Buổi xem lại hồ sơ năng lực là buổi bạn đặt những sản phẩm nghề thật của mình trước mặt một người làm lâu năm và xin họ nhận xét thẳng: bản vẽ, bộ chứng từ đã làm, bài viết, ảnh các công trình, quy trình bạn từng dựng. Khác với một buổi hỏi chuyện chung, buổi này dựa trên chứng cứ cụ thể, nên lời góp ý thường sắc và dùng được ngay.
Bài này hướng dẫn chọn sản phẩm để mang theo, che những gì thuộc về khách hàng hay công ty cũ, đặt câu hỏi nhận xét cho đúng chỗ, giữ bình tĩnh khi nghe chê, và biến lời nhận xét thành danh sách sửa. Bài không bàn cách viết CV xin việc theo vị trí, đó là một việc khác.
Hồ sơ năng lực ở đây là gì
Hồ sơ năng lực trong buổi xem lại không phải tờ lý lịch ghi chức danh và năm làm việc. Đó là tập hợp những gì bạn đã thật sự làm ra, đủ để người trong nghề nhìn vào và đánh giá tay nghề. Với một kỹ sư kết cấu, đó có thể là vài bản tính toán và bản vẽ đã che thông tin dự án. Với người làm bếp, là ảnh món ăn kèm mô tả quy trình. Với người làm kế toán, là một bộ báo cáo mẫu đã xoá số liệu thật và thay bằng số giả định.
Người kỳ cựu nhìn sản phẩm khác cách người tuyển dụng nhìn. Người tuyển dụng hỏi bạn có hợp vị trí không. Người kỳ cựu hỏi bạn đang ở trình độ nào của nghề, thói quen làm việc nào đã vững, chỗ nào còn non. Họ thấy những dấu hiệu tinh tế mà chỉ người làm lâu mới để ý: cách đặt tên tệp, cách ghi chú giả định, cách xử lý một chi tiết khó mà người mới hay lướt qua.
Vì thế buổi xem lại hợp nhất khi bạn muốn biết mình đang đứng ở đâu so với chuẩn nghề, chuẩn bị nhận một vai đòi tay nghề cao hơn, hoặc cảm thấy mình làm mãi mà không tiến bộ. Nó cũng có ích cho người tự làm, không có sếp hay đồng nghiệp nào nhìn vào sản phẩm của mình thường xuyên.
Chọn gì để gửi trước
Đừng gửi tất cả. Người kỳ cựu không có thời gian đọc cả trăm trang, và quá nhiều tài liệu làm họ khó tập trung vào điều bạn cần. Hãy chọn theo nguyên tắc ít mà đại diện.
- Ba đến năm sản phẩm, gồm cả cái bạn tự hào nhất và một cái bạn thấy chưa ổn. Cái chưa ổn thường mang lại bài học lớn nhất.
- Mỗi sản phẩm kèm vài dòng bối cảnh: yêu cầu ban đầu, thời gian làm, phần nào bạn làm chính, phần nào có người khác góp.
- Một dòng nêu điều bạn muốn được nhận xét ở sản phẩm đó, ví dụ cách trình bày, độ chặt chẽ của tính toán, hay quy trình làm.
- Một trang tổng quan ngắn về con đường nghề của bạn để người kỳ cựu đặt các sản phẩm vào đúng bối cảnh.
- Một câu hỏi lớn bạn muốn buổi xem lại trả lời: mình đã sẵn sàng làm việc độc lập chưa, mình nên đào sâu mảng nào tiếp.
Gửi trước ít nhất ba ngày, hỏi người kỳ cựu thích định dạng nào. Có người thích bản in để ghi chú bằng bút, có người thích tệp để xem trên máy. Đừng gửi đường dẫn cần đăng nhập rắc rối, mỗi bước thêm vào là một lý do để tài liệu không được mở.
Che những gì không thuộc về bạn
Thông tin khách hàng. Tên khách, địa chỉ, số liệu kinh doanh, hình ảnh có người. Hãy xoá hoặc thay bằng mô tả chung như "khách sạn ba tầng ở ven biển miền Trung". Ngay cả khi người kỳ cựu là người rất đáng tin, thói quen che thông tin vẫn là một phần đạo đức nghề.
