Ghép cặp là khâu quyết định nhiều nhất trong một chương trình cố vấn: cặp hợp thì gặp đều và cả hai đều thấy có ích, cặp lệch thì vài buổi là tan dù chương trình được thiết kế tốt tới đâu. Ghép không cần công thức phức tạp. Nó cần vài tiêu chí rõ, vài kiểu ghép cần tránh, việc hỏi ý cả hai bên, và một lối đổi cặp đàng hoàng.
Bài này dành cho người giữ nhịp chương trình cố vấn trong công ty, thường là người phụ trách nhân sự hoặc một quản lý được giao việc. Phần dưới đi qua tiêu chí ghép theo mục tiêu, những kiểu ghép hay gây rắc rối, cách hỏi ý, buổi gặp đầu, dấu hiệu cặp không hợp và cách đổi cặp.
Ghép theo mục tiêu, không theo cảm tính
Cách ghép phổ biến nhất ở công ty nhỏ là ghép theo cảm tính: người phụ trách thấy hai người "có vẻ hợp" thì ghép. Cách này đôi khi đúng, nhưng thường dẫn tới ghép người giống nhau. Hai người cùng tính, cùng quê, cùng sở thích trò chuyện vui vẻ, nhưng người cố vấn không có đúng kinh nghiệm người kia cần.
Câu hỏi đầu tiên khi ghép là: người được kèm cần gì trong sáu tháng hay một năm tới? Một nhân viên kinh doanh mới cần học cách giữ khách, người phù hợp là người bán hàng lâu năm giỏi giữ khách, không nhất thiết là người bán được nhiều nhất. Một kỹ sư sắp lên trưởng nhóm cần học cách dẫn người, người phù hợp là một quản lý từng đi đúng con đường đó, có thể ở bộ phận khác.
Sau khi xác định nhu cầu, mới xét tới sự hợp nhau về tính cách và cách làm việc. Tính cách quan trọng, nhưng là tiêu chí thứ hai. Một cặp khác tính mà người cố vấn có đúng kinh nghiệm thường vẫn làm việc được nếu cả hai biết tôn trọng nhau. Một cặp hợp tính mà người cố vấn không có kinh nghiệm cần thiết sẽ thành những buổi cà phê dễ chịu và vô ích.
Tiêu chí ghép và mức ưu tiên
Bảng dưới gợi ý thứ tự cân nhắc. Ở công ty nhỏ, ít người để chọn, bạn sẽ không đáp ứng được hết; giữ chặt hai dòng đầu, linh hoạt ở các dòng sau.
| Tiêu chí | Mức ưu tiên | Vì sao |
|---|---|---|
| Người cố vấn từng đi qua đúng điều người kia cần | Cao nhất | Đây là lý do tồn tại của quan hệ cố vấn |
| Không có quan hệ đánh giá trực tiếp | Bắt buộc | Người được kèm cần nói thật mà không sợ ảnh hưởng tới đánh giá |
| Người cố vấn có thời gian thật trong giai đoạn đó | Cao | Người giỏi mà không có giờ thì cặp tan nhanh |
| Khoảng cách kinh nghiệm vừa phải | Trung bình | Quá gần thì ít điều để học, quá xa thì khó hiểu nhau |
| Cách làm việc, nhịp giao tiếp hợp nhau | Trung bình | Giúp các buổi gặp dễ chịu, nhưng không thay được kinh nghiệm |
| Khác bộ phận | Tuỳ mục tiêu | Tốt cho việc mở góc nhìn, kém hơn khi cần kèm chuyên môn sâu |
Có một tiêu chí ngầm nên tránh dùng: ghép theo giới, tuổi, quê quán vì nghĩ như vậy "dễ nói chuyện". Nếu người được kèm chủ động mong muốn điều đó, như một bạn nữ mong có người cố vấn nữ để hỏi chuyện cân bằng gia đình và công việc, thì đáp ứng. Còn tự ý ghép theo nhóm thì dễ làm hẹp góc nhìn của cả hai.
Ghép cặp khi công ty có quá ít người
Công ty hai ba chục người thường gặp một bài toán: người cần kèm thì có, nhưng người có đúng kinh nghiệm lại chính là quản lý trực tiếp của họ, hoặc chỉ có một người lâu năm cho cả công ty. Vài cách xử lý hay dùng.
