Cố vấn đồng cấp là quan hệ giữa hai hay vài người ngang tuổi nghề, giúp nhau ở những mặt mỗi người mạnh; cố vấn ngược là khi người trẻ hơn, ít năm nghề hơn cố vấn cho người lâu năm ở những mặt người trẻ thạo hơn. Cả hai đều đảo đi hình ảnh quen thuộc về người cố vấn là người lớn tuổi, chức cao.
Hai dạng này hợp với những lúc bạn khó tìm người đi trước, hoặc khi điều bạn cần học lại nằm ở người trẻ: thói quen của khách hàng mới, công cụ số, cách làm việc của thế hệ vừa vào nghề. Bài này nói khi nào nên dùng, cách bắt đầu, và những vấp váp thường gặp, nhất là chuyện thể diện khi người lớn học từ người nhỏ. Tình huống trong bài là ví dụ giả định.
Cố vấn đồng cấp khác bạn bè đồng nghiệp ở đâu
Ai đi làm cũng có vài đồng nghiệp thân để than thở, hỏi han. Cố vấn đồng cấp khác ở chỗ có chủ đích: hai người thống nhất sẽ giúp nhau học một số mặt cụ thể, có nhịp gặp, có chuẩn bị, và nói thẳng với nhau hơn những buổi trò chuyện xã giao.
Ví dụ giả định: hai giáo viên trẻ ở hai trường khác nhau tại Thái Nguyên cùng dạy năm thứ ba. Một người giỏi quản lý lớp, người kia giỏi thiết kế bài giảng. Họ hẹn mỗi hai tuần gặp một lần, mỗi người mang một tình huống, người kia góp ý. Không ai là thầy của ai, nhưng sau một năm cả hai đều khá lên ở mặt mình yếu.
Điểm mạnh của cố vấn đồng cấp là sự gần gũi: hai người đang cùng đi qua một chặng, hiểu nhau mà không cần giải thích nhiều, và dễ nói thật vì không có khoảng cách tuổi tác hay chức vụ. Điểm yếu là cả hai có thể cùng thiếu một góc nhìn, nên dạng này hợp nhất khi được bổ sung bằng ít nhất một người đi trước.
Khi nào cố vấn đồng cấp hợp nhất
Một số hoàn cảnh mà quan hệ ngang hàng tỏ ra có ích hơn người đi trước:
- Bạn mới vào nghề hoặc mới lên một vai, và cần người cùng đi qua để chia sẻ chuyện hằng ngày.
- Ở nơi bạn làm, người lâu năm quá bận hoặc quá ít, như một xưởng nhỏ hay một văn phòng chi nhánh ở tỉnh.
- Bạn muốn luyện một kỹ năng cần thực hành nhiều và góp ý nhanh, như thuyết trình, viết báo cáo, xử lý khách khó.
- Bạn và người kia có thế mạnh bù cho nhau rõ ràng, ví dụ một người giỏi kỹ thuật, một người giỏi giao tiếp.
- Bạn thuộc một nhóm ít người trong nghề, như nữ kỹ sư ở công trường hay người lớn tuổi trong một nhóm toàn người trẻ, và cần người cùng hoàn cảnh để chia sẻ.
Dạng này cũng có thể là một nhóm ba bốn người thay vì hai, gặp định kỳ, mỗi buổi một người mang tình huống. Nhóm như vậy cần một luật đơn giản: chuyện kể trong nhóm ở lại trong nhóm, và mỗi người được thời gian như nhau.
Cố vấn ngược: người lâu năm học từ người trẻ
Cố vấn ngược bắt đầu từ một nhận xét đơn giản: có những thứ người trẻ biết rõ hơn. Họ lớn lên với điện thoại thông minh, mạng xã hội, cách mua hàng và cách đọc tin của thế hệ mình. Một chủ tiệm lâu năm muốn hiểu vì sao khách trẻ không quay lại, một trưởng phòng muốn dùng thạo phần mềm mới, một người sắp nghỉ hưu muốn tiếp tục làm nghề bằng cách dạy trực tuyến, đều có thể học rất nhanh từ một người trẻ.
Ví dụ giả định: bác Sơn làm gốm ở Bát Tràng hơn ba mươi năm, muốn đưa sản phẩm lên bán trên mạng. Cháu Linh, một nhân viên trẻ trong xưởng, giúp bác chụp ảnh, viết mô tả, trả lời khách. Đổi lại, bác dạy Linh chọn đất, đọc lò. Mỗi tuần hai bác cháu dành một buổi chiều cho việc đó, và sau vài tháng cả hai đều biết thêm một nửa nghề mà trước đây mình thiếu.
