Chia sẻ kinh nghiệm với người cùng ngành ở tỉnh khác thường dễ và có ích hơn chia sẻ với người cùng địa bàn, vì hai bên ít tranh khách trực tiếp mà lại gặp cùng những bài toán nghề. Chỗ cần cẩn thận là điều kiện mỗi nơi một khác: cách làm đúng ở chỗ bạn có thể sai ở chỗ họ. Người kỳ cựu chia sẻ tốt là người kể cả lý do đằng sau cách làm, để bên kia tự điều chỉnh theo đất, theo khách, theo người của họ.
Bài này dành cho người làm nghề lâu năm được đồng nghiệp ở tỉnh khác tìm đến hỏi, xin sang xem cách làm, hoặc nhờ góp ý qua điện thoại: chủ một xưởng nhỏ, người trồng trọt, người quản lý một cửa hàng, một phòng khám, một tổ thi công. Chuyện xây mạng lưới quan hệ nghề rộng hơn là một đề khác; ở đây chỉ nói chuyện trao lại kinh nghiệm cho một người hoặc một nhóm cụ thể ở nơi khác.
Vì sao đồng nghiệp ở tỉnh khác là người dễ trao kinh nghiệm nhất
Với người cùng phố, cùng xã, nhiều người kỳ cựu ngại nói thật vì sợ chính mình nuôi lớn đối thủ. Nỗi ngại đó không vô lý: hai cơ sở cùng bán cho một nhóm khách thì mỗi mẹo hay đều có giá. Còn khi người hỏi ở cách vài trăm cây số, phục vụ khách của vùng họ, áp lực cạnh tranh nhẹ đi nhiều, và người chia sẻ có thể kể rộng tay hơn.
Người cùng ngành ở tỉnh khác cũng là người hiểu câu chuyện nhanh nhất. Họ không cần giải thích thuật ngữ, không cần biết nghề làm gì, họ chỉ cần biết bạn đã xử lý đúng cái việc đang làm họ đau đầu ra sao. Một buổi trao đổi với người như vậy thường đi thẳng vào chỗ khó, ít mất thời gian cho phần nhập môn.
Thêm một lợi ích ít người nhắc: trao đổi với nơi khác là cách người kỳ cựu tự soi lại mình. Mỗi vùng phát triển những cách làm riêng do hoàn cảnh ép phải nghĩ ra. Khi giải thích cách làm của mình cho người ngoài, bạn sẽ nghe những câu hỏi "sao không làm thế này" mà người trong vùng không ai hỏi nữa. Không ít người quay về sửa lại chính quy trình của mình sau một chuyến như vậy.
Vì thế nên nhìn việc chia sẻ với tỉnh khác như một cuộc trao đổi, không phải một buổi ban phát. Bạn cho nhiều hơn ở phần kinh nghiệm, nhưng nhận lại cách nhìn mới, và đôi khi nhận lại cả lời giải cho việc chính bạn đang bí.
Những điều kiện địa phương khiến kinh nghiệm không bê nguyên được
Thời tiết và đất đai. Nghề trồng trọt, chăn nuôi, xây dựng, làm muối, làm gốm đều chịu thời tiết. Lịch làm việc, cách chống ẩm, cách bảo quản ở vùng mưa nhiều khác hẳn vùng nắng gió. Một cách làm chuẩn ở đồng bằng có thể hỏng ở vùng đồi dốc, và ngược lại.
Khách hàng và thói quen tiêu dùng. Người mua ở thành phố lớn, ở thị trấn và ở vùng nông thôn chọn hàng, trả giá, đòi hỏi dịch vụ khác nhau. Cách bày hàng, cách chăm khách đã chạy tốt ở chỗ bạn có thể không hợp với nhịp sống nơi khác.
Nguồn người làm. Có vùng dễ tìm thợ lành nghề, có vùng phải tự đào tạo từ đầu. Quy trình giao việc dựa vào thợ giỏi sẽ không chạy được ở nơi chỉ có người mới, và người kỳ cựu cần hỏi kỹ đội ngũ bên kia trước khi khuyên.
Nguồn vật tư và khoảng cách. Ở gần chợ đầu mối, gần nhà cung cấp thì có thể nhập ít, nhập thường xuyên; ở xa thì phải tích trữ, và cả cách tính toán, cách giữ hàng đổi theo. Lời khuyên về tồn kho phải tính đến quãng đường.