Bí mật của công ty cũ và hiện tại. Quy trình nội bộ, công thức, bảng giá, danh sách nhà cung cấp. Nhiều hợp đồng lao động có điều khoản bảo mật, và việc đưa tài liệu nội bộ ra ngoài có thể gây rắc rối cho bạn. Khi không chắc, hãy hỏi lại quy định của công ty hoặc tự làm lại một phiên bản giả định.
Phần việc của người khác. Nếu sản phẩm do cả nhóm làm, hãy nói rõ phần nào bạn làm. Nhận công của người khác trong một buổi xem lại vừa không trung thực, vừa khiến lời nhận xét sai, vì người kỳ cựu đánh giá tay nghề mà bạn không thật sự có.
Thông tin cá nhân của chính bạn. Số giấy tờ, địa chỉ nhà, thu nhập không cần có trong hồ sơ năng lực gửi đi. Chỉ để lại những gì người xem cần để đánh giá tay nghề.
Đặt câu hỏi nhận xét cho đúng chỗ
Câu hỏi "anh chị thấy thế nào?" thường chỉ nhận về lời khen xã giao. Hãy hỏi theo tầng, từ cụ thể đến tổng thể.
| Tầng | Câu hỏi gợi ý | Bạn nhận được |
|---|---|---|
| Chi tiết kỹ thuật | Ở sản phẩm này, chỗ nào anh chị sẽ làm khác? | Lỗi cụ thể và cách sửa |
| Thói quen làm việc | Nhìn cách em trình bày, anh chị đoán em làm việc theo thói quen nào, có thói quen nào nên bỏ? | Những điểm yếu lặp lại qua nhiều sản phẩm |
| So với chuẩn nghề | Nếu một người ở trình độ vững của nghề làm việc này, khác em ở đâu? | Khoảng cách cần lấp |
| Hướng đi | Từ những gì thấy, mảng nào em nên đào sâu tiếp? | Gợi ý chọn hướng phát triển |
| Cách trình bày | Một người lạ xem hồ sơ này trong năm phút sẽ nhớ điều gì? | Biết hồ sơ đang kể câu chuyện gì về bạn |
Bạn không cần hỏi đủ năm tầng. Chọn hai ba tầng gắn với câu hỏi lớn của mình. Nếu người kỳ cựu tự đi sang tầng khác, cứ để họ nói, nhiều khi họ thấy điều bạn chưa biết để hỏi.
Xem trực tiếp hay qua gọi video
Hồ sơ năng lực là thứ cần nhìn kỹ, nên hình thức gặp ảnh hưởng nhiều hơn so với một buổi hỏi chuyện thông thường. Gặp trực tiếp cho phép hai người cùng cúi xuống một bản vẽ, lật qua lại các trang, chỉ tay vào một chi tiết. Người kỳ cựu cũng dễ cầm bút ghi chú ngay lên bản in, và bạn mang về được những trang có nét chữ của họ, thứ thường hữu ích hơn mọi ghi chép của bạn.
Gọi video tiện hơn khi bạn ở xa, nhưng cần chuẩn bị kỹ hơn. Hãy gửi tài liệu trước và đánh số trang, số hình rõ ràng để hai bên nói "trang bốn, hình thứ hai" là cùng nhìn một chỗ. Nếu chia sẻ màn hình, hãy đóng hết các cửa sổ khác, tắt thông báo tin nhắn, và chỉ mở đúng tệp cần xem. Một tin nhắn riêng hiện lên giữa buổi vừa làm mất tập trung, vừa có thể làm lộ thông tin bạn không muốn chia sẻ.
Với những nghề có sản phẩm vật lý, như mộc, may, gốm, cơ khí, ảnh chụp thường không đủ. Nếu được, hãy mang theo một hai món thật hoặc hẹn gặp ở nơi người kỳ cựu có thể cầm, xem đường nối, mối hàn, độ hoàn thiện. Những gì tay người làm lâu năm cảm nhận được trong vài giây đôi khi không ảnh nào thể hiện nổi.
Nghe lời chê mà không phòng thủ
Phần khó nhất của buổi xem lại không phải chuẩn bị tài liệu, mà là ngồi yên khi nghe người khác chỉ ra chỗ yếu trong thứ mình làm ra. Phản xạ tự nhiên là giải thích: lúc đó khách đổi yêu cầu, lúc đó gấp quá, lúc đó sếp bảo vậy. Những lời giải thích này có thể đúng, nhưng nếu nói ra ngay, chúng làm người kỳ cựu ngại nói tiếp.