Cách thứ nhất là chấp nhận ghép chéo bộ phận và đổi mục tiêu cho phù hợp: người cố vấn khác bộ phận không dạy chuyên môn, mà giúp người mới hiểu công ty, hiểu cách làm việc với các bộ phận khác, có chỗ để nói chuyện. Phần chuyên môn vẫn học từ quản lý trực tiếp và đồng nghiệp cùng tổ.
Cách thứ hai là cố vấn nhóm: một người lâu năm gặp ba bốn người mới cùng lúc mỗi tháng, thay vì kèm từng người. Cách này giảm tải cho người cố vấn, và người mới học được từ nhau.
Cách thứ ba là tìm cố vấn ngoài công ty: chủ doanh nghiệp nhờ người quen trong ngành, ở doanh nghiệp không cạnh tranh, kèm một nhân viên có triển vọng, hoặc hai doanh nghiệp nhỏ thân nhau trao đổi người cố vấn cho nhau. Cách này cần cẩn thận hơn về bảo mật thông tin kinh doanh, và nên có thoả thuận rõ ràng giữa hai bên về những gì không được bàn.
Cuối cùng, chủ doanh nghiệp có thể tự làm cố vấn cho một hai người, nhưng nên ý thức rằng người được kèm sẽ khó nói thật với người trả lương cho mình. Khi đó, nên chọn người không báo cáo trực tiếp lên chủ.
Những kiểu ghép nên tránh
Có vài kiểu ghép trông hợp lý trên giấy nhưng thường gây rắc rối trong thực tế.
- Ghép với quản lý trực tiếp hoặc người sẽ chấm điểm thi đua. Người được kèm sẽ chỉ kể những gì an toàn.
- Ghép hai người đang cạnh tranh, như cùng nhắm một vị trí sắp trống hoặc cùng phụ trách những khách hàng chồng chéo.
- Ghép người cố vấn đang có mâu thuẫn với quản lý của người được kèm. Người được kèm sẽ bị kẹt giữa.
- Ghép người có quan hệ họ hàng, tình cảm với nhau. Ranh giới giữa đời riêng và công việc sẽ mờ.
- Ghép một người cố vấn với quá nhiều người vì họ giỏi. Ba người là mức trần với người còn làm việc toàn thời gian.
- Ghép người cố vấn đang chuẩn bị nghỉ việc trong vài tháng tới với người được kèm cần một năm, trừ khi mục tiêu chính là bàn giao kinh nghiệm.
Người giữ nhịp không phải lúc nào cũng biết hết những quan hệ ngầm này. Cách đơn giản là hỏi riêng người cố vấn trước khi chốt: "Có lý do gì làm anh thấy không tiện khi kèm bạn này không?" Câu hỏi riêng cho phép họ nói thật mà không cần giải thích trước người khác.
Hỏi ý hai bên trước khi chốt cặp
Ghép cặp không nên là quyết định một chiều. Ở công ty nhỏ, quy trình hỏi ý có thể rất gọn mà vẫn tôn trọng cả hai bên.
- Hỏi người được kèm họ muốn học gì, muốn người cố vấn giúp mặt nào, có ai họ đặc biệt muốn hay không muốn được ghép không. Giữ kín câu trả lời phần "không muốn".
- Lập danh sách hai ba người cố vấn có thể hợp, dựa trên tiêu chí ở trên.
- Hỏi riêng người cố vấn đầu tiên trong danh sách: có thời gian không, có lý do gì không tiện không. Nếu họ từ chối, cảm ơn và hỏi người tiếp theo, không cần lý do.
- Giới thiệu người được kèm với người cố vấn đã đồng ý, kèm vài dòng về mục tiêu của người được kèm.
- Để hai bên gặp buổi đầu, sau đó hỏi riêng từng người xem có muốn tiếp tục không. Chỉ khi cả hai đồng ý mới coi là đã chốt cặp.
Bước cuối là bước hay bị bỏ qua nhất, nhưng nó giúp tránh tình trạng hai người ngại nhau mà không ai dám nói, kéo dài sáu tháng gặp cho có. Một câu hỏi riêng sau buổi đầu tốn vài phút và tránh được cả mùa lãng phí.
