Người được cố vấn chỉ nói thật khi tin rằng chuyện họ kể không đi ra ngoài; vì vậy giữ bí mật là nền móng của mọi quan hệ cố vấn, quan trọng ngang với kinh nghiệm của người cố vấn. Nhưng giữ bí mật không phải tuyệt đối. Có những chuyện người cố vấn không được im lặng, và nói rõ điều này từ đầu là cách giữ lòng tin bền nhất.
Bài này bàn những loại chuyện người cố vấn hay được nghe, mức giữ kín cho từng loại, những ngoại lệ phải nói ra, cách thoả thuận về bảo mật từ buổi đầu, và chuyện riêng của cố vấn trong công ty, nơi người cố vấn có khi cũng là người có quyền với người được cố vấn. Phần pháp lý chỉ nêu nguyên lý, bạn nên tra văn bản hiện hành khi cần.
Người cố vấn hay được nghe những gì
Khi quan hệ cố vấn đã có lòng tin, người được cố vấn kể nhiều hơn chuyện nghề. Họ kể sếp đối xử với mình ra sao, đồng nghiệp nào khó chịu, dự án nào đang trục trặc, công ty có dấu hiệu gì lạ. Họ kể về mức lương, về ý định nghỉ việc, về lời mời từ chỗ khác. Có người kể chuyện gia đình, sức khoẻ, tình cảm, vì những chuyện đó ảnh hưởng tới công việc.
Mỗi loại chuyện mang một mức nhạy cảm khác. Ý định nghỉ việc mà lọt tới tai sếp có thể làm họ mất việc sớm hơn dự định. Chuyện sức khoẻ lọt ra ngoài có thể làm họ bị nhìn khác. Thông tin về dự án hay khách hàng của công ty họ có thể là bí mật kinh doanh mà chính họ đã cam kết giữ.
Người cố vấn vì vậy cần ý thức rằng mình đang cầm những thứ có thể gây hại nếu rơi ra. Không cần căng thẳng, nhưng cần một thói quen rõ ràng: chuyện nghe trong buổi cố vấn ở lại trong buổi cố vấn, trừ những ngoại lệ đã nói trước.
Cũng cần nhớ rằng thông tin về sức khoẻ, đời sống riêng, tài chính của một người là loại thông tin pháp luật về dữ liệu cá nhân coi là cần được bảo vệ. Bạn không phải một tổ chức xử lý dữ liệu, nhưng tinh thần của các quy định đó vẫn đáng giữ: chỉ dùng thông tin vào đúng mục đích người kia kể ra, không lan truyền, không lưu giữ quá mức cần.
Mức giữ kín cho từng loại chuyện
Bảng dưới là gợi ý cách nghĩ, không phải quy tắc pháp lý. Nguyên tắc chung: khi không chắc, coi như phải giữ kín.
| Loại chuyện | Mức giữ kín | Lưu ý |
|---|---|---|
| Ý định nghỉ việc, lời mời từ chỗ khác | Giữ kín hoàn toàn | Kể cả khi bạn quen sếp của họ |
| Lương, thưởng, đánh giá cá nhân | Giữ kín hoàn toàn | Không dùng làm ví dụ với người khác |
| Chuyện sức khoẻ, gia đình, tình cảm | Giữ kín hoàn toàn | Trừ khi có nguy hiểm tới tính mạng |
| Mâu thuẫn với sếp, đồng nghiệp | Giữ kín | Không tự ý đi nói chuyện với người kia |
| Thông tin dự án, khách hàng, số liệu công ty | Giữ kín, và khuyên họ bớt kể | Họ có thể đang vi phạm cam kết bảo mật với công ty |
| Hành vi sai trái nghiêm trọng, nguy hiểm | Ngoại lệ | Xem mục ngoại lệ bên dưới |
Dòng thứ năm hay bị bỏ qua. Người được cố vấn có khi kể quá nhiều về công ty mình mà không nghĩ tới chuyện đó là thông tin mật. Người cố vấn tốt không chỉ giữ kín mà còn nhắc nhẹ: "Phần số liệu khách hàng em không cần kể chi tiết đâu, mình bàn cách xử lý là được." Câu nhắc đó vừa bảo vệ họ vừa dạy họ một thói quen nghề.
Những ngoại lệ không được im lặng
Khi có nguy hiểm tới tính mạng hoặc sức khoẻ. Người được cố vấn nói tới chuyện tự làm hại mình, hoặc có người sắp bị hại. Lúc đó an toàn đặt trên bí mật. Khuyến khích họ tìm ngay người có chuyên môn, và nếu nguy hiểm trước mắt, liên hệ người thân hoặc cơ quan có trách nhiệm.
