Một chương trình cố vấn trong công ty sống được lâu khi người cố vấn thấy công sức của mình được nhìn thấy, và khi họ ở đó vì muốn chứ không vì bị phân công. Hai điều này đi cùng nhau: công ty không ghi nhận thì chỉ còn cách ép, mà ép thì người cố vấn làm cho xong, và người được kèm nhận ra ngay.
Bài này dành cho chủ doanh nghiệp, trưởng bộ phận và người giữ nhịp chương trình kèm cặp. Phần chính sách thưởng, khung năng lực và đánh giá năm thuộc mảng quản trị nhân sự và có ở các trang chuyên về nhân sự; ở đây chỉ bàn phần riêng của kèm cặp.
Công sức người cố vấn thường bị bỏ quên ở đâu
Thời gian người cố vấn bỏ ra không hiện trên bảng việc. Một buổi gặp một giờ mỗi tháng nghe nhỏ, nhưng kèm theo đó là chuẩn bị, nhắn tin trả lời giữa các buổi, nghĩ xem nên giới thiệu người được kèm với ai, và đôi khi là những cuộc nói chuyện dài khi người được kèm gặp chuyện khó. Người cố vấn làm những việc ấy chen giữa việc chính, vốn đã kín lịch.
Phần kết quả cũng thường thuộc về người khác. Khi người được kèm làm tốt, thăng chức, được khen trước công ty, ít ai nhắc tới người đã ngồi với họ mỗi tháng suốt một năm. Người cố vấn không đòi được nhắc, nhưng sau vài lần như vậy, họ bắt đầu thấy việc này là việc riêng, làm hay không cũng chẳng ai biết.
Cuối cùng là chỗ mù trong đánh giá. Nếu buổi nhìn lại năm làm việc chỉ hỏi về chỉ tiêu, dự án, doanh số, thì người dành nhiều giờ kèm người khác có thể trông kém hơn người chỉ lo việc mình. Công ty nói rằng coi trọng việc kèm cặp, nhưng cách đánh giá lại nói điều ngược lại, và người lâu năm tin vào cách đánh giá hơn là lời nói.
Các cách ghi nhận và điều cần để ý
Ghi nhận không nhất thiết là tiền. Bảng dưới liệt kê các hình thức hay dùng; công ty chọn vài cách hợp với mình, quan trọng là làm đều và làm thật.
| Cách ghi nhận | Hợp với | Điều cần để ý |
|---|---|---|
| Tính giờ cố vấn là giờ làm việc | Mọi công ty | Phải đi kèm việc giảm bớt việc khác, nếu không chỉ là lời nói |
| Ghi vào buổi nhìn lại năm làm việc | Công ty có đánh giá định kỳ | Ghi nhận công sức kèm cặp, không chấm điểm người cố vấn theo kết quả của người được kèm |
| Lời cảm ơn có tên trước tập thể | Công ty nhỏ, văn hoá thân | Hỏi trước người cố vấn có muốn được nêu tên không; không nêu chuyện riêng của người được kèm |
| Phụ cấp trong thời gian kèm | Xưởng, cửa hàng, nơi tính công theo giờ | Nói rõ là ghi nhận công sức, không biến thành khoản phải đổi bằng số buổi gặp |
| Cơ hội học thêm, dự khoá, đi hội thảo nghề | Người cố vấn còn muốn phát triển | Hỏi người cố vấn muốn học gì thay vì chọn hộ |
| Tính kinh nghiệm cố vấn khi xét lên vị trí quản lý | Công ty đang lớn | Chỉ là một yếu tố, không ép người không muốn làm quản lý phải kèm người để được ghi nhận |
Những hình thức nhỏ làm đều đặn thường có tác dụng hơn một giải thưởng lớn mỗi năm. Người cố vấn cần thấy công ty để ý, không cần một nghi lễ.
Ghi nhận thế nào để không thành chấm điểm
Ghi nhận công sức, không ghi nhận thành tích của người được kèm. Nếu thưởng người cố vấn theo việc người họ kèm có được thăng chức không, người cố vấn sẽ chọn kèm người vốn đã nổi bật, và người cần giúp nhất bị bỏ lại.