Giá trị của cố vấn ngược không chỉ ở kỹ năng. Người lâu năm hiểu hơn cách người trẻ nghĩ, bớt những định kiến về thế hệ sau; người trẻ được tôn trọng, được nhìn thấy, và học được từ chính những câu hỏi của người lâu năm.
Giữ thể diện và sự thoải mái cho cả hai phía
Gọi đúng tên quan hệ. Nói rõ đây là trao đổi hai chiều, mỗi người học một mặt. Cách gọi đó giúp người lâu năm không thấy mình bị dạy và người trẻ không thấy mình đang "dạy đời" người lớn.
Người lâu năm chủ động nhờ. Khi người lớn tuổi mở lời trước, người trẻ yên tâm hơn nhiều. Một câu "cháu chỉ cho bác mảng này, bác nói cháu nghe chuyện nghề" đủ để phá băng.
Gặp riêng, không trước đám đông. Học kỹ năng mới thường có lúc lúng túng. Buổi học riêng giúp người lâu năm thoải mái hỏi lại nhiều lần.
Người trẻ hỏi trước khi chỉ. Thay vì làm luôn, người trẻ nên hỏi người lâu năm đang muốn làm gì, làm theo cách nào, rồi chỉ từng bước để họ tự làm.
Giữ ranh giới trong công việc chính. Ở buổi cố vấn ngược, người trẻ là người hướng dẫn; ở công việc hằng ngày, người lâu năm vẫn có thể là cấp trên. Hai vai cần được tách bạch để không ai khó xử.
So hai dạng với cố vấn truyền thống
Bảng so ba dạng quan hệ theo vài điểm, để bạn chọn dạng hợp với nhu cầu lúc này.
| Điểm so | Cố vấn truyền thống | Cố vấn đồng cấp | Cố vấn ngược |
|---|---|---|---|
| Ai cố vấn ai | Người lâu năm cho người ít năm | Người ngang hàng cho nhau | Người trẻ cho người lâu năm, thường kèm chiều ngược lại |
| Mạnh ở mặt | Góc nhìn dài, kinh nghiệm qua nhiều chặng | Chuyện thường ngày, luyện tập, nói thẳng | Công cụ mới, thói quen khách hàng trẻ, góc nhìn thế hệ |
| Dễ vấp ở | Khoảng cách tuổi, ngại hỏi | Cùng thiếu một góc nhìn | Thể diện, ngại sửa người lớn |
| Nhịp gặp hay dùng | Thưa, vài tuần một lần | Dày, một đến hai tuần một lần | Dày lúc đầu, thưa dần khi đã thạo |
| Hợp với | Quyết định lớn, hướng đi dài | Người mới vào vai, nơi ít người đi trước | Người lâu năm cần cập nhật, tổ chức nhiều thế hệ |
Ba dạng không loại trừ nhau. Một hội đồng cố vấn tốt thường có cả người đi trước, người ngang hàng và ít nhất một người trẻ hơn.
Bắt đầu một quan hệ đồng cấp hay ngược
Các bước giống nhau cho cả hai dạng, chỉ khác người mở lời:
- Chọn một mặt cụ thể mỗi người muốn học từ người kia, nói ra thành lời.
- Thống nhất nhịp gặp và thời lượng, ví dụ bốn lăm phút mỗi hai tuần, trong ba tháng thử.
- Chia đôi thời gian mỗi buổi để cả hai đều được hỏi, hoặc luân phiên buổi này của người này, buổi sau của người kia.
- Thoả thuận giữ kín chuyện kể trong buổi gặp, nhất là khi hai người làm cùng tổ chức.
- Cuối ba tháng, cùng xem lại: ai học được gì, có muốn tiếp tục, có cần đổi mặt học không.
Ba tháng thử giúp hai bên không ngại bắt đầu, vì biết có điểm dừng rõ ràng nếu không hợp.
Với cố vấn ngược, người lâu năm nên là người mở lời và đề xuất khung thời gian, vì người trẻ thường ngại tự nhận mình có gì để dạy. Với cố vấn đồng cấp, ai mở lời cũng được, miễn là nói rõ mình muốn học gì từ người kia và mình có thể giúp lại ở mặt nào.
Những vấp váp thường gặp trong quan hệ ngang hàng
Biến buổi gặp thành buổi than thở. Hai người cùng chặng dễ đồng cảm, và đồng cảm quá dễ thành cùng nhau than về sếp, về công ty. Một buổi than thở thỉnh thoảng thì ổn, nhưng mỗi buổi nên kết thúc bằng một việc cụ thể mỗi người sẽ làm.
Một người cho nhiều hơn hẳn. Nếu lần nào cũng chỉ một người mang chuyện tới, quan hệ thành cố vấn một chiều mà không ai gọi tên. Luân phiên người mang tình huống giúp giữ cân bằng.
