Hội đồng cố vấn cá nhân là một nhóm nhỏ ba đến năm người bạn hỏi ý kiến đều đặn, mỗi người cho một mặt khác nhau của nghề và đời sống làm việc của bạn. Họ không ngồi họp cùng nhau và có thể không quen biết nhau. "Hội đồng" chỉ là cách bạn sắp xếp trong đầu: biết hỏi ai về chuyện gì, thay vì trông đợi một người duy nhất biết hết.
Ý tưởng này giải quyết một vấn đề quen thuộc: người cố vấn giỏi chuyên môn chưa chắc hiểu chuyện quản lý con người, người hiểu ngành chưa chắc hiểu hoàn cảnh gia đình bạn. Bài này nói các vai nên có, cách tìm và giữ nhịp với từng người mà không biến việc học thành gánh nặng, và cách xử lý khi hai người khuyên ngược nhau. Tên người trong bài là ví dụ giả định.
Vì sao một người cố vấn là chưa đủ
Hình ảnh quen thuộc về cố vấn là một người thầy duy nhất dẫn dắt người học suốt nhiều năm. Hình ảnh đó có thật trong một số nghề thủ công truyền thống, nhưng với phần lớn người đi làm hiện nay, nghề có quá nhiều mặt cho một người. Một kế toán vừa cần hiểu chuẩn mực, vừa cần biết làm việc với chủ doanh nghiệp, vừa phải tính chuyện học thêm hay chuyển vai, vừa cân bằng việc với chăm con nhỏ.
Trông đợi một người cố vấn lo hết mọi mặt dẫn đến hai hệ quả. Thứ nhất, bạn nhận lời khuyên ở những mặt người đó không mạnh, và vì quý họ nên dễ làm theo. Thứ hai, bạn dồn quá nhiều câu hỏi lên một người, khiến họ mệt và quan hệ nguội nhanh hơn.
Chia ra vài người giúp mỗi quan hệ nhẹ hơn: mỗi người được hỏi về đúng điều họ giỏi, ít lần hơn, nên dễ duy trì lâu. Bạn cũng nhận được nhiều góc nhìn, và chính sự khác nhau giữa các góc nhìn buộc bạn phải tự nghĩ, thay vì làm theo một người.
Năm vai thường gặp trong một hội đồng cố vấn
Không cần đủ cả năm vai. Đa số người bắt đầu với hai ba người, rồi thêm dần khi có nhu cầu. Bảng dưới gợi ý các vai và loại câu hỏi hợp với từng vai.
| Vai | Thường là ai | Bạn hỏi họ về | Nhịp liên lạc gợi ý |
|---|---|---|---|
| Người đi trước trong nghề | Người làm đúng nghề bạn lâu hơn mười năm | Kỹ thuật nghề, chuẩn mực, cách làm của người giỏi | Một đến hai tháng một lần |
| Người hiểu tổ chức | Người lâu năm ở công ty hay ngành của bạn, khác bộ phận | Cách vận hành, cách được giao việc lớn, luật ngầm | Khi có chuyện, vài tháng một lần |
| Người đã đi trước một chặng | Người vừa qua chặng bạn sắp vào: lên quản lý, đổi ngành, mở tiệm | Những tháng đầu ở chặng mới, cái giá phải trả | Dày hơn quanh lúc chuyển chặng |
| Người ngoài ngành | Người giỏi ở nghề khác hẳn | Cách nhìn mới, chuyện con người, chuyện lựa chọn | Vài lần một năm |
| Người ngang hàng hoặc trẻ hơn | Đồng nghiệp cùng lứa, người trẻ giỏi công cụ mới | Chuyện thường ngày, kỹ năng mới, phản hồi thẳng | Thường xuyên, không cần hẹn |
Một người có thể giữ hai vai. Sếp cũ của bạn vừa là người đi trước trong nghề vừa hiểu tổ chức cũ. Điều quan trọng là bạn biết mình đang hỏi họ ở vai nào, để không hỏi nhầm chỗ.
Dựng hội đồng từng bước
Không nên lập danh sách năm người rồi nhắn cho cả năm trong một tuần. Cách đi chậm mà chắc:
- Viết ra ba mặt bạn đang cần học nhất trong một hai năm tới, ví dụ chuyên môn sâu hơn, dẫn nhóm, và cân bằng việc với gia đình.
- Nhìn lại những người bạn đã hay hỏi ý kiến, kể cả không chính thức. Rất có thể bạn đã có một hai người cho một hai mặt đó.
- Với mặt còn trống, tìm một người theo cách thông thường: người quen giới thiệu, sếp cũ, hội nghề, và bắt đầu bằng một buổi trò chuyện.
- Với mỗi người, thống nhất nhịp liên lạc vừa sức họ. Không ai cần biết họ là một phần của "hội đồng" của bạn.
