Chương trình cố vấn trong công ty hay vô tình bỏ sót một số nhóm người: nữ quản lý mới lên, người làm ca đêm, người ở chi nhánh tỉnh, người ít nói, người khuyết tật, người chuyển nghề muộn. Không ai cố ý gạt họ ra. Họ bị sót vì chương trình được thiết kế theo nhóm đông nhất và dễ thấy nhất. Sửa điều đó không cần chương trình riêng rầm rộ, mà cần vài điều chỉnh trong cách mời, cách ghép và cách tổ chức.
Bài này viết theo hướng trung tính: không cho rằng nhóm nào kém hơn cần được giúp đỡ, mà chỉ ra những chỗ cơ hội được kèm cặp chia không đều, và cách để chương trình mở cho mọi người. Ví dụ trong bài là ví dụ giả định.
Vì sao cơ hội được kèm cặp chia không đều
Trong phần lớn công ty, kèm cặp tự phát xảy ra giữa những người hay gặp nhau: ngồi cùng phòng, ăn trưa cùng nhau, cùng đi cà phê sau giờ làm, cùng đá bóng cuối tuần. Người lâu năm có xu hướng kèm những người làm họ nhớ tới chính mình hồi trẻ. Không có gì sai trong xu hướng tự nhiên đó, nhưng nó có hệ quả: ai khác biệt với nhóm đông thì ít được kèm hơn.
Một nữ quản lý mới lên trong một bộ phận mà các quản lý cấp trên đều là nam có thể ít được rủ đi những buổi trò chuyện sau giờ, nơi nhiều kinh nghiệm quản lý được truyền miệng. Một người làm ca đêm ở xưởng gần như không gặp ban lãnh đạo. Một người ở chi nhánh tỉnh chỉ biết trụ sở qua những cuộc họp trực tuyến ngắn. Một người ít nói, không tự giới thiệu mình, dễ bị coi là không có nhu cầu.
Khi công ty dựng chương trình cố vấn có tổ chức, đây là cơ hội để sửa sự chênh lệch đó. Nhưng nếu chương trình chỉ mời người tự đăng ký, hoặc để quản lý tự đề cử, nó thường lặp lại đúng sự chênh lệch cũ, vì người được để ý vẫn là người được đề cử.
Những nhóm hay bị bỏ sót
Danh sách dưới không phải để dán nhãn ai, mà để người giữ nhịp chương trình tự kiểm: trong danh sách người được kèm hiện nay, những nhóm này có mặt không.
- Nữ quản lý mới lên, nhất là ở bộ phận hay ngành mà quản lý phần đông là nam, và ngược lại nam nhân viên ở những bộ phận phần đông là nữ.
- Người làm ca đêm, ca kíp, làm ở công trường hay kho bãi xa trụ sở.
- Người ở chi nhánh, cửa hàng, nhà máy tại tỉnh khác.
- Người làm bán thời gian, hợp đồng ngắn hạn nhưng gắn bó lâu với công ty.
- Người lớn tuổi mới chuyển sang nghề này, vốn thường bị coi là không cần kèm vì đã có tuổi.
- Người khuyết tật, người có hạn chế về đi lại, nghe nhìn.
- Người ít nói, không chủ động xin cơ hội.
- Người đang nuôi con nhỏ hoặc chăm người thân, không tham gia được những buổi ngoài giờ.
Nếu thấy một nhóm vắng mặt, đừng vội kết luận họ không có nhu cầu. Hãy hỏi trực tiếp vài người trong nhóm đó xem họ có biết chương trình không, có muốn tham gia không, và điều gì đang cản.
Kèm cặp cho nữ quản lý: điều có ích và điều nên tránh
Có ích: người cố vấn đã đi qua vị trí đó. Nữ quản lý mới lên cần, như bất kỳ quản lý mới nào, người đã từng dẫn đội, xử lý mâu thuẫn, thương lượng ngân sách. Giới tính của người cố vấn không phải tiêu chí chính; kinh nghiệm mới là tiêu chí chính.
Có ích: có thêm một người từng gặp cùng hoàn cảnh, nếu họ muốn. Một số nữ quản lý mong có người cố vấn nữ để hỏi chuyện cân bằng gia đình và công việc, hay chuyện bị đánh giá khác khi quyết đoán. Nếu họ chủ động mong muốn, chương trình nên đáp ứng, có thể như người cố vấn thứ hai bên cạnh người cố vấn chính.