Ngại nói thẳng vì sợ mất lòng bạn. Quan hệ đồng cấp chỉ có ích khi hai người dám chỉ ra điều chưa ổn của nhau. Nên thống nhất từ đầu rằng góp ý thẳng là điều hai bên muốn.
Cùng lặp lại một hiểu lầm. Hai người ít kinh nghiệm như nhau có thể củng cố cho nhau một cách hiểu sai. Thỉnh thoảng mang câu hỏi khó nhất của cả hai đi hỏi một người đi trước để kiểm lại.
Để quan hệ cuốn theo tình bạn. Thành bạn thân là chuyện tốt, nhưng nếu không còn buổi nào nói chuyện nghề có chủ đích, phần cố vấn đã kết thúc. Khi đó cứ gọi tên điều đó và tìm thêm người khác cho phần học.
Khi người lâu năm ngại học từ người trẻ
Rào cản lớn nhất của cố vấn ngược thường không nằm ở người trẻ mà ở suy nghĩ của người lâu năm: sợ bị coi là lạc hậu, sợ mất uy trước cấp dưới, hay tin rằng người trẻ chưa đủ trải nghiệm để dạy ai điều gì. Những suy nghĩ đó dễ hiểu, nhưng chúng làm người lâu năm bỏ lỡ cách học nhanh nhất những điều đang đổi trong nghề.
Một cách nhìn giúp dễ chịu hơn: người lâu năm không học "cách làm nghề" từ người trẻ, mà học một mảng công cụ hay hiểu biết cụ thể, giống như học một ngoại ngữ. Kinh nghiệm nghề, cách đọc người, cách giữ khách vẫn là thứ họ mang tới, và chính những thứ đó giúp người trẻ dùng công cụ cho đúng việc.
Ví dụ giả định: cô Hạnh, kế toán trưởng sắp nghỉ hưu ở một công ty tại Hải Phòng, ban đầu từ chối khi giám đốc gợi ý cô học phần mềm mới từ một bạn nhân viên hai mươi bốn tuổi. Sau khi đổi cách gọi thành "hai cô cháu đổi nghề cho nhau", cô dạy bạn trẻ cách soát chứng từ bằng mắt nghề, bạn trẻ dạy cô thao tác phần mềm. Cả hai đều thấy mình được tôn trọng.
Câu hỏi thường gặp
Cố vấn ngược có phải chỉ để dạy công nghệ cho người lớn tuổi?
Công nghệ là lý do phổ biến nhất, nhưng không phải duy nhất. Người trẻ có thể giúp người lâu năm hiểu khách hàng trẻ, cách nhân viên mới nghĩ về công việc, cách giao tiếp trên mạng. Quan hệ tốt nhất là hai chiều, người lâu năm cũng truyền lại kinh nghiệm nghề.
Người trẻ ngại góp ý người lớn tuổi thì làm sao?
Người lâu năm nên chủ động nói rằng mình muốn được góp ý thẳng, và cảm ơn khi được sửa. Có thể bắt đầu bằng những việc dễ như chỉ cách dùng một tính năng, rồi dần dần tới góp ý về cách làm. Gặp riêng thay vì trước mặt người khác cũng giúp người trẻ dễ nói hơn.
Cố vấn đồng cấp có thay được người đi trước không?
Thay được một phần, nhất là chuyện thường ngày và kỹ năng cần luyện nhiều. Với những quyết định lớn như đổi ngành, nhận vai quản lý hay ra làm riêng, người đã đi qua chặng đó thường giúp được nhiều hơn. Nên coi đồng cấp là bổ sung, không thay hẳn.
Hai người cố vấn đồng cấp cạnh tranh nhau trong công việc thì sao?
Nếu hai người cùng ứng cử một vị trí hay cùng bị so sánh trực tiếp, quan hệ dễ căng. Nên chọn người ở bộ phận khác, công ty khác, hoặc nói thẳng với nhau về chuyện đó ngay từ đầu. Khi có cạnh tranh trực tiếp, giữ kín chuyện kể với nhau càng quan trọng.
Sếp có thể nhận cố vấn ngược từ nhân viên của mình không?
Có thể, và nhiều người quản lý học được rất nhiều theo cách này. Cần tách buổi cố vấn ngược khỏi đánh giá công việc, và người quản lý phải thật sự chấp nhận góp ý. Nếu lo nhân viên ngại, chọn một người trẻ ở bộ phận khác sẽ thoải mái hơn cho cả hai.
Nhóm cố vấn đồng cấp nên bao nhiêu người?
Từ ba đến năm người là vừa. Ít hơn ba thì giống cố vấn một kèm một, nhiều hơn năm thì mỗi người ít thời gian và khó giữ kín chuyện. Nhóm nên có luật đơn giản về thời gian, giữ bí mật và cách góp ý, để không ai nói lấn người khác.