Một lời nhờ làm cố vấn dễ được nhận lời khi nó ngắn, cụ thể và không bắt người kia cam kết ngay: bạn là ai, vì sao chọn đúng người này, bạn muốn hỏi điều gì, và xin một cuộc trò chuyện ngắn trước đã. Câu "anh làm mentor cho em được không" gửi cho người chưa quen thường bị gác lại, không phải vì họ không muốn giúp, mà vì họ không biết mình đang nhận lời điều gì.
Bài này chia lời nhờ thành năm phần, đưa ra ba tin nhắn mẫu cho ba tình huống quen thuộc, và nói cách xử lý khi người kia im lặng hay từ chối. Các tình huống và tên người trong bài là ví dụ giả định.
Vì sao không nên mở đầu bằng "làm cố vấn cho em nhé"
Với người được nhờ, chữ "cố vấn" nghe như một cam kết dài: gặp đều đặn, chịu trách nhiệm phần nào cho sự nghiệp của người khác. Một người bận rộn nhận được lời đề nghị như vậy từ người lạ thường chọn cách an toàn nhất là im lặng. Trong khi đó, nếu bạn xin hai mươi phút để hỏi một chuyện cụ thể, phần lớn người lâu năm sẵn lòng.
Quan hệ cố vấn tốt hầu như luôn bắt đầu từ một cuộc trò chuyện thành công, rồi đến lần hỏi thứ hai, thứ ba, cho tới lúc hai bên đều thấy muốn gặp đều đặn. Đến lúc đó, việc gọi tên "cố vấn" chỉ là xác nhận điều đã có. Vì vậy, lời nhờ đầu tiên nên xin một thứ nhỏ: một buổi cà phê, một cuộc gọi, vài câu trả lời qua tin nhắn.
Điều này đúng cả khi bạn nhờ người đã quen. Một sếp cũ quý bạn vẫn sẽ thấy dễ nhận lời hơn với "em muốn hỏi anh chuyện nhận vị trí tổ trưởng, anh có nửa tiếng tuần sau không" so với "anh làm cố vấn cho em nhé".
Năm phần của một lời nhờ tốt
Một tin nhắn hay thư nhờ nên có đủ năm phần sau, mỗi phần chỉ một hai câu:
- Bạn là ai, trong một câu. Tên, nghề, đang làm ở đâu hoặc đang học gì. Nếu có người giới thiệu, nêu tên người đó ngay câu đầu.
- Vì sao chọn người này. Một chi tiết cụ thể: họ từng làm vai bạn đang hướng tới, từng chia sẻ một điều ở buổi sinh hoạt nghề bạn nhớ, từng chuyển ngành giống bạn đang định. Chi tiết này cho thấy bạn không gửi hàng loạt.
- Bạn đang vướng điều gì. Một hai câu về tình huống, đủ để người đọc hình dung, không kể hết đời mình.
- Bạn xin điều gì. Rõ ràng và nhỏ: hai mươi đến ba mươi phút gặp hoặc gọi, vào thời gian họ thuận tiện, hoặc vài câu trả lời qua tin nhắn nếu họ bận.
- Lối ra dễ dàng. Một câu cho phép họ từ chối mà không ngại, ví dụ "nếu thời gian này anh bận, em hoàn toàn hiểu".
Đọc lại tin nhắn trên điện thoại trước khi gửi: nếu phải cuộn quá một màn hình, hãy cắt bớt. Phần kể chuyện dài để dành cho lúc gặp.
Mẫu một: nhờ người được giới thiệu
Tình huống giả định: chị Mai, điều dưỡng ba năm ở một bệnh viện tỉnh tại Nghệ An, được một đồng nghiệp giới thiệu tới chị Thu, điều dưỡng trưởng khoa ở bệnh viện khác, vì chị Mai đang phân vân có nên học thêm để làm công tác quản lý.
Tin nhắn mẫu: "Em chào chị Thu, em là Mai, điều dưỡng khoa nội ở bệnh viện tỉnh, chị Hằng bên khoa nhi giới thiệu em với chị. Chị Hằng kể chị từng chuyển từ điều dưỡng lâm sàng sang điều dưỡng trưởng sau khoảng mười năm. Em đang phân vân có nên đăng ký học quản lý điều dưỡng năm nay không, vì vẫn rất thích làm lâm sàng. Nếu chị có khoảng hai mươi phút trong tuần tới, em xin gọi điện hỏi chị vài câu. Nếu chị đang bận, em hiểu ạ, em cảm ơn chị đã đọc tin."
Điểm đáng chú ý: tên người giới thiệu ở câu đầu, một chi tiết cụ thể về con đường của chị Thu, câu hỏi rõ, thời lượng nhỏ, và lối ra. Không có chữ "cố vấn" nào, nhưng nếu cuộc gọi tốt, lần sau chị Mai có cơ sở để hỏi tiếp.
