Xung đột lợi ích xảy ra khi lợi ích riêng của người cố vấn, hoặc lợi ích của một bên khác mà người cố vấn gắn bó, có thể kéo lời khuyên lệch khỏi điều tốt nhất cho doanh nghiệp đang được cố vấn. Có xung đột lợi ích không có nghĩa là đã làm sai; cái sai là giấu nó hoặc để nó âm thầm điều khiển góp ý.
Người kỳ cựu có nhiều mối quan hệ, nhiều vai, đôi khi cố vấn cho vài nơi cùng lúc, có cổ phần ở nơi này, có người thân làm ở nơi kia. Những điều đó là bình thường với người đã đi lâu trong nghề, và chính vì vậy mà xung đột lợi ích gần như không tránh được hoàn toàn. Bài này giúp bạn nhận ra các dạng phổ biến, khai báo thế nào cho đúng mức, và xử lý những tình huống khó.
Các dạng xung đột lợi ích thường gặp với người cố vấn
Cố vấn cho hai doanh nghiệp cạnh tranh. Hai nơi bán cùng sản phẩm cho cùng nhóm khách, hay cùng đấu thầu một dự án. Dù bạn giữ kín thông tin, góp ý cho bên này có thể bất lợi cho bên kia, và cả hai có lý do để nghi ngờ.
Có cổ phần, lợi ích tài chính. Bạn sở hữu cổ phần ở doanh nghiệp được cố vấn, ở nhà cung cấp của họ, hay ở đối thủ. Lời khuyên về giá, về chọn nhà cung cấp, về gọi vốn đều có thể bị ảnh hưởng.
Giới thiệu người quen. Bạn khuyên doanh nghiệp dùng dịch vụ của một người quen, một công ty bạn từng làm. Lời giới thiệu có thể hoàn toàn chân thành, nhưng nếu bạn nhận hoa hồng hay có quan hệ thân thiết, doanh nghiệp cần biết.
Người thân trong doanh nghiệp. Con cháu, họ hàng làm việc ở doanh nghiệp bạn cố vấn. Góp ý về nhân sự, về đánh giá, về thăng chức trở nên khó khách quan.
Vai cũ ở nơi khác. Bạn từng làm ở một công ty, vẫn còn quan hệ, còn cam kết bảo mật, và doanh nghiệp bạn cố vấn đang làm ăn hay cạnh tranh với nơi cũ.
Lợi ích uy tín. Bạn muốn doanh nghiệp đi theo hướng giúp bạn được biết tới nhiều hơn, như tham gia sự kiện, xuất hiện trên báo, dù điều đó chưa chắc tốt cho doanh nghiệp.
Vì sao người kỳ cựu hay không nhận ra mình đang xung đột
Người có kinh nghiệm thường tin vào sự công tâm của chính mình. "Mình biết tách bạch mà" là câu nhiều người tự nói trong đầu. Nhưng xung đột lợi ích không cần ý đồ xấu mới gây hại. Nó làm lệch góc nhìn một cách rất nhẹ: bạn để ý ưu điểm của nhà cung cấp quen hơn, bạn thấy rủi ro của đối thủ rõ hơn, bạn sốt sắng hơn với phương án có lợi cho cổ phần của mình. Chính người trong cuộc thường là người cuối cùng thấy điều đó.
Lý do thứ hai là xung đột hình thành dần. Lúc bắt đầu cố vấn, mọi thứ rõ ràng. Một năm sau, bạn nhận thêm vai ở một nơi khác, người quen của bạn trở thành nhà cung cấp, doanh nghiệp mở thêm mảng cạnh tranh với nơi cũ của bạn. Không có thời điểm nào rõ ràng để dừng lại và tự hỏi.
Lý do thứ ba là ngại. Khai báo một mối quan hệ, một khoản lợi ích, có cảm giác như tự thú. Nhiều người im lặng vì nghĩ chuyện nhỏ, không đáng nói. Nhưng chuyện nhỏ bị phát hiện sau thường làm mất lòng tin nhiều hơn chuyện lớn được nói từ đầu.
Khai báo: làm thế nào cho đúng mức
Khai báo không có nghĩa là kể hết đời tư. Nó có nghĩa là cho doanh nghiệp biết những điều có thể ảnh hưởng tới lời khuyên của bạn, để họ tự cân nhắc. Một cách làm:
- Ngay khi bắt đầu, liệt kê các vai liên quan: doanh nghiệp khác bạn đang cố vấn trong cùng ngành, cổ phần đáng kể ở doanh nghiệp liên quan, người thân làm ở đó, cam kết bảo mật hay không cạnh tranh với nơi cũ.
