Kể một sai lầm nghề nghiệp trước đám đông có ích khi người nghe thấy được lúc đó bạn đã tin điều gì, vì sao quyết định đó có vẻ hợp lý, hậu quả ra sao và bạn đã đổi cách làm thế nào. Kể với giọng bình thản, không tự hành hạ, không biến thành chuyện cười, và không kéo theo người khác. Người nghe cần thấy mình trong câu chuyện để lần sau nhận ra cái bẫy sớm hơn.
Bài này dành cho người làm nghề lâu năm được mời nói ở hội thảo ngành, buổi sinh hoạt hội nghề, lớp học hay buổi họp toàn công ty, muốn kể một lần mình sai. Chuyện kể thất bại trong buổi cố vấn một kèm một là một kỹ năng khác; ở đây là kể cho nhiều người nghe, có thể bị ghi hình, có thể bị hỏi vặn.
Vì sao chuyện sai lầm là phần khán giả nhớ lâu nhất
Trong một buổi hội thảo, người nghe thường quên các con số và khẩu hiệu ngay khi rời hội trường, nhưng họ nhớ khá lâu một câu chuyện về lần người diễn giả đã sai. Lý do đơn giản: chuyện thành công cho thấy kết quả, còn chuyện sai lầm cho thấy cách nghĩ. Người nghe nhìn vào đó và tự hỏi mình có đang tin điều tương tự không.
Chuyện sai lầm do người kỳ cựu kể còn có tác dụng thứ hai: nó cho phép người trẻ được sai. Ở nhiều nơi làm việc, người mới giấu lỗi vì sợ. Khi một người đi trước đứng trên sân khấu nói rằng mình từng sai, từng gây thiệt hại và đã sửa thế nào, người trẻ hiểu rằng sai là một phần của nghề, còn che giấu mới là vấn đề.
Nhưng kể sai lầm trước đám đông khác hẳn kể trong một cuộc trò chuyện riêng. Có nhiều người nghe với nhiều mức hiểu biết, có thể có người liên quan trong khán phòng, có thể bị ghi hình và lan đi. Vì vậy cần chọn chuyện và chuẩn bị kỹ hơn.
Chọn sai lầm nào để kể trước đám đông
Đủ xa để kể bình thản. Một sai lầm vừa xảy ra tháng trước thường còn nhiều cảm xúc và còn đang được xử lý. Chuyện đã khép lại vài năm cho phép bạn nhìn rõ hơn và kể không run giọng.
Đủ gần với người nghe. Với sinh viên, chọn sai lầm của năm đầu đi làm; với quản lý, chọn sai lầm khi lần đầu dẫn nhóm. Người nghe học được nhiều nhất khi họ có thể gặp đúng tình huống đó.
Là sai của mình, không phải của người khác. Chuyện mà phần lỗi chính thuộc về đồng nghiệp, cấp trên hay khách hàng thì khó kể mà không thành chỉ trích. Chọn chuyện mà quyết định sai nằm ở mình.
Không còn ai bị tổn hại khi kể. Nếu câu chuyện có thể làm khách hàng, đồng nghiệp hay gia đình ai đó đau lòng thêm, hãy chọn chuyện khác hoặc chỉ kể bài học.
Có bài học chuyển được sang người khác. Sai vì một điều kiện rất đặc biệt mà người nghe không bao giờ gặp thì ít giá trị. Sai vì một niềm tin phổ biến trong nghề thì giá trị cao.
Dựng một câu chuyện sai lầm trong khoảng bảy phút
Một câu chuyện sai lầm trên sân khấu không cần dài. Khung dưới đây giúp gói trọn trong khoảng năm đến bảy phút, đủ cho người nghe theo kịp và còn thời gian cho câu hỏi.
- Bối cảnh trong vài câu: bạn làm gì, ở đâu, lúc đó có bao nhiêu kinh nghiệm, không cần tên đơn vị.
- Điều bạn tin lúc đó: phần quan trọng nhất, vì đây là chỗ người nghe soi vào mình.
- Quyết định: bạn đã làm gì, và vì sao lúc đó nó có vẻ hợp lý.
- Hậu quả: nói thẳng, không phóng đại cho kịch tính, không giảm nhẹ cho đỡ ngượng.
- Cách bạn gỡ: những gì đã làm để khắc phục, ai đã giúp.
- Điều bạn đổi trong cách làm: một thói quen, một quy tắc, một câu hỏi bạn luôn tự hỏi từ đó.
- Câu hỏi cho người nghe: một câu để họ tự nhìn vào công việc của mình.