Hỏi người được kèm nói gì về người cố vấn, nhưng ở mức chung. Một hai câu như "buổi gặp có ích cho bạn không" đủ để biết. Không biến thành phiếu chấm điểm người cố vấn theo thang.
Ghi nhận cả người cố vấn cho những cặp không thành. Có những cặp dừng giữa chừng vì không hợp. Người cố vấn đã bỏ thời gian và đã thử; việc đó vẫn đáng được ghi nhận.
Để người cố vấn tự kể. Trong buổi nhìn lại năm, hỏi người cố vấn họ học được gì từ việc kèm người khác. Câu trả lời thường cho thấy giá trị của chương trình rõ hơn mọi con số.
Vì sao ép mọi người làm cố vấn thường hỏng
Khi chương trình thiếu người cố vấn, nhiều công ty chọn cách đơn giản: ai từ cấp nào trở lên thì phải kèm ít nhất một người. Cách này lấp đủ danh sách nhưng hay gây ra những chuyện sau:
- Người cố vấn không muốn làm gặp cho đủ số buổi, nói chuyện chung chung, người được kèm thấy mình là gánh nặng.
- Người được kèm ngại hỏi thật vì cảm thấy người cố vấn đang làm nghĩa vụ.
- Người giỏi chuyên môn nhưng không hợp việc kèm cặp bị đẩy vào vai mình không giỏi, và tự thấy mình kém đi.
- Những người vốn đã kèm người khác tự nguyện thấy việc của mình bị biến thành chỉ tiêu, và mất hứng.
- Số cặp trong báo cáo đẹp, nhưng chương trình không giúp được ai, và lần sau mời ai tham gia cũng khó.
- Ở công ty nhỏ, người lâu năm bị giao kèm hết đợt này tới đợt khác, kiệt sức rồi nghỉ, mang theo chính kinh nghiệm công ty muốn giữ.
Điều này không có nghĩa là chương trình phải chờ người tự xung phong. Có cách mời người đúng mà không ép, được bàn ở phần dưới.
Mời người làm cố vấn mà không ép
Phần lớn người lâu năm sẵn lòng kèm người khác nếu được mời đúng cách và biết rõ mình nhận việc gì. Một trình tự gợi ý:
- Hỏi riêng, không hỏi trong cuộc họp. Trước đông người, ai cũng khó từ chối, nên câu "có" nhận được không có giá trị.
- Nói rõ vì sao mời người đó. "Anh xử lý khách khó tốt nhất phòng, mấy bạn mới cần học cái đó" thuyết phục hơn "công ty cần thêm người cố vấn".
- Nói rõ việc sẽ tốn bao nhiêu thời gian, kéo dài bao lâu. Người lâu năm hay từ chối vì sợ ôm một việc không có điểm dừng.
- Nói rõ công ty sẽ bớt cho họ việc gì hoặc ghi nhận ra sao. Nếu chưa bớt được gì thì nói thật, đừng hứa.
- Cho thời gian nghĩ và cho phép từ chối. Người từ chối hôm nay có thể nhận lời ở đợt sau, khi việc chính nhẹ hơn.
- Cho thử một đợt ngắn. Ba tháng với một người là đủ để biết mình có hợp việc này không, mà không phải cam kết dài.
Nếu mời đúng cách mà vẫn không đủ người, đó là dấu hiệu người lâu năm đang quá tải, hoặc chưa tin chương trình được coi trọng. Sửa chỗ đó trước, thay vì ép thêm.
Ví dụ giả định: một công ty kỹ thuật nhỏ ở Huế
Anh Phong là giám đốc một công ty lắp đặt điện công nghiệp khoảng bốn mươi người ở Huế. Năm đầu dựng chương trình cố vấn, anh quy định mọi kỹ sư trên năm năm kinh nghiệm phải kèm một kỹ sư trẻ. Mười cặp được lập. Sau sáu tháng, anh hỏi riêng vài kỹ sư trẻ và nhận ra phần lớn cặp chỉ gặp đôi ba lần; vài kỹ sư lâu năm thừa nhận họ không biết nên nói gì và thấy đây là việc thêm.