- Ghi phần khai báo vào thoả thuận cố vấn, kèm cam kết báo khi có thay đổi.
- Khi một câu hỏi cụ thể chạm vào lợi ích của bạn, nói ngay tại buổi họp: "Trước khi góp ý chuyện này, cần nói rõ là có quen với nhà cung cấp đó".
- Để doanh nghiệp quyết định có muốn nghe góp ý của bạn về việc đó hay không. Nhiều khi họ vẫn muốn, vì bạn hiểu rõ nhất.
- Khi xung đột quá lớn, tự rút khỏi phần thảo luận đó, hoặc rút khỏi vai cố vấn.
Khai báo sớm và chủ động gần như luôn được đánh giá cao. Doanh nghiệp hiếm khi trách người cố vấn vì có quan hệ, nhưng thường mất lòng tin khi phát hiện quan hệ đó qua người khác.
Xử lý một số tình huống khó
Không có quy tắc cứng cho mọi tình huống, nhưng các hướng xử lý dưới đây phổ biến trong nhiều nghề:
| Tình huống | Hướng xử lý |
|---|---|
| Hai doanh nghiệp bạn cố vấn bắt đầu cạnh tranh trực tiếp | Báo cả hai; nếu phạm vi góp ý chồng nhau, cân nhắc rút khỏi một nơi |
| Doanh nghiệp hỏi ý bạn về một nhà cung cấp bạn quen | Khai báo quan hệ, cho ý kiến kèm gợi ý thêm vài lựa chọn khác để họ so sánh |
| Được đề nghị hoa hồng khi giới thiệu khách cho doanh nghiệp | Báo doanh nghiệp được cố vấn; nhiều người chọn từ chối hoa hồng để giữ góp ý trong sạch |
| Doanh nghiệp muốn tuyển người thân của bạn | Khai báo, không tham gia phỏng vấn, đánh giá; để doanh nghiệp quyết |
| Bạn biết thông tin bí mật của nơi cũ có lợi cho doanh nghiệp | Không chia sẻ; giữ đúng cam kết bảo mật dù không ai biết |
| Có cổ phần và doanh nghiệp bàn chuyện gọi vốn, định giá | Nói rõ lợi ích, góp ý về quy trình hơn là về con số; khuyên doanh nghiệp có người tư vấn độc lập |
Trường hợp cuối, bí mật của nơi cũ, cần được nhấn mạnh. Dùng bí mật kinh doanh của nơi cũ có thể vi phạm cam kết đã ký và quy định của pháp luật về cạnh tranh, sở hữu trí tuệ. Kinh nghiệm chung của bạn thì mang theo được; bí mật cụ thể thì không.
Khi doanh nghiệp được cố vấn đề nghị bạn làm thêm vai khác
Một dạng xung đột ít được nói tới là khi chính doanh nghiệp mời người cố vấn nhận thêm vai: làm đại diện bán hàng, làm người giới thiệu sản phẩm, đứng tên trong một dự án, nhận một hợp đồng dịch vụ riêng. Những đề nghị này thường đến từ thiện ý, vì doanh nghiệp tin bạn. Nhưng mỗi vai mới thêm một lợi ích riêng, và lời khuyên của bạn về chính mảng đó không còn độc lập.
Ví dụ, nếu bạn vừa là cố vấn vừa nhận hợp đồng đào tạo nhân viên cho doanh nghiệp, góp ý của bạn về "có nên đầu tư thêm vào đào tạo không" sẽ bị nghi ngờ, dù bạn hoàn toàn thật lòng. Nếu bạn vừa là cố vấn vừa là người giới thiệu sản phẩm ăn hoa hồng, góp ý của bạn về chiến lược bán hàng cũng vậy.
Cách xử lý phổ biến là tách vai rõ ràng: vai mới có thoả thuận riêng, có người khác trong doanh nghiệp duyệt, và bạn rút khỏi phần góp ý liên quan tới vai đó. Nếu vai mới lớn hơn vai cố vấn, có khi nên chuyển hẳn sang vai mới và để doanh nghiệp tìm cố vấn khác cho mảng đó.
Điều quan trọng là đừng nhận vai mới chỉ vì ngại từ chối. Một câu như "để giữ góp ý của mình khách quan, việc đó nên giao cho người khác" thường được doanh nghiệp tôn trọng, và cho thấy bạn nghiêm túc với vai cố vấn.