Khi biết về hành vi vi phạm pháp luật nghiêm trọng. Gian lận lớn, rửa tiền, gây hại cho người khác. Bạn không có nghĩa vụ đi tố giác mọi chuyện nghe kể, nhưng cũng không được tham gia che giấu. Trách nhiệm pháp lý cụ thể tuỳ trường hợp, nên khi gặp chuyện nghiêm trọng, hỏi ý kiến người làm luật.
Khi người được cố vấn là nạn nhân của quấy rối, bạo hành. Hỏi họ muốn làm gì, giúp họ biết các kênh báo cáo, và tôn trọng quyết định của họ ở mức có thể. Nếu họ còn nhỏ tuổi hoặc nguy hiểm đang tiếp diễn, việc báo cho người có trách nhiệm có thể là cần thiết dù họ chưa muốn.
Khi chương trình cố vấn có quy định riêng. Một số chương trình trong trường học, tổ chức có quy định bắt buộc báo cáo một số loại chuyện. Bạn cần biết các quy định đó trước và nói rõ với người được cố vấn.
Thoả thuận về bảo mật từ buổi đầu
Cách tốt nhất để tránh khó xử là nói về bảo mật ngay buổi gặp đầu, như một phần của các thoả thuận khác về nhịp gặp và cách liên lạc. Không cần trịnh trọng. Một đoạn ngắn kiểu: "Những gì em kể với anh, anh giữ cho riêng mình, không nói với sếp em hay ai khác. Chỉ có một trường hợp anh phải nói ra là khi anh thấy em hoặc ai đó đang gặp nguy hiểm thật sự, và lúc đó anh sẽ bàn với em trước nếu được."
Câu cuối, bàn với người kia trước, rất quan trọng. Ngay cả khi phải phá vỡ bí mật, người được cố vấn nên được biết và được tham gia nếu tình huống cho phép. Một người bị kể chuyện sau lưng, dù vì lý do chính đáng, sẽ khó tin ai nữa.
Bảo mật cũng nên hai chiều. Bạn có thể kể với người được cố vấn những thất bại hay khó khăn của mình để họ học. Nói rõ những chuyện đó cũng là chuyện riêng, không mang đi kể kèm tên bạn. Khi cả hai cùng giữ chuyện của nhau, quan hệ cố vấn thành một chỗ an toàn cho cả hai phía.
Khi người cố vấn làm cùng công ty
Cố vấn trong cùng công ty khó giữ bí mật hơn nhiều. Bạn có thể quen sếp của người được cố vấn, có thể ngồi trong hội đồng xét thăng chức, có thể nghe được chuyện nhân sự mà người kia chưa biết. Ranh giới giữa vai cố vấn và vai trong tổ chức dễ mờ đi.
Vài nguyên tắc giúp giữ rõ hai vai. Thứ nhất, không dùng chuyện nghe trong buổi cố vấn để đánh giá, xếp loại hay quyết định gì về người đó. Nếu bạn ngồi trong hội đồng xét người được cố vấn, hãy xin rút khỏi phần xét người đó. Thứ hai, không chuyển thông tin nhân sự bạn biết từ vai quản lý sang cho người được cố vấn, như kế hoạch cắt giảm chưa công bố. Thứ ba, nếu bộ phận tổ chức chương trình hỏi về buổi cố vấn, chỉ báo những gì đã thoả thuận, như số buổi gặp, không báo nội dung.
Nếu không giữ được hai vai tách nhau, hãy nói thẳng và đề nghị chuyển người được cố vấn sang người khác. Đó là cách bảo vệ cả họ lẫn bạn.
Ngược lại, người được cố vấn cũng cần hiểu rằng bạn có trách nhiệm với tổ chức. Nếu họ kể về một sai phạm nghiêm trọng đang gây hại cho đồng nghiệp hay khách hàng, bạn không thể hứa im lặng. Nói rõ điều này từ đầu giúp họ chọn kể gì một cách tỉnh táo.
Bảo mật khi cố vấn qua tin nhắn và gọi video
Tin nhắn lưu lại lâu hơn lời nói. Một câu nói trong quán cà phê tan đi sau buổi gặp, còn tin nhắn có thể bị chụp màn hình, chuyển tiếp, hoặc bị người khác đọc khi điện thoại để quên trên bàn. Chuyện nhạy cảm nên để dành cho buổi gặp, trực tiếp hoặc gọi điện, hơn là nhắn chữ.
