Một thoả thuận cố vấn tốt không cần dài, thường một hai trang, nhưng phải trả lời rõ bảy điều: cố vấn về việc gì, gặp nhau thế nào, trong bao lâu, thông tin nào phải giữ kín, tên cố vấn được dùng ra sao, thù lao nếu có, và hai bên dừng lại thế nào. Viết ra những điều đó trước khi bắt đầu giúp tránh phần lớn hiểu lầm về sau.
Nhiều người kỳ cựu nhận lời làm cố vấn qua một cuộc điện thoại hay một bữa cơm, vì thấy viết giấy tờ với người quen là khách sáo. Rồi một năm sau, doanh nghiệp in tên họ trong hồ sơ gọi vốn mà họ không biết, hay gọi cho họ mỗi tối như một nhân viên, hay giận vì họ cũng cố vấn cho một doanh nghiệp khác. Bài này đi qua từng điều khoản nên có, theo nguyên lý chung của Bộ luật Dân sự 2015 về hợp đồng; khi soạn văn bản chính thức, nên tra văn bản hiện hành và hỏi người am hiểu pháp luật.
Vì sao người quen cũng nên có thoả thuận bằng văn bản
Lý do đầu tiên là trí nhớ. Hai người nói chuyện vui vẻ trong một bữa cơm, mỗi người nhớ một kiểu. Người kỳ cựu nhớ là "thỉnh thoảng góp ý", chủ doanh nghiệp nhớ là "anh ấy nhận làm cố vấn chính thức". Sáu tháng sau, hai cách nhớ đó va nhau.
Lý do thứ hai là thay đổi. Doanh nghiệp lớn lên, thêm cổ đông, đổi người điều hành. Người mới không có mặt trong bữa cơm năm xưa và không biết bạn được mời với vai gì. Một văn bản ngắn giúp họ hiểu.
Lý do thứ ba là bảo vệ cả hai. Doanh nghiệp được bảo vệ về bí mật kinh doanh. Người cố vấn được bảo vệ khỏi việc bị coi là người quản lý, bị dùng tên sai mục đích, hay bị đổ trách nhiệm cho những quyết định mình không đưa ra.
Văn bản không làm quan hệ bớt thân. Ngược lại, khi mọi thứ đã rõ, hai bên thoải mái hơn trong việc nói thẳng với nhau. Có thể giới thiệu nó một cách nhẹ nhàng: "Mình viết ra một trang để cả hai nhớ cho đúng, sau này có ai mới vào công ty thì họ cũng biết".
Bảy điều khoản nên có
Bảng dưới liệt kê các điều khoản cơ bản và những câu hỏi mỗi điều khoản cần trả lời. Không phải thoả thuận nào cũng cần đủ mọi chi tiết, nhưng nên cân nhắc từng mục:
| Điều khoản | Câu hỏi cần trả lời |
|---|---|
| Phạm vi | Cố vấn về những mảng nào? Những việc gì không thuộc phạm vi, như điều hành, ký kết, giao việc cho nhân viên? |
| Cách làm việc | Gặp bao lâu một lần, trực tiếp hay trực tuyến? Ngoài buổi gặp, liên lạc qua kênh nào, trong giờ nào? |
| Thời hạn | Bắt đầu và kết thúc khi nào? Có tự gia hạn không? Khi nào hai bên ngồi lại đánh giá? |
| Bảo mật | Thông tin nào phải giữ kín, trong bao lâu, kể cả sau khi kết thúc? Có ngoại lệ nào? |
| Dùng tên | Doanh nghiệp có được nêu tên, ảnh, chức danh cố vấn trong hồ sơ, website, tài liệu quảng bá không? Cần duyệt trước không? |
| Thù lao và chi phí | Có thù lao không, theo hình thức nào? Chi phí đi lại do ai chịu? Các khoản thuế liên quan xử lý ra sao? |
| Chấm dứt | Mỗi bên có thể dừng khi nào, báo trước bao lâu? Khi dừng thì tài liệu, thông tin xử lý thế nào? |
Một số thoả thuận có thêm điều khoản về xung đột lợi ích, về quyền sở hữu những ý tưởng cố vấn đóng góp, hay về việc không lôi kéo nhân viên. Những điều khoản này hợp lý trong một số trường hợp, nhưng nên đọc kỹ và hỏi người am hiểu nếu thấy ràng buộc quá rộng.
Viết phạm vi cho rõ: điều khoản quan trọng nhất
Liệt kê mảng, không viết chung chung. "Cố vấn về chiến lược kinh doanh" quá rộng. "Góp ý về kế hoạch mở rộng sang thị trường miền Trung và quản lý chuỗi cung ứng" rõ hơn nhiều, và giúp cả hai biết khi nào một yêu cầu đã vượt phạm vi.