- Ghi lại trong sổ: hỏi ai về gì, lần gần nhất là khi nào, đã làm gì sau lời khuyên đó.
- Sáu tháng một lần, xem lại: mặt nào đã đủ, mặt nào mới nảy ra, ai nên hỏi nhiều hơn, ai nên để thưa đi.
Bước cuối giúp hội đồng sống theo con đường của bạn. Người hợp ở năm thứ ba đi làm chưa chắc hợp ở năm thứ mười.
Khi hai người cố vấn khuyên ngược nhau
Có nhiều người cố vấn thì sẽ có lúc nhận hai lời khuyên trái chiều. Một người bảo nhận ngay vị trí quản lý vì cơ hội không đến hai lần, người kia bảo chờ thêm một năm để vững chuyên môn. Đây không phải sự cố mà là giá trị của việc có nhiều người: nó cho thấy câu hỏi không có đáp án chung.
Cách xử lý là đi tìm lý do đằng sau mỗi lời khuyên. Hỏi từng người: anh chị dựa vào điều gì để khuyên vậy, trong trường hợp nào thì lời khuyên ngược lại mới đúng? Thường bạn sẽ thấy mỗi người đang nhìn một mặt khác của tình huống, một người nhìn cơ hội, người kia nhìn rủi ro. Khi đặt hai lý do cạnh nhau với hoàn cảnh của mình, bạn tự thấy cái nào nặng hơn.
Điều nên tránh là chọn theo người mình quý hơn, hoặc theo lời khuyên dễ nghe hơn. Cũng không nên kể với người này rằng người kia khuyên khác để chờ họ phân xử; bạn có thể nêu luận điểm trái chiều mà không cần nói ai nêu. Quyết định cuối vẫn là của bạn, và nên báo lại cho cả hai biết bạn đã chọn gì và vì sao.
Giữ quan hệ với nhiều người mà không thành gánh nặng
Nỗi lo phổ biến là có nhiều người cố vấn thì phải giữ liên lạc với quá nhiều người. Thực tế, mỗi vai trong hội đồng không đòi hỏi nhịp dày. Người ngoài ngành có khi chỉ gặp vài lần một năm, người hiểu tổ chức chỉ hỏi khi có chuyện. Chỉ một hai người được hỏi thường xuyên.
Mẹo đơn giản là gắn liên lạc với dịp tự nhiên: báo tin khi bạn vừa làm theo một lời khuyên của họ, hỏi thăm dịp lễ tết, chia sẻ một bài viết hay đúng mối quan tâm của họ. Mỗi lần liên lạc ngắn, có nội dung, không nhất thiết phải xin gì.
Ví dụ giả định: chị Trang, trưởng nhóm thiết kế ở một xưởng nội thất tại Bình Dương cũ, nay thuộc TP Hồ Chí Minh, có bốn người cố vấn. Chị gặp người thợ cả lâu năm hai tháng một lần ở xưởng; gọi cho sếp cũ khi có chuyện về khách lớn; uống cà phê với một chị chủ tiệm bánh, người ngoài ngành, mỗi quý một lần để nói chuyện quản lý người; và nhắn hằng tuần với một đồng nghiệp cùng lứa. Tổng thời gian không nhiều hơn một buổi gặp mỗi tuần.
Những lỗi khi dựng hội đồng cố vấn
Sưu tầm người nổi tiếng. Hội đồng toàn tên tuổi lớn trông đẹp nhưng hiếm khi gặp được. Người hợp là người trả lời bạn.
Mọi người đều giống nhau. Năm người cùng nghề, cùng lứa, cùng nơi làm thì nghĩ khá giống nhau. Nên có ít nhất một người khác ngành hoặc khác thế hệ.
Hỏi ai cũng cùng một câu. Gửi một câu hỏi cho cả năm người để lấy đa số là đẩy việc nghĩ sang người khác. Mỗi câu hỏi nên đến đúng người hợp với nó.
Chỉ nhận, không cho. Kể lại kết quả, giới thiệu người cho họ khi họ cần, chia sẻ điều bạn biết mà họ chưa biết. Một hội đồng chỉ một chiều sẽ thưa dần.
Quên xem lại. Giữ nguyên một danh sách nhiều năm trong khi nghề đã đổi khiến bạn hỏi người không còn hợp, và bỏ sót người mới cần có.
Hội đồng cố vấn thay đổi theo giai đoạn nghề
Thành phần hội đồng hợp lý khác nhau tuỳ chặng bạn đang đi. Vài gợi ý theo kinh nghiệm phổ biến:
- Sinh viên năm cuối, người mới đi làm: một thầy cô hoặc người kèm thực tập, một người đi trước ba đến năm năm trong nghề định theo, một bạn cùng lứa cùng nghề để chia sẻ chuyện hằng ngày.