Quy định và thủ tục địa phương. Khung luật là chung cả nước, nhưng cách các cơ quan ở từng nơi hướng dẫn, nhịp làm hồ sơ, yêu cầu cụ thể có khi khác nhau. Kinh nghiệm thủ tục của bạn chỉ nên kể như một gợi ý, và dặn bên kia hỏi thẳng cơ quan ở chỗ họ.
Văn hoá làm việc. Giờ giấc, cách nói chuyện với thợ, cách giữ chữ tín với khách mỗi nơi có nét riêng. Một cách quản lý thẳng thắn có thể được quý ở chỗ này nhưng bị coi là nặng lời ở chỗ khác.
Đón đồng nghiệp tỉnh khác đến xem tận nơi
Một chuyến tham quan thường là cách chia sẻ nhanh nhất, vì nhiều thứ nhìn tận mắt mới hiểu. Để chuyến đi có ích cho cả hai bên mà không làm rối việc của bạn, có thể làm theo các bước sau.
- Hỏi trước họ muốn xem gì. Nhờ họ kể ngắn về cơ sở của họ và hai, ba việc đang vướng nhất. Chuyến đi xoay quanh mấy việc đó, không cần xem hết mọi ngóc ngách.
- Chọn ngày, giờ có việc thật để xem. Xem một ca làm bình thường có ích hơn xem một xưởng dọn sạch để đón khách. Báo trước cho người làm của bạn để họ không bất ngờ.
- Thoả thuận phạm vi từ đầu. Nói rõ khu nào được vào, được chụp ảnh hay quay phim chỗ nào, chỗ nào xin không. Người đến thường rất hiểu nếu bạn nói trước, và chỉ khó chịu khi bị từ chối giữa chừng.
- Đi xem kèm giải thích lý do. Mỗi chỗ dừng lại, kể cách làm hiện tại, vì sao làm vậy, trước đây đã thử cách nào và vì sao bỏ. Phần "vì sao bỏ" thường quý hơn phần "đang làm gì".
- Dành một khoảng ngồi lại. Sau khi đi xem, ngồi với nhau chừng một giờ để họ hỏi, bạn hỏi lại về điều kiện bên họ. Đây là lúc lọc ra cái gì mang về được, cái gì không.
- Hẹn một lần hỏi lại. Vài tuần sau gọi một cuộc ngắn để nghe họ đã thử gì. Không cần cam kết gì thêm, chỉ để biết lời chia sẻ có đi đến đâu.
Ví dụ giả định: chị Hạnh có một cơ sở làm bánh truyền thống ở Đồng Tháp, đón hai người cùng nghề từ Thanh Hoá sang xem. Chị cho xem trọn một buổi sáng làm bánh, kể vì sao cơ sở chị chuyển sang làm mẻ nhỏ nhiều lần trong ngày, nhưng xin không chụp phần pha bột riêng của nhà. Buổi chiều ba người ngồi tính xem cách chia mẻ có hợp với chợ quê bên kia, nơi khách đông dồn vào sáng sớm, hay không.
Giúp từ xa: gọi video, ảnh và ghi âm sao cho rõ
Không phải lúc nào cũng đi lại được. Phần lớn việc chia sẻ với người ở tỉnh khác diễn ra qua điện thoại. Vài cách giúp việc trao đổi từ xa bớt hiểu lầm:
- Nhờ họ quay ngắn trước khi gọi. Một đoạn hai, ba phút quay đúng chỗ đang trục trặc giúp bạn hiểu vấn đề nhanh hơn nửa giờ nghe tả bằng lời.
- Gọi video khi họ đứng tại chỗ làm. Nhờ họ đưa máy lại gần, xoay sang góc khác, chạm vào chỗ bạn hỏi. Gọi lúc họ đang ngồi ở nhà thì chỉ nói chuyện chung chung được.
- Nói từng bước một, đợi họ làm xong mới nói bước sau. Qua màn hình, người nghe rất dễ bỏ sót khi được dặn cả loạt việc cùng lúc.
- Tự quay lại thao tác của mình. Với việc cần tay nghề, một đoạn quay cận cảnh tay bạn làm, kèm lời giải thích, có giá trị dùng lại nhiều lần.