Có ích: được tham gia những nơi quyết định được đưa ra. Kèm cặp tốt không chỉ là trò chuyện; người cố vấn có thể rủ người được kèm tham dự một cuộc họp, một buổi gặp đối tác. Phần bảo trợ, tức là nói tốt và đề cử ở những chỗ quan trọng, là chủ đề riêng, nhưng người cố vấn nên biết khi nào nên giới thiệu.
Nên tránh: giả định họ cần học tự tin. Câu "em cần tự tin hơn" là lời khuyên hay gặp với nữ nhân viên mà lại hiếm khi cụ thể. Nếu có chỗ cần điều chỉnh, hãy nói tình huống cụ thể, như với mọi người.
Nên tránh: ghép chỉ vì cùng giới rồi coi như xong. Ghép hai người cùng giới mà không cùng kinh nghiệm cần thiết thì người được kèm có người để tâm sự nhưng không có người chỉ đường.
Rào cản thường gặp và cách chương trình tháo gỡ
Phần lớn rào cản không nằm ở con người mà ở cách tổ chức. Bảng dưới gợi ý điều chỉnh nhỏ cho từng rào cản.
| Rào cản | Biểu hiện | Cách tháo gỡ |
|---|---|---|
| Giờ gặp không hợp | Buổi cố vấn hay vào sau giờ làm, người có con nhỏ hay làm ca không đi được | Cho gặp trong giờ làm, xếp theo lịch ca của người được kèm |
| Khoảng cách địa lý | Người ở tỉnh xa không gặp được người cố vấn ở trụ sở | Cho phép gặp trực tuyến, ghép với người cố vấn cùng khu vực nếu có |
| Cách mời | Chỉ thông báo qua email nội bộ, người làm ở xưởng, cửa hàng không đọc | Nhờ tổ trưởng, cửa hàng trưởng nói trực tiếp, dán thông báo ở chỗ nghỉ |
| Đề cử qua quản lý | Quản lý đề cử người họ hay gặp, người ít nói bị bỏ sót | Kết hợp đề cử với tự đăng ký, người giữ nhịp chủ động hỏi thêm |
| Chỗ gặp không thuận tiện | Người khuyết tật khó tới quán cà phê, tầng không có thang máy | Hỏi người được kèm chỗ nào thuận tiện, linh hoạt hình thức |
Những điều chỉnh này có lợi cho mọi người tham gia, không chỉ cho nhóm ít được để ý. Gặp trong giờ làm giúp người cố vấn bận rộn giữ được nhịp; mời trực tiếp giúp chương trình được biết đến rộng hơn.
Rà lại chương trình sau mỗi đợt
Người giữ nhịp có thể làm một lần rà soát đơn giản cuối mỗi đợt, không cần số liệu phức tạp, chỉ cần danh sách người tham gia.
- Đặt danh sách người được kèm cạnh danh sách nhân viên theo bộ phận, khu vực, ca làm. Có nơi nào vắng hẳn không?
- Hỏi ngắn vài người ở nơi vắng: có biết chương trình không, có muốn tham gia không, điều gì cản.
- Xem lại cách ghép: người được kèm ở mọi nhóm có được ghép với người cố vấn có đúng kinh nghiệm họ cần không, hay một số nhóm chỉ được ghép cho có?
- Hỏi người được kèm ở các nhóm khác nhau xem họ thấy chương trình có ích tới đâu. Nếu một nhóm luôn thấy ít ích hơn, tìm hiểu vì sao.
- Điều chỉnh cách mời, giờ gặp, hình thức cho đợt sau dựa trên những gì nghe được.
Việc rà soát này không nhằm đạt chỉ tiêu số người của nhóm nào. Nó chỉ để chắc rằng không ai bị bỏ sót chỉ vì cách tổ chức.
Người cố vấn kèm người khác hoàn cảnh với mình cần lưu ý gì
Hỏi thay vì đoán. Người cố vấn là nam kèm một nữ quản lý, người ở trụ sở kèm người ở chi nhánh, người không khuyết tật kèm người khuyết tật: trong mọi trường hợp, đừng đoán khó khăn của người kia. Hỏi họ điều gì đang làm họ vướng nhất trong công việc.
Không hạ thấp kỳ vọng. Một cách đối xử bất công khó nhận ra là kỳ vọng thấp hơn: giao việc nhẹ hơn, góp ý ít hơn, vì nghĩ người kia đã có nhiều khó khăn. Người được kèm cần được thử thách và góp ý thẳng như mọi người.