- Ba đến bảy năm đi làm: một người đi trước mười năm trở lên, một người hiểu tổ chức nơi bạn làm, một người vừa qua chặng lên quản lý hay chuyển ngành mà bạn đang cân nhắc.
- Mới lên quản lý: một người quản lý lâu năm ngoài công ty, một người ngang hàng cũng mới lên, một người trẻ trong nhóm để bạn hiểu cách nhân viên nhìn mình.
- Mười lăm đến hai mươi năm nghề: người ngoài ngành để có góc nhìn mới, người trẻ để theo kịp công cụ và thói quen mới, một người ngang hàng đã đổi vai sớm hơn.
- Gần và sau tuổi nghỉ hưu: người đã chuyển sang dạy nghề, làm cố vấn hay làm bán thời gian, một người trẻ giúp phần công nghệ, và gia đình như một tiếng nói quan trọng về sức khoẻ, thời gian.
Danh sách không phải khuôn bắt buộc. Nó chỉ nhắc rằng một hội đồng giữ nguyên từ năm hai mươi lăm tuổi đến năm năm mươi tuổi gần như chắc chắn đã lạc nhịp với bạn.
Khi một người trong hội đồng rút đi
Người cố vấn có thể chuyển công tác, ốm đau, bận việc gia đình, hay đơn giản là thưa dần liên lạc. Đó là chuyện bình thường của mọi quan hệ dài. Lợi thế của việc có vài người là bạn không mất hết chỗ dựa khi một người rút đi.
Khi nhận ra một người ít trả lời hơn, đừng trách. Gửi một lời cảm ơn cụ thể về những gì họ đã giúp, cho họ biết bạn vẫn quý và sẵn sàng hỏi thăm khi họ tiện. Nếu họ đang khó khăn, một lời hỏi thăm không kèm câu hỏi nghề nghiệp nào là cách đáp lại đẹp nhất.
Sau đó, xem lại mặt người ấy từng giúp còn cần không. Nếu còn, hỏi xem họ có gợi ý ai khác không; người cố vấn rút đi vì bận thường vui lòng giới thiệu người thay. Nếu không còn cần, có khi đó là dấu hiệu bạn đã lớn lên ở mặt đó, và chỗ trống ấy nên dành cho một mặt mới.
Câu hỏi thường gặp
Có cần nói với người cố vấn rằng họ là một phần của hội đồng không?
Không cần. Hội đồng là cách bạn tự sắp xếp. Với từng người, bạn chỉ cần nói rõ mình muốn hỏi họ về mặt nào và nhịp liên lạc ra sao. Nếu người đó hỏi bạn còn hỏi ai khác, cứ nói thật là bạn hỏi vài người cho vài mặt khác nhau.
Bao nhiêu người là vừa cho một hội đồng cố vấn?
Ba đến năm người thường là vừa với người đi làm bận rộn. Ít hơn thì thiếu góc nhìn, nhiều hơn thì khó giữ nhịp và dễ bị rối khi lời khuyên trái ngược. Có thể bắt đầu với hai người cho hai mặt bạn cần nhất rồi thêm dần.
Có nên giới thiệu những người cố vấn của mình quen nhau không?
Đôi khi rất có ích, vì họ có thể có điểm chung và giúp nhau. Nhưng chỉ làm khi bạn thấy hai bên thật sự có lợi, và hỏi ý từng người trước. Đừng giới thiệu để mình được bàn chung một lần cho đỡ mất công.
Người thân trong gia đình có tính là cố vấn không?
Cha mẹ, anh chị làm cùng nghề có thể là người cố vấn rất tốt về chuyên môn. Về những lựa chọn nghề lớn, họ thường khó khách quan vì lo cho bạn. Nên coi người thân là một tiếng nói trong hội đồng, kèm ít nhất một người ngoài gia đình.
Người lâu năm có cần hội đồng cố vấn không?
Có. Khi đổi vai, lên vị trí cao hơn, chuẩn bị nghỉ hưu hay chuyển sang làm cố vấn cho người khác, người lâu năm cũng bước vào vùng mới. Hội đồng của họ thường có nhiều người ngang hàng và người trẻ hơn, giúp họ theo kịp những điều đang đổi trong nghề.
Làm sao để không bị lệ thuộc vào lời khuyên của người khác?
Trước mỗi lần hỏi, viết ra điều bạn đang nghiêng về và lý do. Sau khi nghe, so lại và tự quyết, kể cả khi quyết khác lời khuyên. Có nhiều người cố vấn thực ra giúp bạn bớt lệ thuộc vào một người, vì bạn phải cân nhiều ý kiến thay vì làm theo một.