuẩn bị chứ không thấy bạn kém.
Nếu buổi gặp đầu là cuộc gọi video hoặc điện thoại
Với người ở xa, người quá bận, hay khi bạn sống ở tỉnh khác, buổi đầu thường là một cuộc gọi. Cuộc gọi mất đi nhiều tín hiệu của gặp mặt, nên bạn phải bù bằng chuẩn bị. Gửi trước một tin nhắn ngắn nêu bối cảnh và hai câu hỏi chính, để người kia không phải nghe bạn kể từ đầu.
Kiểm tra mạng, tai nghe và chỗ ngồi trước giờ hẹn mười phút. Chọn nơi yên tĩnh, có ánh sáng phía trước mặt, tắt thông báo trên máy. Nếu gọi video, nên bật hình dù đối phương không bật, vì người lớn tuổi thường thấy dễ nói chuyện hơn khi nhìn thấy người hỏi.
Cuộc gọi đầu nên ngắn hơn gặp trực tiếp, khoảng hai mươi lăm đến ba mươi phút là vừa, vì nói chuyện qua màn hình mệt hơn. Phần khép buổi càng quan trọng: nhắc lại điều sẽ làm thử, cảm ơn, và nhắn lại trong ngày. Nhiều quan hệ cố vấn từ xa kéo dài nhiều năm mà hai người chỉ gặp mặt vài lần, miễn là nhịp liên lạc đều và mỗi lần đều có việc cụ thể.
Câu hỏi thường gặp
Buổi gặp đầu nên ở quán cà phê hay gọi video?
Gặp trực tiếp giúp hai bên đọc được nhau tốt hơn, nhất là với người lớn tuổi. Nếu ở xa hoặc người kia bận, gọi video cũng ổn, chỉ cần chọn chỗ yên tĩnh, thử thiết bị trước và bật hình. Chọn hình thức thuận cho người được nhờ, không phải cho bạn.
Ai trả tiền khi mời người cố vấn đi cà phê?
Người nhờ là người mời, nên bạn chủ động trả. Nếu người lớn tuổi hơn nhất quyết trả, cảm ơn và đừng giằng co, lần sau bạn mời lại. Điều người kia nhớ không phải chuyện ai trả mà là bạn có chuẩn bị chu đáo và tôn trọng thời gian của họ không.
Có nên ghi âm buổi gặp để nghe lại không?
Chỉ ghi khi đã hỏi và được đồng ý, và nói rõ là ghi để bạn nghe lại, không chia sẻ cho ai. Nhiều người sẽ nói dè dặt hơn khi có máy ghi, nên với buổi đầu, ghi chép tay thường hợp hơn. Tôn trọng nếu họ từ chối.
Nếu buổi gặp đầu không hợp thì từ chối thế nào cho khéo?
Bạn không cần tuyên bố từ chối. Chỉ cần cảm ơn chân thành, giữ liên lạc bình thường và không đề nghị gặp đều. Người lâu năm thường hiểu không phải buổi gặp nào cũng thành quan hệ cố vấn, và một lời cảm ơn tử tế giữ được thiện cảm cho cả hai.
Có nên nói thẳng ngay buổi đầu là muốn họ làm cố vấn không?
Thường chưa nên. Buổi đầu để hai bên hiểu nhau, nói ngay chữ cố vấn dễ làm người kia thấy bị đặt vào thế khó. Sau vài lần trao đổi tốt, đề nghị gặp đều đặn trong một thời gian có hạn sẽ tự nhiên hơn và dễ được nhận lời hơn.
Mang theo hồ sơ năng lực tới buổi gặp có được không?
Mang theo để sẵn thì được, nhưng đừng đưa ra ngay đầu buổi như đi phỏng vấn. Nếu câu chuyện đi tới chỗ người kia muốn xem bạn đã làm gì, lúc đó mới đưa. Buổi đầu nên tập trung vào trò chuyện, không biến thành buổi chấm hồ sơ.