Để ý những điều mình chưa từng phải nghĩ tới. Người cố vấn có thể chưa bao giờ phải tính chuyện đón con lúc năm giờ chiều, chuyện tới một toà nhà không có lối cho xe lăn, chuyện bị gọi là "em gái" trong cuộc họp với đối tác. Nghe người kia kể những điều đó mà không gạt đi là bước đầu tiên.
Không biến người được kèm thành người đại diện. Đừng hỏi một nữ quản lý "phụ nữ thường nghĩ gì về chuyện này", hay hỏi người ở tỉnh "người ở tỉnh thì thế nào". Họ là một người, không phải phát ngôn viên của một nhóm.
Dùng ảnh hưởng của mình khi phù hợp. Người cố vấn lâu năm thường có tiếng nói hơn. Khi thấy người được kèm bị bỏ qua trong một cuộc họp hay một đợt xét chọn, nhắc tên họ, giới thiệu họ với người cần biết. Việc nhỏ này có khi giúp nhiều hơn nhiều buổi trò chuyện.
Tránh biến thành chương trình dán nhãn
Có một cái bẫy ngược: công ty dựng hẳn một chương trình riêng, như "chương trình kèm cặp cho nữ quản lý", rồi quảng bá rầm rộ. Ý định tốt, nhưng người tham gia có thể thấy mình bị dán nhãn là người cần giúp đỡ đặc biệt, và đồng nghiệp có thể nghĩ họ được ưu ái. Nhiều người chọn không tham gia chỉ để tránh cái nhãn đó.
Cách nhẹ nhàng hơn thường hiệu quả hơn: một chương trình chung cho mọi người, nhưng được thiết kế để ai cũng tiếp cận được, kèm thêm lựa chọn ghép theo mong muốn của người được kèm. Nếu công ty vẫn muốn có nhóm riêng, như nhóm chia sẻ của các nữ quản lý, nên để chính họ khởi xướng và tự quyết hình thức.
Ví dụ giả định: một công ty may ở Bắc Ninh nhận ra năm nào chương trình cố vấn cũng gần như chỉ có nhân viên văn phòng. Công ty không mở chương trình riêng cho công nhân, mà đổi cách mời: tổ trưởng giới thiệu trực tiếp ở buổi giao ca, buổi gặp xếp vào cuối ca có tính giờ, người cố vấn gồm cả những tổ trưởng lâu năm. Đợt sau, gần một nửa người được kèm đến từ xưởng. Chương trình vẫn là một, chỉ có cánh cửa được mở rộng hơn.
Câu hỏi thường gặp
Có nên làm chương trình cố vấn riêng cho nữ nhân viên không?
Thường không cần. Một chương trình chung được thiết kế cho mọi người tiếp cận được, kèm lựa chọn ghép theo mong muốn, ít gây cảm giác dán nhãn hơn. Nếu muốn có nhóm riêng, nên để chính người trong nhóm khởi xướng.
Nữ quản lý có nên được ghép với người cố vấn nữ không?
Nếu người được kèm mong muốn thì nên đáp ứng. Còn tiêu chí chính vẫn là người cố vấn có đúng kinh nghiệm người kia cần. Có thể kết hợp: người cố vấn chính theo kinh nghiệm, thêm người cố vấn thứ hai theo hoàn cảnh.
Làm sao biết chương trình đang bỏ sót ai?
Đặt danh sách người được kèm cạnh danh sách nhân viên theo bộ phận, khu vực, ca làm, rồi xem nơi nào vắng hẳn. Hỏi trực tiếp vài người ở đó xem họ có biết chương trình và điều gì đang cản.
Người làm ca đêm thì kèm cặp thế nào?
Xếp người cố vấn cùng ca hoặc ca gần, cho gặp vào đầu hay cuối ca có tính giờ, hoặc gặp trực tuyến ngắn. Đừng bắt họ tới trụ sở vào giờ hành chính khi đó là giờ họ ngủ.
Kèm cặp cho nhóm ít được để ý có phải là ưu tiên bất công không?
Không, nếu cách làm là mở cánh cửa cho mọi người chứ không phải trao thêm đặc quyền. Gặp trong giờ làm, mời trực tiếp, cho gặp trực tuyến là điều chỉnh có lợi cho mọi người tham gia.
Người ít nói không đăng ký thì có nên mời không?
Nên. Người ít nói thường không tự xin cơ hội nhưng không có nghĩa là không cần. Người giữ nhịp hoặc quản lý có thể hỏi riêng, giải thích chương trình, và tôn trọng nếu họ từ chối.