Một cách giữ bình tĩnh là chỉ được phép hỏi để hiểu, không được phép giải thích, trong suốt phần nhận xét. Bạn ghi lại, hỏi "chỗ này anh chị nói cụ thể hơn được không", "nếu sửa thì bắt đầu từ đâu". Khi người kỳ cựu nói xong, bạn mới bổ sung bối cảnh nếu thật cần, và thường bạn sẽ thấy phần lớn bối cảnh không làm thay đổi lời nhận xét.
Cũng nên nhớ rằng lời chê về sản phẩm không phải lời chê về con người bạn. Người kỳ cựu dành thời gian xem kỹ và nói thẳng là vì họ coi trọng bạn. Lời khen chung chung mới là dấu hiệu họ không muốn đầu tư thời gian.
Ví dụ giả định: anh Quân làm thiết kế nội thất năm năm, mang theo năm bộ hồ sơ. Người kỳ cựu nhận xét rằng các bản vẽ đẹp nhưng gần như không có ghi chú vật liệu và cách thi công, người thợ cầm bản vẽ sẽ phải gọi điện hỏi liên tục. Anh Quân định giải thích rằng anh hay dặn thợ bằng lời, nhưng dừng lại và hỏi: vậy một bản ghi chú đủ dùng thường gồm những gì. Câu hỏi đó mở ra hai mươi phút có ích nhất của buổi.
Biến nhận xét thành danh sách sửa
Lời nhận xét chỉ có giá trị khi được làm theo. Trong vòng một tuần sau buổi, hãy chuyển nó thành việc cụ thể.
- Chép lại tất cả nhận xét, chia thành ba nhóm: sửa ngay được, cần học thêm mới sửa được, và còn phân vân chưa đồng ý.
- Với nhóm sửa ngay được, sửa lại một sản phẩm cũ theo góp ý để tự thấy khác biệt.
- Với nhóm cần học thêm, chọn một điểm quan trọng nhất và lên kế hoạch học trong một hai tháng.
- Với nhóm còn phân vân, hỏi thêm một người khác trong nghề để đối chiếu, không vội bỏ qua.
- Sau vài tháng, gửi lại người kỳ cựu một sản phẩm mới làm theo cách đã sửa, kèm lời cảm ơn và một câu hỏi ngắn.
Bước cuối thường bị bỏ qua nhưng lại quan trọng. Người kỳ cựu hiếm khi được thấy lời góp ý của mình có tác dụng ra sao. Khi bạn gửi lại sản phẩm đã tiến bộ, bạn vừa cảm ơn họ theo cách có ý nghĩa nhất, vừa mở đường cho một lần xem lại tiếp theo.
Câu hỏi thường gặp
Nên gửi bao nhiêu sản phẩm cho một buổi xem lại?
Ba đến năm sản phẩm là vừa cho một buổi khoảng một giờ. Gửi nhiều hơn khiến người kỳ cựu chỉ lướt được, lời nhận xét sẽ chung chung. Nếu có nhiều mảng khác nhau, hãy chia thành nhiều buổi theo từng mảng.
Sản phẩm thuộc về công ty cũ thì có được mang đi xem lại không?
Phụ thuộc vào thoả thuận bảo mật bạn đã ký. An toàn nhất là che hết thông tin nhận dạng, hoặc làm lại một phiên bản giả định thể hiện cách làm của bạn. Khi không chắc, hãy hỏi lại quy định trước khi gửi.
Nếu không đồng ý với nhận xét của người kỳ cựu thì sao?
Hãy hỏi lý do để hiểu rõ, rồi đối chiếu với một người khác trong nghề. Không đồng ý là chuyện bình thường. Điều nên tránh là tranh luận gay gắt trong buổi, vì nó làm mất phần thời gian quý để nghe những nhận xét khác.
Người mới đi làm một hai năm có nên xin xem lại hồ sơ không?
Rất nên, vì đây là lúc thói quen nghề đang hình thành. Được chỉ ra một thói quen chưa tốt ở năm thứ hai dễ sửa hơn nhiều so với năm thứ mười. Chỉ cần chọn ít sản phẩm và nói rõ bạn đang ở giai đoạn đầu.
Có cần chuẩn bị bản in không?
Hãy hỏi người kỳ cựu. Nhiều người làm nghề lâu năm thích bản in để ghi chú bằng bút, nhất là với bản vẽ hay báo cáo. Nếu gặp trực tiếp, mang theo một bản in dự phòng không bao giờ thừa.