- Gửi ghi âm thay vì nhắn dài. Người đang đứng giữa xưởng nghe một đoạn ghi âm dễ hơn đọc một đoạn tin nhắn dài, và giọng nói truyền được cả chỗ nào cần nhấn mạnh.
- Chốt lại bằng vài dòng. Cuối cuộc gọi, nhắn lại ba ý chính và việc họ sẽ thử. Lần gọi sau mở ra là biết đang ở đâu.
- Nói rõ chỗ mình không chắc. Không nhìn tận nơi thì có những thứ bạn chỉ đoán. Nói thẳng "chỗ này phải người tại chỗ kiểm lại" để họ không làm theo một phỏng đoán như thể đó là chắc chắn.
Với việc có rủi ro an toàn như điện, hoá chất, máy móc lớn, kết cấu công trình, đừng hướng dẫn thao tác qua màn hình. Chỉ góp ý hướng xử lý và khuyên họ mời người có chuyên môn đến tận nơi.
Chia sẻ gì, giữ lại gì
Rộng tay với đồng nghiệp ở xa không có nghĩa là đưa ra mọi thứ. Có những thứ không thuộc riêng về bạn, có những thứ là sinh kế của cả một cơ sở. Bảng dưới gom các loại thông tin hay được hỏi và cách cân nhắc.
| Loại thông tin | Thường chia sẻ được | Nên cân nhắc hoặc giữ |
|---|---|---|
| Kỹ thuật, tay nghề chung | Cách làm phổ biến trong nghề, mẹo tránh lỗi | Công thức, quy trình riêng do cơ sở đầu tư làm ra |
| Sai lầm đã gặp | Gần như luôn chia được, càng cụ thể càng tốt | Chi tiết làm lộ khách hàng hay người liên quan |
| Cách tổ chức, quản lý | Cách giao việc, kèm thợ, giữ chất lượng | Chuyện riêng của người làm, mức đãi ngộ cụ thể |
| Nhà cung cấp, đối tác | Tiêu chí chọn, cách thoả thuận | Danh sách và điều kiện riêng đã ký với họ |
| Khách hàng | Cách hiểu khách, cách xử lý phàn nàn | Thông tin khách, danh sách khách, số liệu bán hàng |
| Thứ thuộc nơi bạn đang làm thuê | Kinh nghiệm cá nhân đã thành tay nghề | Tài liệu, quy trình, bí mật kinh doanh của công ty |
Nếu bạn đang làm cho một công ty, phần kinh nghiệm cá nhân là của bạn, còn tài liệu và quy trình nội bộ là của công ty. Khi chưa chắc một thứ thuộc bên nào, hỏi người quản lý trước, hoặc chỉ kể nguyên lý mà không đưa tài liệu.
Khi chính bạn sang tỉnh khác góp ý
Có lúc người kỳ cựu được mời sang tận nơi xem giúp. Chuyến đi như vậy dễ rơi vào cái bẫy quen thuộc: vừa bước vào đã thấy chỗ này sai, chỗ kia chưa chuẩn, rồi nói một mạch theo cách mình vẫn làm. Người chủ nhà nghe lịch sự, nhưng sau đó ít làm theo, vì thấy khách không hiểu hoàn cảnh của mình.
Cách đi có ích hơn là dành phần đầu để nhìn và hỏi. Hỏi vì sao họ làm như vậy, cách đó ra đời từ khi nào, đã thử thay đổi chưa. Rất nhiều cách làm trông lạ mắt là lời giải hợp lý cho một điều kiện bạn chưa biết, như nguồn nước, đường sá, thói quen của khách quanh vùng.
Khi góp ý, nói theo dạng "ở chỗ mình gặp chuyện tương tự thì làm thế này, vì lý do này, không biết ở đây lý do đó có đúng không". Cách nói đó trao cả lý lẽ, để người tại chỗ tự cân. Nó cũng giữ thể diện cho người đã làm nghề nhiều năm ở vùng của họ, nhất là khi họ cũng là người kỳ cựu như bạn.
Ví dụ giả định: anh Tùng làm vườn cây ăn trái lâu năm, được một người quen giới thiệu sang Sơn La xem một vườn xoài trên đồi. Buổi đầu anh chủ yếu đi theo chủ vườn, hỏi về mưa, về đất, về đường chở hàng. Hôm sau anh mới góp ý, và chỉ chọn hai việc mà anh thấy lý do đằng sau còn đúng ở vùng đồi.