Tập kể thành tiếng vài lần trước buổi nói, bấm giờ. Phần lớn người kể lần đầu dành quá nhiều thời gian cho bối cảnh và quá ít cho phần "điều bạn tin lúc đó" và "điều bạn đổi". Hai phần đó mới là bài học.
Giọng kể: bình thản, không tự hành, không biến thành chuyện cười
Có hai cách kể sai lầm làm hỏng bài học. Cách thứ nhất là tự hành hạ: kể dài về cảm giác xấu hổ, tự gọi mình là ngốc, để khán phòng chùng xuống. Người nghe thấy thương nhưng không học được gì, và người trẻ có thể kết luận rằng sai là chuyện khủng khiếp nên càng phải giấu.
Cách thứ hai là biến thành chuyện cười: kể như một giai thoại vui, khán phòng cười, rồi qua. Hài hước có chỗ của nó và giúp người nghe thoải mái, nhưng nếu cả câu chuyện là tiếng cười thì bài học bị trôi đi, và những người từng bị ảnh hưởng bởi sai lầm đó, nếu có mặt, có thể thấy bị coi nhẹ.
Giọng có ích nằm ở giữa: bình thản, rõ ràng, như một người kỹ sư kể lại một sự cố. Nói "lúc đó mình đã nghĩ rằng" thay vì "mình thật ngu ngốc". Thừa nhận trách nhiệm một lần, rõ ràng, rồi chuyển sang điều đã học. Người nghe tôn trọng người nhận lỗi gọn gàng hơn người nhận lỗi dài dòng.
Ví dụ giả định: anh Quang, quản lý kho lâu năm, kể ở một hội thảo logistics về lần anh bỏ qua bước kiểm đếm vì tin nhà cung cấp quen. Anh kể trong sáu phút, chỉ một câu về cảm giác lúc đó, phần còn lại là những gì anh đã thay đổi trong quy trình nhận hàng. Sau buổi, nhiều người hỏi anh về đúng quy trình đó.
Những kiểu kể làm hỏng bài học
Khi kể sai lầm trước nhiều người, có vài kiểu kể rất dễ mắc, thường là vô ý. Bảng dưới gom những kiểu đó và cách sửa.
| Kiểu kể | Người nghe cảm thấy gì | Cách sửa |
|---|---|---|
| Sai vì quá tận tâm, quá cầu toàn | Đây là khen mình trá hình | Chọn một sai lầm thật, có quyết định sai rõ ràng |
| Đổ phần lớn cho hoàn cảnh | Người kể chưa thật sự nhận lỗi | Nêu hoàn cảnh ngắn gọn, nhấn vào phần mình đã có thể làm khác |
| Kể quá kịch tính | Câu chuyện xa vời, khó thấy mình trong đó | Kể đúng mức hậu quả, tập trung vào quyết định |
| Kể dính người khác | Không thoải mái, nghi ngờ người kể | Che danh tính, chỉ nói vai trò khi thật cần |
| Kết bằng câu khẩu hiệu | Bài học chung chung, không dùng được | Kết bằng một thói quen hay câu hỏi cụ thể |
Đọc lại câu chuyện của mình qua bảng này trước buổi nói. Nếu câu chuyện rơi vào một trong những kiểu trên, sửa trước khi lên sân khấu dễ hơn nhiều so với nhận ra khi khán phòng đã im lặng.
Khi sai lầm có hậu quả nghiêm trọng
Có những sai lầm nghề nghiệp gây hậu quả nặng: tai nạn lao động, thiệt hại lớn cho khách hàng, ảnh hưởng đến sức khoẻ người khác, dẫn đến kỷ luật hay tranh chấp. Những chuyện này có giá trị học rất lớn, nhưng kể trước đám đông đòi hỏi thận trọng hơn nhiều.
Trước hết, chỉ kể khi sự việc đã khép lại về mặt pháp lý và hành chính. Kể một vụ việc đang được xem xét có thể ảnh hưởng đến quá trình đó, và lời kể của bạn có thể bị dùng theo cách bạn không muốn. Khi còn chưa chắc, hỏi người có chuyên môn pháp lý trước.
Thứ hai, nghĩ đến những người bị ảnh hưởng. Người bị thương, gia đình họ, khách hàng bị thiệt hại có thể không muốn câu chuyện được kể lại, nhất là khi có thể nhận ra họ. Bỏ mọi chi tiết nhận dạng, và cân nhắc chỉ kể bài học về quy trình thay vì kể diễn biến.
Thứ ba, giữ sự tôn trọng trong từng câu. Với sai lầm gây tổn hại cho người khác, không có chỗ cho hài hước hay cách kể nhẹ nhàng hoá. Người nghe sẽ cảm nhận được bạn mang câu chuyện đó theo mình thế nào, và đó cũng là một phần của bài học.
