Bạn đủ để làm người cố vấn khi bạn đã đi qua một đoạn đường mà người kia đang đứng ở đầu, chịu nghe nhiều hơn nói, và có thời gian thật để dành cho họ. Không cần chức danh, không cần hai mươi năm kinh nghiệm, cũng không cần biết câu trả lời cho mọi chuyện. Phần lớn người được nhờ làm cố vấn lần đầu đều nghĩ mình chưa đủ, và chính sự dè dặt đó lại là dấu hiệu tốt hơn sự tự tin quá mức.
Bài này dành cho người làm nghề vài năm trở lên vừa được đồng nghiệp trẻ, sinh viên thực tập hay người quen của người quen nhờ "kèm giúp em một thời gian". Phần dưới là sáu câu nên tự hỏi trước khi gật đầu, những nỗi lo hay gặp và sự thật phía sau chúng, rồi cách nhận lời hoặc từ chối sao cho không ai mất lòng.
Cố vấn cần gì: không phải chức danh hay số năm đi làm
Người ta hay hình dung cố vấn là một người tóc bạc, chức to, nói câu nào ra câu đó. Hình ảnh đó làm nhiều người có kinh nghiệm thật sự né tránh lời nhờ, vì họ thấy mình chưa giống. Thực tế, điều người được cố vấn cần nhất thường không phải lời phán của người đứng trên cao, mà là góc nhìn của người vừa đi qua đúng chỗ họ đang vấp. Một kế toán làm năm năm có thể là cố vấn rất tốt cho người mới vào nghề hai tháng, vì chị ấy còn nhớ rõ tuần đầu khoá sổ đã rối ra sao.
Khoảng cách kinh nghiệm cần có tuỳ vào việc người kia muốn gì. Nếu họ hỏi cách sống sót năm đầu ở công ty, người đi trước hai ba năm là vừa. Nếu họ hỏi có nên rời nghề kỹ thuật để sang quản lý, họ cần người đã từng đứng trước ngã rẽ đó. Vì vậy câu hỏi đúng không phải "mình đã đủ giỏi chưa" mà là "mình đã đi qua đoạn đường người này đang hỏi chưa".
Ngoài kinh nghiệm, người cố vấn cần ba thứ ít được nói tới: tò mò về người khác, kiên nhẫn với cách làm khác mình, và sự trung thực về giới hạn của bản thân. Người thiếu ba thứ này, dù giỏi nghề đến đâu, dễ biến buổi cố vấn thành buổi kể chuyện thành tích. Người có đủ ba thứ, dù mới đi làm vài năm, thường giúp được nhiều hơn mình tưởng.
Sáu câu tự hỏi trước khi gật đầu
Mình có thật sự đi qua chuyện người này đang hỏi không? Nghe kỹ lời nhờ. Nếu người kia muốn hiểu nghề bán hàng doanh nghiệp mà bạn chỉ từng bán lẻ, bạn vẫn giúp được phần kỹ năng chung nhưng nên nói rõ ngay từ đầu. Nhận lời ở mảng mình không đi qua dễ dẫn tới lời khuyên nghe hợp lý mà sai hoàn cảnh.
Mình có hai đến bốn giờ mỗi tháng trong sáu tháng tới không? Một quan hệ cố vấn cần nhịp đều hơn cần buổi dài. Nếu bạn sắp vào mùa cao điểm, sắp chuyển nhà hay đang chăm người ốm, hãy hẹn bắt đầu muộn hơn thay vì nhận rồi bỏ dở.
Mình thích người này lớn lên, hay chỉ thích được nhờ? Được nhờ làm cố vấn là một lời khen dễ chịu. Nhưng nếu niềm vui chủ yếu đến từ cảm giác được tôn trọng, bạn sẽ khó chịu khi người kia không làm theo lời mình. Cố vấn tốt vui khi người kia tự tìm ra cách của họ.
Mình có chịu được việc người kia chọn khác mình không? Người được cố vấn có quyền nghe xong rồi làm ngược lại. Nếu bạn biết mình hay phật ý khi lời khuyên bị bỏ qua, hãy tập trước với chính câu hỏi này.
Có xung đột lợi ích nào không? Người đó có đang làm cho đối thủ của công ty bạn, có đang ứng tuyển vào nhóm bạn quản lý, có phải cấp dưới trực tiếp của bạn không? Cố vấn cấp dưới trực tiếp không bị cấm, nhưng ranh giới giữa đánh giá và nâng đỡ sẽ mờ đi, cần nói thẳng ngay buổi đầu.
Mình có biết lúc nào nên giới thiệu người khác không? Không ai giỏi mọi mặt. Người cố vấn biết nói "chuyện này nên hỏi anh Minh bên kỹ thuật" là người được tin lâu dài, không phải người kém đi.
