Người cố vấn giữ đúng vai khi chỉ góp ý cho người điều hành, còn mọi quyết định, mọi chỉ đạo nhân viên, mọi giao dịch với đối tác đều đi qua người điều hành. Khi người cố vấn bắt đầu giao việc trực tiếp cho nhân viên, ra quyết định thay, hay để nhân viên tìm tới mình thay vì tìm tới chủ, họ đã trượt sang vai "giám đốc bóng", và cả doanh nghiệp lẫn người điều hành đều yếu đi.
Người kỳ cựu, nhất là người từng giữ chức quản lý cao, rất dễ trượt sang vai này mà không nhận ra, vì điều hành là thói quen của cả một đời làm việc. Bài này giải thích vì sao lấn quyền gây hại, những dấu hiệu nhận ra sớm, ranh giới trong các tình huống hằng ngày, và cách giữ vai kể cả khi doanh nghiệp gặp khủng hoảng hay khi chính người điều hành muốn đẩy việc sang bạn.
Vì sao người kỳ cựu dễ lấn quyền
Lý do đầu tiên là thói quen. Người từng làm giám đốc, quản đốc, trưởng phòng hai ba chục năm quen thấy vấn đề là xử lý ngay. Khi thấy nhân viên làm sai trong xưởng, phản xạ tự nhiên là chỉ cho họ cách làm, không phải ghi lại để góp ý với chủ sau.
Lý do thứ hai là sốt ruột. Người cố vấn nhìn thấy cách làm tốt hơn, và thấy người điều hành trẻ chậm chạp, lúng túng. Làm thay thì nhanh hơn giải thích. Nhưng mỗi lần làm thay là một lần người điều hành mất cơ hội học.
Lý do thứ ba là được mời vào. Nhân viên lâu năm quen với người kỳ cựu, nể họ, tự tìm tới hỏi ý thay vì hỏi chủ mới. Chủ doanh nghiệp bận, thấy cố vấn xử lý được thì để mặc. Từng chút một, quyền lực dịch chuyển mà không ai quyết định chuyện đó.
Lý do thứ tư khó nói hơn: cảm giác được cần. Với người đã nghỉ hưu, được điều hành lại, được nhân viên hỏi ý, được ra quyết định mang lại cảm giác mình vẫn còn giá trị. Nhận ra động lực này ở chính mình là bước đầu để không để nó dẫn dắt.
Góp ý và lấn quyền: ranh giới trong việc hằng ngày
Ranh giới rõ nhất khi đặt cạnh nhau những tình huống cụ thể. Bảng dưới đưa ra cách làm của người cố vấn giữ vai, so với cách làm đã trượt sang điều hành:
| Tình huống | Giữ vai cố vấn | Đã lấn quyền |
|---|---|---|
| Thấy nhân viên làm sai trong xưởng | Ghi lại, góp ý với chủ sau, gợi ý chủ trực tiếp hướng dẫn | Gọi nhân viên lại, chỉ cách làm, yêu cầu sửa ngay |
| Nhân viên tìm tới hỏi ý | Lắng nghe, khuyên họ nói với chủ, báo chủ biết có chuyện | Trả lời, quyết định giúp họ |
| Đối tác liên hệ trực tiếp | Chuyển cho chủ, không cam kết gì | Thương lượng, hứa hẹn thay doanh nghiệp |
| Chủ hỏi "anh quyết giúp em" | Đưa phương án và lý do, để chủ chọn | Quyết thay, rồi chủ chỉ thông báo lại |
| Họp với ban điều hành | Đặt câu hỏi, góp ý khi được mời | Chủ trì cuộc họp, giao việc cho từng người |
| Không đồng ý với quyết định của chủ | Nói rõ quan điểm, lý do, rồi tôn trọng quyết định | Tác động nhân viên để thay đổi quyết định |
Dòng cuối là dạng lấn quyền nguy hiểm nhất, vì nó làm suy yếu uy tín của người điều hành trước nhân viên. Dù bạn tin mình đúng, việc vận động sau lưng chủ doanh nghiệp phá vỡ niềm tin mà vai cố vấn dựa vào.
Dấu hiệu bạn đang thành giám đốc bóng
Nhân viên hỏi bạn trước khi hỏi chủ. Nếu điều này xảy ra thường xuyên, quyền lực thực tế đã dịch chuyển. Cần nói chuyện với chủ và đưa nhân viên trở lại đúng kênh.
Bạn biết chuyện trong doanh nghiệp trước chủ. Người cố vấn nên biết chuyện qua chủ, không phải ngược lại. Nếu bạn thành người nắm tin đầu tiên, bạn đang ở giữa dòng điều hành.