Trả lời câu hỏi sau khi kể
Sau khi kể sai lầm, khán giả thường hỏi những câu khó hơn sau một bài nói về thành công. Những câu hỏi hay gặp và cách người kỳ cựu thường xử lý:
- "Sao lúc đó anh chị không làm thế này?" Thừa nhận nếu đó là cách tốt hơn, giải thích ngắn vì sao lúc đó mình không thấy. Không cần bảo vệ quyết định cũ.
- "Người kia trong chuyện là ai?" Từ chối lịch sự, nhắc rằng câu chuyện là về quyết định của mình.
- "Công ty đã xử lý anh chị thế nào?" Kể ở mức mình thấy thoải mái và không vi phạm cam kết bảo mật; có thể chỉ nói chung là đã nhận trách nhiệm theo quy định.
- "Nếu em đang mắc đúng sai lầm đó thì làm gì?" Đây là câu hỏi quý nhất. Trả lời cụ thể, gợi ý báo sớm cho người phụ trách và tìm người hỗ trợ.
- Câu hỏi vặn, mang tính chỉ trích. Nghe hết, trả lời bình thản phần có căn cứ, cảm ơn góp ý. Không tranh cãi trên sân khấu.
Nếu buổi nói được ghi hình, nhớ rằng câu trả lời cho câu hỏi cũng sẽ được lan đi. Trả lời với cùng mức thận trọng như phần kể chính.
Mang tinh thần học từ lỗi về nơi làm việc
Kể sai lầm trên sân khấu hội thảo có tác dụng lan toả, nhưng tác dụng lớn nhất thường đến khi người kỳ cựu làm điều đó ở chính nơi mình làm việc. Trong buổi họp đầu năm, buổi đào tạo nhân viên mới, buổi rút kinh nghiệm sau một dự án, một người lâu năm kể lần mình sai sẽ khiến người khác dám nói về lỗi của họ.
Nhiều tổ chức có những buổi rà soát sự cố theo tinh thần không đổ lỗi, tập trung vào việc quy trình nào đã cho phép lỗi xảy ra. Người kỳ cựu có thể mở đầu những buổi như vậy bằng một câu chuyện của mình, để không khí bớt căng và mọi người nói thật hơn.
Điều cần giữ là sự nhất quán: nếu người lâu năm kể sai lầm của mình trên sân khấu nhưng lại nặng lời với lỗi của người mới ở chỗ làm, người nghe sẽ nhận ra ngay. Tinh thần học từ lỗi chỉ có sức nặng khi người kể sống đúng với nó hằng ngày.
Câu hỏi thường gặp
Kể sai lầm của mình trước đám đông có làm mất uy tín không?
Thường là ngược lại. Kể bình thản, nhận trách nhiệm rõ và nêu điều đã thay đổi cho thấy sự trưởng thành nghề nghiệp. Uy tín bị ảnh hưởng khi người kể đổ lỗi, phóng đại hoặc kể chuyện làm tổn thương người khác.
Nên chọn sai lầm lớn hay nhỏ để kể?
Chọn sai lầm có quyết định rõ ràng và bài học người nghe dùng được, không cần là sai lầm lớn nhất. Sai lầm nhỏ mà phổ biến trong nghề thường có ích hơn sai lầm lớn trong hoàn cảnh hiếm gặp.
Có nên kể sai lầm gây thiệt hại cho khách hàng không?
Chỉ khi sự việc đã khép lại, không còn tranh chấp, và có thể bỏ hết chi tiết nhận dạng khách hàng. Tập trung vào bài học về quy trình. Nếu còn băn khoăn về cam kết bảo mật hay pháp lý, hỏi người có chuyên môn trước.
Khán giả hỏi tên người liên quan trong chuyện thì trả lời thế nào?
Từ chối lịch sự và nhắc rằng câu chuyện là về quyết định của chính mình. Không gợi ý thêm chi tiết giúp người nghe đoán ra. Bảo vệ người khác trong câu chuyện cũng là một phần của việc kể có trách nhiệm.
Kể chuyện sai lầm có nên pha hài hước không?
Một chút hài hước giúp người nghe thoải mái, nhưng không nên biến cả câu chuyện thành giai thoại vui. Với sai lầm gây tổn hại cho người khác, nên bỏ hẳn phần hài hước để giữ sự tôn trọng.
Một câu chuyện sai lầm nên kéo dài bao lâu trong bài nói?
Khoảng năm đến bảy phút là vừa cho một câu chuyện trọn vẹn: bối cảnh, điều mình tin, quyết định, hậu quả, cách gỡ, điều đã đổi. Dài hơn thường là do bối cảnh quá dài, nên cắt bớt phần đó.