Năm sau anh làm khác. Anh hỏi riêng từng kỹ sư lâu năm ai muốn kèm, nói rõ mỗi tháng một buổi, tính vào giờ làm, và trong mùa cao điểm được hoãn. Năm người nhận lời, hai người hẹn đợt sau. Trong buổi họp cuối năm, anh cảm ơn từng người cố vấn bằng tên, nói ngắn về việc họ đã bỏ thời gian, không nhắc chuyện riêng của các cặp. Trong buổi nhìn lại năm làm việc, có thêm một mục về việc kèm người khác.
Số cặp ít hơn năm trước, nhưng các cặp gặp đều hơn, và hai kỹ sư trẻ năm trước được kèm đã tự hỏi xin được làm người kèm cho người mới vào. Anh Phong không chắc chương trình đã làm thay đổi bao nhiêu phần, nhưng anh thấy người tham gia nói về nó như việc của mình, chứ không như việc được giao.
Giữ người cố vấn lâu dài
Người cố vấn tốt là tài sản khó thay. Muốn giữ họ, cần tránh để cùng vài người gánh mọi đợt. Sau một hai đợt, cho họ nghỉ một đợt, hoặc giảm còn kèm một người, và chủ động mời những người lâu năm khác chưa tham gia.
Tạo chỗ để những người cố vấn gặp nhau, vài lần mỗi năm, kể cho nhau nghe điều gì khó, cách gì hiệu quả. Người cố vấn hay thấy cô đơn với những câu hỏi như "mình có đang nói quá nhiều không", "bạn này im lặng là vì sao". Nghe người khác cũng gặp chuyện giống mình giúp họ đỡ lo và làm tốt hơn.
Cuối cùng, hỏi người cố vấn họ cần gì. Có người cần thêm thời gian, có người cần được học cách đặt câu hỏi, có người chỉ cần biết ai đó trong ban lãnh đạo thật sự đọc báo cáo của chương trình. Những thứ này rẻ hơn nhiều so với việc mất một người lâu năm vì họ thấy công sức của mình không ai để ý.
Câu hỏi thường gặp
Có nên trả thêm tiền cho người làm cố vấn trong công ty?
Tuỳ công ty. Ở nơi tính công theo giờ, phụ cấp trong thời gian kèm là cách ghi nhận rõ ràng. Ở văn phòng, tính giờ cố vấn là giờ làm, ghi nhận trong buổi nhìn lại năm và cơ hội học thêm thường có tác dụng không kém.
Có nên bắt buộc quản lý cấp trung làm cố vấn?
Không nên bắt buộc. Có thể khuyến khích, nói rõ lợi ích và ghi nhận, nhưng người bị ép thường làm cho xong. Mời riêng, cho phép từ chối và cho thử một đợt ngắn hiệu quả hơn.
Thưởng người cố vấn theo việc người được kèm thăng chức có ổn không?
Không nên. Người cố vấn sẽ chọn kèm người vốn đã nổi bật, và thăng chức phụ thuộc nhiều thứ ngoài cố vấn. Nên ghi nhận công sức và thời gian bỏ ra, không ghi nhận theo kết quả của người được kèm.
Làm sao biết người cố vấn đang quá tải?
Họ hoãn buổi gặp nhiều lần, trả lời người được kèm ngày càng chậm, hoặc nói thẳng khi được hỏi riêng. Nên hỏi thăm người cố vấn định kỳ và cho phép giảm bớt hoặc nghỉ một đợt.
Không ai muốn làm cố vấn thì làm sao?
Đó thường là dấu hiệu người lâu năm đang quá tải hoặc chưa tin chương trình được coi trọng. Hỏi riêng lý do, bớt việc cho người nhận lời, ghi nhận công khai những người đang kèm, và bắt đầu nhỏ với vài cặp tự nguyện.
Ghi nhận người cố vấn trước tập thể có cần hỏi ý không?
Nên hỏi. Có người thích được nêu tên, có người ngại. Khi ghi nhận, chỉ nói về công sức của người cố vấn, không nhắc chuyện riêng hay khó khăn của người được kèm.