Những nỗi lo hay gặp và sự thật phía sau
Người lần đầu làm cố vấn thường mang theo vài nỗi lo giống nhau. Bảng dưới đặt chúng cạnh điều thường xảy ra trong thực tế và việc bạn có thể làm ngay.
| Nỗi lo | Thường xảy ra thế nào | Việc nên làm |
|---|---|---|
| Mình không đủ giỏi | Người được cố vấn cần người đi trước một đoạn, không cần người giỏi nhất ngành | Nói rõ phần mình đã trải qua và phần mình chưa |
| Mình không biết trả lời | Phần lớn buổi cố vấn tốt là hỏi và nghe, không phải trả lời | Hẹn tìm hiểu thêm hoặc giới thiệu người rành hơn |
| Mình sẽ nói sai | Lời khuyên nào cũng có thể không hợp; người kia vẫn tự quyết | Kể kinh nghiệm như một trường hợp, không như một luật |
| Mình không có thời gian | Nhịp một buổi mỗi tháng thường đủ, nếu giữ đều | Thoả thuận nhịp gặp và thời hạn ngay buổi đầu |
| Người kia sẽ phụ thuộc vào mình | Chỉ xảy ra khi người cố vấn quen làm thay | Hỏi lại "bạn định làm gì" trước khi gợi ý |
Nhìn kỹ, hầu hết nỗi lo đều xoay quanh hình ảnh người cố vấn là người phải có đáp án. Khi bỏ được hình ảnh đó, việc cố vấn nhẹ đi nhiều: bạn là người đồng hành có kinh nghiệm, không phải cuốn sách trả lời.
Bắt đầu nhỏ: một người, ba tháng, một mục tiêu
Nếu chưa chắc, cách an toàn nhất là nhận thử với một người, trong ba tháng, quanh một mục tiêu cụ thể. Ví dụ giả định: anh Minh, trưởng nhóm kỹ thuật ở một xưởng cơ khí ở Bắc Ninh, được một kỹ sư trẻ nhờ kèm. Thay vì hứa "anh kèm em", anh đề nghị ba tháng, mỗi tháng một buổi cà phê sáng thứ bảy, tập trung vào việc em ấy tự tin hơn khi trình bày phương án sửa chữa trước quản đốc. Hết ba tháng hai bên ngồi lại xem có nên đi tiếp không.
Khung thử như vậy có ba cái lợi. Thứ nhất, nó cho bạn đường lui đàng hoàng nếu nhận ra mình không hợp. Thứ hai, nó buộc cả hai nói rõ muốn đạt gì, tránh kiểu gặp nhau cho vui rồi tan. Thứ ba, nó giúp bạn biết nhịp thật của mình: có người tưởng một buổi mỗi tháng là ít, làm rồi mới thấy vừa đủ để còn sức cho việc chính.
Đừng nhận ba bốn người cùng lúc ngay lần đầu, kể cả khi ai cũng nhờ thiết tha. Mỗi người mang một câu chuyện riêng, và bạn cần thời gian để biết mình cố vấn kiểu gì thì hợp. Khi đã quen với một người, bạn có thể thử cố vấn nhóm nhỏ, một hình thức khác hẳn cần cách làm riêng.
Dấu hiệu nên hoãn hoặc từ chối
Có những lúc từ chối là cách tử tế nhất với người nhờ. Bạn nên hoãn hoặc nói không khi gặp một trong các tình huống sau.
- Bạn đang trong giai đoạn căng thẳng kéo dài ở công việc hoặc gia đình, và biết mình sẽ huỷ hẹn liên tục.
- Người kia thực ra cần một khoá học, một bác sĩ, một luật sư hay một chuyên gia tâm lý, không phải người cố vấn nghề.
- Người kia muốn bạn giới thiệu việc làm hoặc "nói giúp một tiếng" ngay buổi đầu, trong khi hai bên chưa hiểu gì về nhau.
- Bạn đang ở thế đánh giá trực tiếp người đó, như ngồi hội đồng tuyển dụng hay chấm thi nâng bậc của họ.
- Bạn thấy khó chịu với cách người kia nói về đồng nghiệp hay khách hàng, và không chắc mình giữ được thái độ trung lập.
- Lĩnh vực họ hỏi đã thay đổi nhiều so với thời bạn làm, mà bạn không còn theo dõi.
Hoãn không có nghĩa là mất cơ hội. Một lời hẹn rõ ràng kiểu "sau tháng Tết anh rảnh hơn, mình bắt đầu được không" thường được đón nhận tốt hơn một lời nhận vội rồi biến mất.
Chuẩn bị gì trước buổi gặp đầu tiên ở vai người cố vấn
Buổi đầu quyết định khá nhiều nhịp về sau. Phía người được cố vấn thường lo chuẩn bị câu hỏi; phía bạn cũng có vài việc nên làm trước để buổi đó không thành buổi tán gẫu.