Mẫu hai và ba: nhờ sếp cũ và nhờ người chưa từng quen
Với sếp cũ, bạn có lợi thế là họ đã biết bạn, nên lời nhờ có thể ngắn và thân hơn. Tin nhắn mẫu, tình huống giả định: "Anh Hùng ơi, em Quân đây, hồi trước làm ở tổ lắp ráp với anh. Em vừa được đề nghị lên giám sát ca ở nhà máy mới, mà ca có nhiều anh lớn tuổi hơn em. Em nhớ anh từng lên tổ trưởng khá sớm, nên muốn mời anh một bữa cà phê để hỏi anh đã làm thế nào những tháng đầu. Cuối tuần nào anh rảnh thì báo em nhé."
Với người chưa quen, chẳng hạn bạn thấy họ trả lời rất kỹ trong một nhóm nghề trên mạng, lời nhờ cần thêm phần cho họ biết bạn nghiêm túc. Tin nhắn mẫu: "Chào anh, em là Phúc, đang làm bếp phó ở một nhà hàng nhỏ tại Huế được bốn năm. Em đọc câu trả lời của anh trong nhóm về chuyện sắp xếp bếp khi đông khách và đã thử tách khâu sơ chế theo cách anh kể, bếp em đỡ rối hẳn. Em đang tính học lên bếp trưởng và có hai câu hỏi về việc quản lý chi phí nguyên liệu. Nếu anh tiện, em xin hỏi qua tin nhắn ở đây, hoặc gọi mười lăm phút vào lúc anh rảnh."
Ở mẫu thứ ba, việc kể mình đã thử lời khuyên của họ là chi tiết mạnh nhất. Nó cho người kia thấy thời gian họ bỏ ra đã có tác dụng, và bạn là người làm theo chứ không chỉ hỏi.
Những lỗi làm lời nhờ bị gác lại
Gửi cùng một tin cho nhiều người. Người nhận nhận ra ngay khi tin nhắn không có chi tiết nào về họ. Thà gửi ba lời nhờ viết riêng còn hơn hai mươi tin giống hệt.
Kể quá dài. Ba đoạn về hoàn cảnh gia đình, quá trình học, những lần thất bại khiến người đọc mệt trước khi biết bạn xin gì. Giữ phần đó cho buổi gặp.
Xin quá nhiều ngay từ đầu. "Anh kèm em một năm", "chị xem giúp em toàn bộ hồ sơ" là những lời xin khó nhận với người chưa quen.
Hỏi điều tự tìm được. Câu hỏi mà tìm kiếm vài phút đã ra cho thấy bạn chưa chuẩn bị. Người lâu năm muốn được hỏi những điều chỉ họ trả lời được.
Gắn lời nhờ với xin việc. "Anh cố vấn cho em và nếu được thì giới thiệu em vào công ty anh" khiến cả lời nhờ thành một yêu cầu bảo lãnh. Chuyện giới thiệu, nếu có, đến sau khi họ đã biết bạn.
Gửi vào giờ không hợp. Tin nhắn lúc khuya hay giữa giờ làm việc căng thẳng dễ bị trôi. Với người lớn tuổi, buổi sáng sớm hay đầu giờ chiều thường thuận hơn.
Khi người kia im lặng hoặc từ chối
Im lặng không có nghĩa là từ chối. Người lâu năm nhận nhiều tin nhắn, có khi đọc rồi định trả lời sau và quên. Đợi khoảng một đến hai tuần, bạn có thể nhắc nhẹ một lần, ngắn gọn: nhắc lại câu hỏi chính và lặp lại lối ra. Nếu vẫn im lặng sau lần nhắc đó, nên dừng ở đó. Nhắc lần ba thường làm hỏng ấn tượng.
Khi bị từ chối, trả lời bằng một câu cảm ơn thật lòng, và nếu thấy hợp, hỏi xem họ có biết ai khác phù hợp không. Nhiều quan hệ cố vấn tốt đến từ chính câu hỏi này: người từ chối vì bận thường sẵn lòng giới thiệu một đồng nghiệp có thời gian hơn.
Đừng coi lời từ chối là đánh giá về bạn. Người được nhờ có thể đang chăm người nhà ốm, đang chạy một dự án lớn, hay đơn giản cảm thấy mình không hợp với câu hỏi đó. Lời nhờ lịch sự hôm nay có thể thành một cuộc trò chuyện vài năm sau, khi hoàn cảnh hai bên đổi khác.
Nhờ người ít dùng tin nhắn: gặp ở xưởng, ở tiệm, ở công trường
Không phải người lâu năm nào cũng quen trả lời tin nhắn. Nhiều người thợ cả, người chủ tiệm, người chỉ huy công trường làm việc bằng tay và bằng lời nói trực tiếp. Với họ, lời nhờ hiệu quả nhất là xuất hiện đúng lúc họ rảnh tay, nói ngắn gọn bằng lời, và cho họ thấy bạn sẵn sàng học bằng cách làm.