Ví dụ giả định: một lời giới thiệu nhà cung cấp
Ví dụ giả định: bà Thu từng làm giám đốc mua hàng nhiều năm, nay cố vấn cho một chuỗi tiệm bánh mười cửa hàng ở Hà Nội. Chuỗi cần đổi nhà cung cấp bột. Bà biết một nhà cung cấp tốt, do con trai một người bạn thân điều hành.
Bà nói ngay trong buổi họp: bà quen nhà cung cấp này, không có lợi ích tài chính nào, nhưng có quan hệ thân với gia đình họ. Bà kể những gì biết về chất lượng của họ, đồng thời gợi ý thêm hai nhà cung cấp khác bà biết qua nghề để chuỗi so sánh. Bà đề nghị chuỗi tự làm thử và tự thương lượng giá, bà không tham gia.
Chuỗi chọn nhà cung cấp quen của bà sau khi làm thử cả ba. Nửa năm sau, khi có vấn đề về giao hàng trễ, chủ chuỗi tự xử lý trực tiếp với nhà cung cấp mà không cảm thấy khó xử với bà, vì từ đầu mọi thứ đã minh bạch. Bà cũng không bị đặt vào thế phải bênh nhà cung cấp.
Giữ thói quen tự kiểm
Vì xung đột lợi ích hình thành dần, cách tốt nhất là tự kiểm định kỳ, ví dụ mỗi lần gia hạn thoả thuận cố vấn. Tự hỏi: mình đang có những vai nào, có vai mới nào từ lần kiểm trước không, có lợi ích tài chính nào mới không, có người thân nào mới liên quan không. Viết ra giấy, đọc lại, rồi cập nhật cho doanh nghiệp nếu cần.
Một phép thử đơn giản khác: tưởng tượng tình huống được đưa lên báo hay được kể trước toàn bộ nhân viên doanh nghiệp. Nếu bạn thấy ngại, đó là dấu hiệu cần khai báo hoặc điều chỉnh. Nếu bạn thấy bình thường vì mọi thứ đã minh bạch, bạn đang làm đúng.
Cuối cùng, nhớ rằng uy tín là tài sản lớn nhất của người kỳ cựu. Một lần bị phát hiện giấu xung đột lợi ích có thể xoá đi hàng chục năm uy tín. Ngược lại, tiếng là người cố vấn luôn nói thẳng về lợi ích của mình khiến bạn được tin hơn, và được mời nhiều hơn.
Câu hỏi thường gặp
Cố vấn cho hai doanh nghiệp cùng ngành có sai không?
Không nhất thiết, nếu họ không cạnh tranh trực tiếp và bạn giữ kín thông tin của từng nơi. Nên khai báo với cả hai và tránh nhận những câu hỏi mà góp ý cho bên này có thể gây bất lợi cho bên kia.
Nhận hoa hồng khi giới thiệu có vi phạm pháp luật không?
Tuỳ trường hợp và quy định của từng ngành; một số ngành có quy định riêng. Ngay cả khi hợp pháp, nếu không khai báo với doanh nghiệp bạn cố vấn thì vẫn là vấn đề đạo đức. Nhiều người chọn không nhận để giữ góp ý độc lập.
Doanh nghiệp không quan tâm tới khai báo của mình thì có cần làm không?
Vẫn nên làm. Khai báo bảo vệ chính bạn khi sau này có tranh cãi. Ghi lại bằng văn bản, kể cả chỉ là một tin nhắn, để có bằng chứng bạn đã minh bạch từ đầu.
Thành viên hội đồng quản trị có quy định riêng về xung đột lợi ích không?
Có. Luật Doanh nghiệp 2020 có những quy định về nghĩa vụ công khai lợi ích liên quan và giao dịch với người có liên quan đối với người quản lý doanh nghiệp. Nếu bạn ngồi hội đồng quản trị chứ không chỉ là cố vấn, cần tra kỹ các quy định đó.
Có nên từ chối cố vấn hoàn toàn khi có xung đột?
Không phải lúc nào cũng cần. Nhiều xung đột xử lý được bằng khai báo và rút khỏi phần thảo luận liên quan. Chỉ nên từ chối hoặc rút khi xung đột chạm vào phần cốt lõi của vai cố vấn, hoặc khi không thể giữ được bí mật của bên nào đó.
Người thân hỏi ý về công ty mình đang cố vấn thì sao?
Giữ đúng cam kết bảo mật, kể cả với người thân. Bạn vẫn kể được chuyện chung về kinh nghiệm nghề, nhưng không kể thông tin nội bộ, số liệu hay kế hoạch của doanh nghiệp bạn cố vấn.