Giữ trao đổi lâu dài mà không thành ràng buộc
Một lần chia sẻ tốt hay mở ra những lần sau: thỉnh thoảng một cuộc gọi hỏi chuyện, mùa sau thêm một chuyến sang xem. Quan hệ như vậy quý, nhưng cũng cần giữ nhẹ nhàng để không thành gánh nặng. Hai bên nên nói thẳng nhịp nào là vừa, và người kỳ cựu không ngại nói khi mình đang bận mùa vụ hay đang có việc riêng.
Nên giữ ranh giới giữa chia sẻ nghề và làm ăn. Khi bên kia đề nghị nhập hàng của bạn, góp vốn, làm đại lý hay thuê bạn làm cố vấn có thù lao, đó là một chuyện khác, cần bàn riêng, có thoả thuận rõ ràng. Trộn hai chuyện vào nhau dễ làm cả hai hỏng: lời khuyên bị nghi là có lợi riêng, còn chuyện làm ăn thì thiếu giấy tờ vì "người quen cả".
Cũng nên nhớ đón nhận chiều ngược lại. Hỏi họ về những gì vùng họ làm tốt, nhờ họ quay cho xem một cách làm lạ. Người được nhận nhiều mà không có dịp cho lại thường ngại gọi tiếp; khi bạn hỏi lại họ, quan hệ thành ngang hàng và bền hơn.
Nếu đã chia sẻ cho vài người ở nhiều tỉnh, có thể gom những câu hỏi lặp lại thành vài trang ghi chép hay vài đoạn quay để gửi cho người hỏi sau. Bạn đỡ phải kể lại từ đầu, còn người mới thì có thứ để đọc trước khi gọi, và buổi trao đổi đi vào chỗ khó ngay.
Câu hỏi thường gặp
Chia sẻ kinh nghiệm với người cùng ngành ở tỉnh khác có sợ bị cạnh tranh không?
Ít hơn nhiều so với người cùng địa bàn, vì hai bên thường phục vụ khách ở hai vùng khác nhau. Dù vậy vẫn nên giữ lại công thức riêng, danh sách khách và điều kiện đã ký với đối tác. Chia kỹ thuật chung và bài học từ sai lầm là đủ giúp người hỏi.
Cách làm hiệu quả ở chỗ mình có nên khuyên người tỉnh khác làm y hệt không?
Không nên. Thời tiết, khách hàng, nguồn người làm và vật tư mỗi nơi khác nhau. Hãy kể cách làm kèm lý do đằng sau nó, rồi cùng họ xét xem lý do đó có còn đúng ở vùng của họ hay không, để họ tự điều chỉnh.
Đón đồng nghiệp đến tham quan có nên cho chụp ảnh, quay phim không?
Tuỳ chỗ. Nên nói trước khu nào được chụp, khu nào xin không, nhất là nơi có quy trình riêng hoặc có người làm không muốn lên hình. Nói rõ từ đầu thì khách thoải mái hơn là bị nhắc giữa chừng.
Hướng dẫn qua gọi video có đủ thay cho đến tận nơi không?
Với nhiều việc thì đủ, nhất là khi họ quay trước đoạn đang trục trặc và gọi lúc đang đứng tại chỗ làm. Với việc có rủi ro an toàn như điện, hoá chất, máy lớn hay kết cấu công trình thì chỉ nên góp ý hướng xử lý và khuyên mời người có chuyên môn đến kiểm.
Đang làm thuê cho công ty thì được chia sẻ những gì với người ngoài?
Kinh nghiệm đã thành tay nghề của bạn thì chia sẻ được. Tài liệu, quy trình nội bộ, thông tin khách hàng và bí mật kinh doanh là của công ty. Khi chưa rõ một thứ thuộc bên nào, hỏi người quản lý trước hoặc chỉ kể nguyên lý chung.
Đồng nghiệp tỉnh khác muốn chuyển sang làm ăn chung thì nên xử lý thế nào?
Tách hẳn khỏi chuyện chia sẻ nghề. Bàn riêng như một việc kinh doanh, có thoả thuận rõ ràng về trách nhiệm và quyền lợi. Trộn hai chuyện vào nhau dễ làm lời khuyên bị nghi là có lợi riêng và làm quan hệ thiếu rạch ròi.