- Đọc lại lời nhờ và ghi ra một câu: người này đang muốn đi từ đâu tới đâu. Nếu chưa viết được câu đó, mục tiêu đầu tiên của buổi gặp là làm rõ nó.
- Nhớ lại giai đoạn mình từng đứng ở chỗ người kia: năm đó mình lo gì, ai đã giúp mình, điều gì mình ước có người nói sớm hơn. Ghi vài dòng để khi cần kể thì kể đúng, không kể lan man.
- Chọn chỗ gặp yên tĩnh, không phải phòng họp có kính nhìn ra cả văn phòng. Người được cố vấn cần cảm giác nói được thật mà không bị ai nghe.
- Chuẩn bị sẵn ba điều muốn thoả thuận: nhịp gặp, cách liên lạc giữa các buổi, và thời hạn thử. Nói ra ngay từ buổi đầu giúp hai bên đỡ ngại về sau.
- Nghĩ trước một điều mình không chắc và sẵn sàng nói "phần này anh không rành". Câu nói đó, nói sớm, làm người kia tin những phần còn lại của bạn hơn.
Đừng chuẩn bị bài giảng. Buổi đầu là để hai bên hiểu nhau, không phải để bạn chứng tỏ kinh nghiệm. Nếu cuối buổi người kia nói nhiều hơn bạn, buổi đó đã thành công.
Nói lời nhận và lời từ chối thế nào cho gọn
Khi nhận, hãy nói luôn ba điều: bạn có thể giúp phần nào, bạn dành được bao nhiêu thời gian, và bạn mong người kia chủ động ra sao. Ví dụ: "Chị nhận, chủ yếu về chuyện quản lý dòng tiền ở cửa hàng nhỏ vì chị đi qua rồi; mỗi tháng mình gặp một buổi khoảng một tiếng; em là người hẹn lịch và gửi trước câu hỏi nhé." Câu nhận như vậy đặt nền cho cả quan hệ về sau, tránh việc người kia nhắn bất cứ lúc nào hoặc ngại không dám nhắn.
Khi từ chối, ngắn gọn và cho người kia một lối đi tiếp. Không cần kể lể lý do. Một câu như "Thời gian này anh không giữ được nhịp gặp đều nên không muốn hứa rồi bỏ dở; em thử hỏi chị Lan bên phòng kế hoạch, chị ấy đi đúng con đường em đang hỏi" vừa thật lòng vừa có ích. Người nhờ thường không buồn vì bị từ chối, họ buồn vì bị im lặng.
Dù nhận hay không, hãy cảm ơn người đã nhờ. Lời nhờ làm cố vấn là một sự tin cậy, và cách bạn đáp lại nó nói nhiều về bạn với tư cách người đi trước trong nghề.
Câu hỏi thường gặp
Mới đi làm ba năm có làm cố vấn được không?
Được, nếu người kia đang đứng ở chỗ bạn đã đi qua, như sinh viên thực tập hay người mới vào nghề vài tháng. Bạn chỉ nên nói rõ phạm vi kinh nghiệm của mình và giới thiệu người khác cho những câu hỏi lớn hơn tầm đó.
Có cần học khoá đào tạo cố vấn trước khi nhận lời không?
Không bắt buộc. Kỹ năng lắng nghe, đặt câu hỏi và giữ ranh giới học được trong lúc làm. Nếu tổ chức bạn có buổi hướng dẫn cho người cố vấn thì nên tham gia, nhưng đừng để việc chưa học làm lý do trì hoãn mãi.
Làm cố vấn một người thì mất bao nhiêu thời gian?
Thường khoảng một buổi một tiếng mỗi tháng, cộng thêm chút thời gian đọc tin nhắn hay chuẩn bị. Quan trọng là nhịp đều trong vài tháng hơn là gặp dài một lần rồi thôi. Hai bên nên chốt nhịp ngay buổi đầu.
Người nhờ là cấp dưới trực tiếp thì có nên nhận không?
Có thể, nhưng cần nói thẳng rằng bạn vừa là người đánh giá vừa là người cố vấn, và hai vai này đôi khi va nhau. Nhiều nơi chọn ghép cố vấn khác phòng để tránh chuyện này, bạn có thể gợi ý hướng đó.
Từ chối làm cố vấn có bị coi là ích kỷ không?
Không, nếu bạn từ chối rõ ràng và gợi ý cho người kia một lối khác. Nhận lời rồi huỷ hẹn liên tục mới làm người nhờ thất vọng hơn. Một lời hẹn bắt đầu muộn hơn cũng là một cách từ chối tử tế.
Làm sao biết mình đang cố vấn tốt hay không?
Nhìn vào người kia chứ không nhìn vào mình: họ có tự đặt câu hỏi rõ hơn, có tự làm thử và quay lại kể kết quả không. Sau vài tháng, hãy hỏi thẳng họ điều gì có ích và điều gì nên đổi.