Chọn nơi khi gọi video. Gọi từ văn phòng mở, quán đông, hay phòng khách có người nhà ngồi cạnh thì người kia khó nói thật, và bạn cũng có thể vô tình để người khác nghe chuyện của họ. Đeo tai nghe và chọn chỗ riêng.
Không ghi âm, ghi hình nếu chưa hỏi. Kể cả khi bạn chỉ muốn ghi lại để nhớ, việc ghi mà không xin phép làm mất lòng tin, và tuỳ trường hợp có thể vi phạm quy định về thông tin cá nhân.
Cẩn thận với điện thoại, máy tính dùng chung. Nếu bạn dùng máy tính của công ty, người quản trị hệ thống có thể đọc được thư và tin nhắn. Trao đổi chuyện cố vấn qua tài khoản cá nhân có khoá.
Đừng gửi lại chuyện cũ khi không cần. Một tin nhắn kiểu "chuyện em kể tháng trước về sếp thế nào rồi" gửi đi lúc người kia đang ngồi cạnh sếp có thể gây khó xử. Hỏi chung chung, để họ tự chọn kể gì.
Những lỡ lời hay gặp và cách tránh
Phần lớn bí mật bị lộ không phải vì người cố vấn cố ý, mà vì lỡ lời trong những tình huống rất bình thường.
- Dùng chuyện của người được cố vấn làm ví dụ khi nói chuyện với người khác, dù đã bỏ tên. Trong một ngành hẹp, chi tiết nhỏ cũng đủ để người ta đoán ra.
- Khen người được cố vấn với sếp của họ kiểu "bạn ấy đang tính chuyện học thêm để chuyển mảng", vô tình lộ ý định họ chưa muốn công khai.
- Kể chuyện cho vợ chồng, bạn thân nghe vì nghĩ không ảnh hưởng gì.
- Để ghi chú buổi cố vấn trên máy tính chung, trên điện thoại không khoá, hoặc trong nhóm tin nhắn nhầm.
- Chuyển tiếp tin nhắn của người được cố vấn cho người khác để nhờ ý kiến mà không hỏi trước.
Thói quen đơn giản nhất: ghi chú ít, không ghi tên đầy đủ, không ghi chi tiết nhạy cảm, và trước khi kể bất cứ chuyện gì liên quan tới người được cố vấn, tự hỏi họ có đồng ý không. Không chắc thì không kể.
Câu hỏi thường gặp
Người cố vấn có phải giữ bí mật mọi chuyện được kể không?
Phần lớn là có, nhất là ý định nghỉ việc, lương, sức khoẻ, chuyện gia đình. Ngoại lệ là khi có nguy hiểm tới tính mạng, hành vi vi phạm pháp luật nghiêm trọng, hoặc chương trình có quy định báo cáo riêng. Nên nói rõ ngoại lệ ngay từ đầu.
Người được cố vấn kể bí mật của công ty họ thì sao?
Giữ kín và nhắc nhẹ họ không cần kể chi tiết, vì họ có thể đang vi phạm cam kết bảo mật với công ty. Bàn cách xử lý vấn đề mà không cần số liệu hay tên khách hàng cụ thể.
Sếp của người được cố vấn hỏi về buổi cố vấn thì trả lời thế nào?
Nói lịch sự rằng nội dung buổi cố vấn là chuyện riêng giữa hai người. Nếu cần, bạn có thể xác nhận là hai người có gặp đều đặn. Không chia sẻ nội dung khi người được cố vấn chưa đồng ý.
Có nên ghi chép sau mỗi buổi cố vấn không?
Ghi ít và cẩn thận thì có ích để nhớ chủ đề buổi sau. Không ghi tên đầy đủ, không ghi chi tiết nhạy cảm, để ở nơi có khoá. Khi quan hệ cố vấn kết thúc, cân nhắc xoá những ghi chép không còn cần.
Phải phá vỡ bí mật vì lý do an toàn thì nên làm thế nào?
Nếu tình huống cho phép, nói với người được cố vấn trước rằng bạn sẽ báo cho ai và vì sao. Chỉ báo cho người cần biết, đúng phần cần biết. An toàn đặt trên bí mật, nhưng sự tôn trọng vẫn giữ được.
Người được cố vấn kể lại chuyện riêng của người cố vấn thì sao?
Nói chuyện thẳng với họ, nhắc rằng bảo mật là hai chiều. Thường đó là lỡ lời chứ không cố ý. Nếu lặp lại, bạn có quyền bớt kể chuyện riêng hoặc xem lại quan hệ cố vấn.