Bạn có mặt ở doanh nghiệp gần như mỗi ngày. Vai cố vấn thường không cần mặt thường xuyên. Có mặt quá nhiều khiến mọi người coi bạn như người quản lý.
Chủ ngại quyết khi chưa hỏi bạn. Hỏi ý là tốt; nhưng nếu chủ không dám quyết những việc thường ngày mà không có bạn, họ đang mất tự tin, và bạn có phần trong chuyện đó.
Bạn thấy khó chịu khi chủ làm khác lời mình. Cảm giác này cho thấy bạn đã coi quyết định là của mình. Người cố vấn giữ vai chấp nhận rằng góp ý có thể không được làm theo.
Giữ vai khi doanh nghiệp gặp khủng hoảng
Khủng hoảng là lúc lấn quyền dễ xảy ra nhất, và cũng là lúc nó có vẻ chính đáng nhất. Doanh nghiệp mất khách lớn, có sự cố an toàn, dòng tiền cạn, chủ hoảng và muốn bạn đứng ra. Cách hỗ trợ mà không lấn quyền:
- Ngồi với chủ, giúp họ bình tĩnh nhìn toàn cảnh: chuyện gì đã xảy ra, việc gì gấp nhất, ai cần được báo.
- Giúp họ liệt kê phương án và hậu quả của từng phương án, nhưng để họ chọn.
- Nếu chủ yêu cầu bạn trực tiếp làm một việc, như gặp một đối tác quen, nói rõ bạn làm với tư cách người hỗ trợ được chủ nhờ, có giới hạn thời gian, và báo lại đầy đủ.
- Khuyên chủ tìm chuyên gia khi khủng hoảng liên quan tới pháp lý, an toàn, tài chính lớn.
- Sau khủng hoảng, cùng chủ nhìn lại và trả mọi việc về đúng kênh điều hành, kể cả những việc bạn đã tạm làm.
Bước cuối dễ bị quên nhất. Một vai tạm thời trong khủng hoảng rất dễ thành vai lâu dài nếu không ai chủ động trả lại.
Khi chính người điều hành muốn đẩy việc sang bạn
Không phải lúc nào lấn quyền cũng do người cố vấn. Nhiều chủ doanh nghiệp trẻ, nhất là người kế nhiệm trong doanh nghiệp gia đình, cảm thấy chưa đủ sức và muốn người kỳ cựu gánh bớt. Họ nói "anh cứ quyết giúp em", "anh nói với các anh chị trong xưởng giúp em, họ nghe anh hơn".
Nhận lời những đề nghị đó có vẻ là giúp, nhưng thực ra làm người điều hành yếu thêm. Nhân viên thấy người có quyền thật là cố vấn, đối tác thấy phải qua cố vấn mới xong việc, và chính người điều hành mất cơ hội xây uy tín của mình.
Cách đáp có ích là giúp họ tự làm: cùng chuẩn bị nội dung trước khi họ nói với nhân viên, đóng vai để họ tập trước một cuộc nói chuyện khó, ngồi cạnh trong cuộc họp nhưng để họ chủ trì. Nói thẳng với họ: "Việc này em nói thì tốt hơn, để mọi người thấy em là người quyết. Anh giúp em chuẩn bị".
Nếu người điều hành thật sự cần một người điều hành thay, vì không đủ sức hay không muốn, đó là câu hỏi về tổ chức mà doanh nghiệp cần giải quyết rõ ràng, có thể bằng việc thuê người quản lý chuyên nghiệp. Người cố vấn không nên lặng lẽ lấp vào chỗ đó.
Ví dụ giả định: người quản đốc cũ trở lại xưởng
Ví dụ giả định: chú Tâm là quản đốc lâu năm của một xưởng may gia công ở Đồng Nai, nghỉ hưu được hai năm thì chủ mới, con gái người chủ cũ, mời về làm cố vấn. Tuần đầu, chú đi một vòng xưởng, thấy tổ cắt làm sai quy cách, liền gọi tổ trưởng lại chỉ cách sửa. Tổ trưởng làm theo ngay, vì quen nghe chú.
Tối đó chú nghĩ lại và thấy mình vừa làm việc của chủ. Hôm sau chú nói với chị chủ: chú sẽ không chỉ đạo trực tiếp ai nữa, thấy gì sẽ báo chị, và đề nghị chị tự đi xưởng mỗi sáng. Chú cũng nói với các tổ trưởng rằng từ nay có việc thì hỏi chị chủ, chú chỉ góp ý cho chị.