Nói rõ những gì không làm. Một câu như "Cố vấn không tham gia điều hành, không đại diện công ty ký kết, không giao việc trực tiếp cho nhân viên" bảo vệ cả hai bên. Nó cũng giúp nhân viên công ty hiểu vai của bạn.
Phân biệt góp ý với dịch vụ chuyên môn. Nếu bạn là kế toán, luật sư hay kỹ sư có chứng chỉ, nói rõ góp ý trong vai cố vấn không phải là dịch vụ chuyên môn có trách nhiệm nghề nghiệp. Khi doanh nghiệp cần dịch vụ đó, nên có hợp đồng riêng, hoặc nhờ người khác.
Đặt giới hạn thời gian ngoài buổi gặp. Ví dụ: trả lời tin nhắn trong vòng hai ngày làm việc, không nhận cuộc gọi sau một giờ nhất định trừ việc khẩn đã thống nhất là khẩn. Nghe có vẻ cứng, nhưng tránh được việc người cố vấn kiệt sức sau vài tháng.
Bảo mật: giữ cái gì, trong bao lâu
Người cố vấn thường được biết những điều nhạy cảm nhất: số liệu tài chính thật, kế hoạch chưa công bố, khó khăn nội bộ, thông tin khách hàng lớn. Điều khoản bảo mật nên nói rõ loại thông tin nào là bí mật, người cố vấn được dùng chúng vào việc gì (chỉ để góp ý cho doanh nghiệp), và nghĩa vụ giữ kín kéo dài bao lâu sau khi quan hệ kết thúc.
Về phía người cố vấn, cũng nên ghi rõ những ngoại lệ hợp lý: thông tin đã công khai, thông tin bạn đã biết từ trước, thông tin phải cung cấp theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật. Không có các ngoại lệ này, một điều khoản quá rộng có thể ràng buộc bạn cả với những gì bạn vốn đã biết từ nghề của mình.
Một điểm thực tế: nếu bạn cố vấn cho nhiều doanh nghiệp, cần cẩn thận tách thông tin. Kinh nghiệm chung của bạn thì mang đi đâu cũng được; số liệu, kế hoạch, khách hàng cụ thể của doanh nghiệp này thì không được dùng cho doanh nghiệp khác. Thói quen đơn giản như ghi chép riêng cho từng nơi, không kể chuyện của nơi này cho nơi kia kể cả khi đã giấu tên, giúp giữ được điều đó.
Dùng tên cố vấn: điều khoản hay bị bỏ qua
Với người kỳ cựu có tiếng trong ngành, tên của bạn có giá trị. Doanh nghiệp khởi nghiệp muốn đưa tên bạn vào hồ sơ gọi vốn, trang giới thiệu, bài báo, để tăng uy tín. Điều đó hợp lý nếu bạn thật sự đồng hành. Nhưng nó cũng có nghĩa uy tín của bạn gắn với doanh nghiệp đó, kể cả khi họ làm điều bạn không biết hay không đồng ý.
Thoả thuận nên nói rõ: doanh nghiệp được dùng tên bạn ở đâu, với chức danh gì, có cần bạn duyệt nội dung trước không, và khi quan hệ kết thúc thì gỡ tên trong bao lâu. Nên tránh những cách mô tả phóng đại vai của bạn, như ghi là "đồng sáng lập" hay "giám đốc" khi bạn chỉ là cố vấn.
Ví dụ giả định: anh Minh từng làm giám đốc kỹ thuật nhiều năm, nhận lời góp ý cho một nhóm làm phần mềm quản lý kho. Hai năm sau khi anh đã thôi, tên và ảnh của anh vẫn ở mục "đội ngũ cố vấn" trên trang giới thiệu, trong khi nhóm đang có tranh chấp với khách hàng. Một điều khoản ngắn về gỡ tên khi kết thúc đã tránh được chuyện khó xử này.
Thời hạn và đánh giá lại: đừng để thoả thuận trôi vô hạn
Nhiều quan hệ cố vấn bắt đầu rất hào hứng rồi dần nhạt đi mà không ai nói ra. Buổi gặp thưa dần, tin nhắn trả lời chậm dần, nhưng tên người cố vấn vẫn nằm trong hồ sơ và doanh nghiệp vẫn nghĩ mình có cố vấn. Cách tránh là đặt thời hạn ngay từ đầu, thường từ sáu tháng tới một năm, kèm một buổi đánh giá trước khi hết hạn.
Buổi đánh giá trả lời vài câu hỏi đơn giản. Doanh nghiệp đã nhận được gì từ quan hệ này? Những góp ý nào được dùng, những góp ý nào không, vì sao? Người cố vấn còn đủ thời gian và hứng thú không? Nhu cầu của doanh nghiệp có đổi không, kinh nghiệm của người cố vấn còn hợp không? Từ đó hai bên quyết định gia hạn, đổi phạm vi, hay kết thúc.