Ví dụ giả định: anh Khoa muốn học nghề mộc từ một người thợ lâu năm ở làng nghề tại Bắc Ninh. Anh không nhắn tin mà đến xưởng vào cuối buổi chiều, mua ít đồ uống, xin được đứng xem một lúc, rồi mới hỏi: "Bác ơi, cháu đang làm mộc được hai năm, ghép mộng vẫn hay hở, bác cho cháu hỏi bác chọn gỗ với đo mộng thế nào." Câu hỏi cụ thể, đúng lúc người thợ đang dọn dẹp, và việc anh đã tự tới xưởng nói lên sự nghiêm túc hơn mọi tin nhắn.
Năm phần của lời nhờ vẫn giữ nguyên: bạn là ai, vì sao tìm người này, đang vướng gì, xin gì, và lối ra. Chỉ khác là bạn nói thay vì viết, và nên chuẩn bị tinh thần quay lại vài lần trước khi được nhận làm học trò.
Sau khi được nhận lời: xác nhận lịch và gửi trước câu hỏi
Khi người kia đồng ý, việc đầu tiên là chốt rõ thời gian, địa điểm hoặc cách gọi, và thời lượng. Nhắn lại một dòng xác nhận để họ không phải nhớ. Nếu gặp trực tiếp, chọn chỗ thuận đường cho họ chứ không phải cho bạn, và đến sớm vài phút.
Một hai ngày trước buổi hẹn, gửi trước hai ba câu hỏi chính cùng vài dòng bối cảnh. Người lâu năm thường quý việc này vì họ có thời gian nghĩ, nhớ lại chuyện cũ phù hợp, thay vì phải trả lời ngay tại chỗ.
Nếu vì lý do gì bạn phải đổi lịch, báo càng sớm càng tốt và đề nghị hai ba khung giờ khác. Người đã bỏ thời gian cho bạn sẽ nhớ cách bạn xử lý lần đổi lịch đầu tiên lâu hơn bạn nghĩ. Chuyện buổi gặp đầu nên hỏi gì để biết hai bên có hợp nhau, là một bước riêng ngay sau đây.
Câu hỏi thường gặp
Nên nhắn tin hay gọi điện khi nhờ lần đầu?
Với người chưa quen, tin nhắn hoặc thư là lịch sự hơn vì người kia chọn được lúc đọc và nghĩ trước khi trả lời. Gọi điện bất ngờ dễ đặt họ vào thế khó từ chối. Với sếp cũ hay người đã thân, gọi một cuộc ngắn cũng được, nhưng vẫn nên nói rõ mình xin bao nhiêu thời gian.
Có nên gửi kèm hồ sơ cá nhân khi nhờ không?
Lần đầu thường không cần. Hồ sơ đính kèm khiến lời nhờ giống thư xin việc và tăng việc cho người đọc. Nếu người kia hỏi thêm về bạn, lúc đó mới gửi bản tóm tắt ngắn. Một câu giới thiệu bản thân rõ ràng trong tin nhắn đã đủ cho bước đầu.
Nhờ người lớn tuổi hơn nhiều thì xưng hô thế nào?
Chọn cách xưng hô bạn sẽ dùng nếu gặp trực tiếp trong môi trường làm việc, thường là anh chị và em, hoặc cô chú và cháu với người lớn hơn hẳn. Nếu người giới thiệu đã gọi họ thế nào, theo cách đó cho an toàn. Lịch sự quan trọng hơn trang trọng.
Có nên đề nghị trả tiền cho buổi trò chuyện đầu không?
Với cuộc trò chuyện ngắn qua quan hệ, đề nghị trả tiền có thể làm người kia ngại, như thể biến lòng tốt thành giao dịch. Mời một bữa cà phê và đến đúng giờ đã là đủ. Nếu người đó làm cố vấn có tính phí, họ sẽ nói rõ, và lúc đó bạn hỏi về hình thức trước khi đặt.
Nhờ qua người giới thiệu có cần nhờ người giới thiệu xem trước tin nhắn không?
Nên gửi đoạn tự giới thiệu cho người giới thiệu để họ chuyển hoặc góp ý. Họ hiểu người được nhờ hơn bạn, có thể khuyên nên nhắn lúc nào, viết trang trọng hay thân mật. Sau đó nhớ báo lại cho họ biết kết quả, dù được nhận lời hay không.
Sau buổi trò chuyện đầu, khi nào mới hỏi chuyện làm cố vấn lâu dài?
Khi bạn đã có ít nhất hai ba lần trao đổi tốt và người kia có vẻ thích theo dõi chuyện của bạn. Lúc đó có thể hỏi: anh chị có sẵn lòng gặp em đều đặn, chẳng hạn mỗi tháng một lần trong vài tháng tới không. Câu hỏi có thời hạn dễ nhận lời hơn một cam kết vô thời hạn.