Mấy tháng đầu, các tổ trưởng vẫn tìm chú. Chú lắng nghe, rồi đi cùng họ tới gặp chị chủ. Dần dần họ quen hỏi chị trực tiếp. Sau một năm, chị chủ điều hành vững, và chú chỉ còn tới xưởng mỗi tháng hai buổi để ngồi với chị nhìn lại số liệu.
Cách góp ý để người điều hành vẫn là người quyết
Hỏi trước khi khuyên. Thay vì nói ngay "em nên làm thế này", hãy hỏi người điều hành đang nghĩ tới những phương án nào, cân nhắc điều gì, lo ngại chỗ nào. Nhiều khi họ đã có câu trả lời gần đúng và chỉ cần một người giúp soi lại. Câu trả lời tự tìm ra được giữ lâu hơn câu trả lời được trao sẵn, và người điều hành nhớ rằng đó là quyết định của mình.
Đưa nhiều phương án, nói rõ cái giá của từng phương án. Khi cần góp ý cụ thể, trình bày hai ba hướng đi cùng điều được và điều mất của mỗi hướng, kể cả hướng bạn không thích. Nếu được hỏi bạn nghiêng về đâu, cứ nói thẳng, nhưng tách rõ phần nhận định với phần lựa chọn để người nghe không coi ý bạn là chỉ thị.
Góp ý riêng, ủng hộ công khai. Những điều bạn không đồng ý nên nói khi chỉ có hai người. Trước mặt nhân viên hay đối tác, bạn đứng sau quyết định của người điều hành, hoặc ít nhất không phản bác. Một lời phản đối trước đám đông có thể xoá đi uy tín mà người điều hành mất cả năm mới gây dựng được.
Chọn lúc góp ý. Góp ý giữa lúc người điều hành đang xử lý sự cố, đang căng thẳng hay vừa bị khách phàn nàn thường bị nghe như trách móc. Ghi lại, hẹn buổi gặp định kỳ, và nói khi họ có đầu óc để nghe. Chỉ những việc không thể chờ, như rủi ro an toàn hay pháp lý sắp xảy ra, mới cần nói ngay.
Hỏi lại kết quả, không hỏi vì sao không làm theo. Ở buổi gặp sau, hỏi chuyện đó diễn ra thế nào, đã học được gì. Nếu người điều hành chọn khác lời bạn và kết quả tốt, hãy ghi nhận thật lòng. Nếu kết quả không tốt, cùng họ nhìn lại mà không nhắc "anh đã nói rồi". Câu đó chỉ làm lần sau họ ngại kể với bạn.
Câu hỏi thường gặp
Thấy nhân viên làm việc nguy hiểm có được can thiệp không?
Có. Khi có nguy hiểm trực tiếp tới an toàn con người, ai cũng nên can thiệp ngay, kể cả người cố vấn. Sau đó báo chủ doanh nghiệp đầy đủ để họ xử lý tiếp. An toàn là ngoại lệ rõ ràng của nguyên tắc không chỉ đạo trực tiếp.
Người cố vấn có nên tham dự họp nội bộ của doanh nghiệp?
Có thể, khi được mời và với vai rõ ràng: lắng nghe, góp ý khi được hỏi. Nên tránh chủ trì, giao việc hay kết luận cuộc họp. Nếu nhận thấy mọi người nhìn mình chờ quyết định, đó là dấu hiệu cần lùi lại.
Nhân viên cũ thân thiết với mình than phiền về chủ mới thì làm gì?
Lắng nghe nhưng không đứng về phía họ chống lại chủ. Khuyên họ nói thẳng với chủ, và nếu cần, góp ý với chủ về vấn đề chung mà không nêu tên người kể khi họ không muốn.
Vai cố vấn và vai thành viên hội đồng quản trị khác nhau thế nào về quyền?
Thành viên hội đồng quản trị có quyền và nghĩa vụ theo Luật Doanh nghiệp 2020 và điều lệ, tham gia quyết định những vấn đề thuộc thẩm quyền hội đồng. Người cố vấn không có quyền đó. Nếu bạn giữ cả hai vai, cần biết lúc nào mình đang nói với tư cách nào.
Chủ doanh nghiệp liên tục làm sai sau khi đã được góp ý thì sao?
Tiếp tục góp ý thẳng thắn, có lý do và số liệu. Nếu họ vẫn làm khác, tôn trọng quyết định của họ. Khi bạn thấy góp ý không còn ý nghĩa, hay quyết định của họ đi ngược giá trị của bạn, cân nhắc rời vai.