Ba tháng đầu nên được coi như thời gian thử. Trong thời gian này, mỗi bên có thể dừng với thời gian báo trước ngắn mà không cần lý do. Thời gian thử giúp người kỳ cựu không bị ràng buộc vào một quan hệ không hợp, và giúp doanh nghiệp không phải giữ một cố vấn chỉ vì ngại nói.
Điều khoản chấm dứt nên có cả phần "sau khi kết thúc": bảo mật còn hiệu lực bao lâu, tài liệu được trả lại hay huỷ, tên được gỡ khi nào, thù lao còn lại thanh toán ra sao. Viết sẵn những điều này khi hai bên còn vui vẻ dễ hơn nhiều so với lúc chia tay.
Mẫu khung một trang để bắt đầu
Dưới đây là khung gợi ý cho một thoả thuận cố vấn đơn giản giữa người kỳ cựu và doanh nghiệp nhỏ. Đây là khung tham khảo, không phải mẫu hợp đồng có giá trị pháp lý thay cho tư vấn của người am hiểu pháp luật:
- Hai bên: tên doanh nghiệp, người đại diện; tên người cố vấn.
- Mục đích: một đoạn ngắn nói vì sao doanh nghiệp mời cố vấn và mong đợi gì.
- Phạm vi: các mảng cố vấn; các việc không thuộc phạm vi.
- Cách làm việc: nhịp gặp, kênh liên lạc, giới hạn thời gian.
- Thời hạn: ngày bắt đầu, thời gian thử, ngày đánh giá lại.
- Bảo mật: loại thông tin, mục đích sử dụng, thời hạn giữ kín, ngoại lệ.
- Dùng tên: được dùng ở đâu, cách duyệt, gỡ tên khi kết thúc.
- Thù lao và chi phí: hình thức, cách thanh toán, chi phí đi lại.
- Xung đột lợi ích: cố vấn khai báo các vai liên quan, cam kết báo khi có thay đổi.
- Chấm dứt: thời gian báo trước, cách xử lý tài liệu khi kết thúc.
Khi thù lao bằng cổ phần hay quyền chọn mua cổ phần, khi giá trị lớn, hoặc khi có điều khoản không cạnh tranh, thoả thuận trở nên phức tạp hơn nhiều và nên có người am hiểu pháp luật doanh nghiệp, thuế xem xét. Thu nhập từ cố vấn có thể thuộc diện chịu thuế thu nhập cá nhân theo quy định hiện hành.
Câu hỏi thường gặp
Thoả thuận cố vấn có phải là hợp đồng lao động không?
Thông thường không. Cố vấn độc lập thường là quan hệ dân sự, gần với hợp đồng dịch vụ theo Bộ luật Dân sự 2015, không phải quan hệ lao động. Nhưng nếu thực tế bạn làm việc theo giờ giấc, chịu quản lý điều hành như nhân viên, quan hệ có thể bị nhìn khác. Khi chưa chắc, nên hỏi người am hiểu.
Cố vấn không lấy tiền thì có cần thoả thuận không?
Vẫn nên có. Phạm vi, bảo mật, dùng tên và cách chấm dứt quan trọng không kém khi không có tiền. Thậm chí khi không có thù lao, các điều khoản này càng cần để hai bên không kỳ vọng quá nhiều ở nhau.
Có nên ký thoả thuận không cạnh tranh khi làm cố vấn?
Cân nhắc kỹ. Điều khoản ngăn bạn cố vấn cho doanh nghiệp khác cùng ngành có thể ảnh hưởng lớn tới công việc của bạn. Nếu có, nên giới hạn rõ phạm vi, thời gian, và hỏi người am hiểu về tính hợp lý của nó.
Ai nên soạn thoả thuận, doanh nghiệp hay người cố vấn?
Thường doanh nghiệp soạn, nhưng người cố vấn nên đọc kỹ và đề nghị sửa những chỗ chưa hợp lý. Người kỳ cựu cố vấn cho nhiều nơi có thể chuẩn bị sẵn một khung của mình để đưa ra khi doanh nghiệp chưa có.
Thoả thuận có cần công chứng không?
Thông thường không bắt buộc với thoả thuận cố vấn đơn giản. Chữ ký của hai bên là đủ để làm bằng chứng về những gì đã thống nhất. Trường hợp liên quan chuyển nhượng cổ phần hay tài sản thì có thể có yêu cầu riêng, nên hỏi người am hiểu.
Khi doanh nghiệp vi phạm thoả thuận, như dùng tên sai, thì làm gì?
Trước hết nói chuyện trực tiếp, nhắc điều khoản đã ký và yêu cầu sửa. Phần lớn trường hợp được giải quyết ở bước này. Nếu không, gửi yêu cầu bằng văn bản; tình huống nghiêm trọng thì hỏi luật sư về các bước tiếp theo.