Dấu hiệu cặp không hợp
Buổi gặp liên tục bị dời. Một hai lần là chuyện bình thường. Ba lần liên tiếp thường cho thấy ít nhất một bên không thấy buổi gặp có giá trị.
Người được kèm không có gì để kể sau các buổi gặp. Khi người giữ nhịp hỏi thăm, họ chỉ nói "bình thường", "cũng được". Nếu sau ba buổi họ vẫn không kể được một điều cụ thể đã học, cặp đó có vấn đề.
Người cố vấn nói chủ yếu về mình. Người được kèm phàn nàn rằng buổi gặp thành buổi nghe kể chuyện cũ.
Có căng thẳng về cách làm việc. Một người rất đúng giờ, rất chi tiết; người kia linh hoạt, quen làm theo cảm hứng. Cả hai không sai, nhưng nếu không ai chịu điều chỉnh, buổi gặp sẽ thành buổi khó chịu.
Một bên kể với người khác chuyện đã nói trong buổi gặp. Đây là dấu hiệu nghiêm trọng nhất, cần xử lý ngay chứ không chờ mốc nhìn lại.
Đổi cặp mà không ai mất mặt
Đổi cặp là chuyện bình thường trong mọi chương trình cố vấn, và nên được nói như chuyện bình thường ngay từ buổi khởi động: "Nếu sau vài buổi thấy chưa hợp, cứ báo, chương trình sẽ ghép lại, không ai bị đánh giá gì." Câu nói trước đó làm việc đổi cặp sau này nhẹ đi nhiều.
Khi một bên muốn đổi, người giữ nhịp nói chuyện riêng với bên đó trước để hiểu lý do, rồi nói chuyện với bên kia bằng ngôn ngữ trung tính: "Mục tiêu của bạn ấy giờ nghiêng về phần khác, chương trình sẽ ghép bạn ấy với người có kinh nghiệm phần đó." Không cần kể lại nguyên văn lời phàn nàn.
Với người cố vấn bị đổi, hãy cảm ơn công sức của họ và, nếu họ vẫn muốn, ghép họ với người khác hợp hơn. Nhiều người cố vấn tốt chỉ chưa gặp đúng người. Với người được kèm, đổi cặp sớm tốt hơn nhiều so với chịu đựng hết thời hạn rồi kết luận rằng cố vấn không có ích.
Trường hợp có vi phạm nghiêm trọng như kể lại chuyện riêng hay có lời nói, hành vi không đúng mực, thì không còn là chuyện đổi cặp mà là chuyện phải xử lý theo nội quy công ty, và người vi phạm không nên tiếp tục làm cố vấn.
Câu hỏi thường gặp
Nên ghép người cố vấn cùng bộ phận hay khác bộ phận?
Tuỳ mục tiêu. Cần học chuyên môn sâu thì cùng bộ phận có lợi, nhưng tránh quản lý trực tiếp. Cần mở góc nhìn, học cách dẫn người, hiểu công ty rộng hơn thì khác bộ phận thường tốt hơn.
Một người cố vấn kèm được bao nhiêu người cùng lúc?
Với người còn làm việc toàn thời gian, một đến hai người là vừa, ba là mức trần. Nhiều hơn thì các buổi gặp sẽ bị dời liên tục, hoặc phải chuyển sang hình thức cố vấn nhóm nhỏ.
Có nên để người được kèm tự chọn người cố vấn không?
Có thể, nếu công ty đủ người và có danh sách người cố vấn sẵn sàng. Vẫn cần người giữ nhịp kiểm tra để tránh ghép với quản lý trực tiếp hoặc người đang cạnh tranh với họ.
Người cố vấn từ chối khi được mời thì sao?
Cảm ơn và mời người tiếp theo, không hỏi dồn lý do. Người miễn cưỡng nhận lời thường làm cặp tan nhanh. Từ chối đúng lúc tốt hơn cho cả chương trình.
Bao lâu thì biết cặp có hợp hay không?
Sau buổi đầu đã có tín hiệu, và sau ba buổi thường đủ rõ. Người giữ nhịp nên hỏi riêng từng người sau buổi đầu và sau buổi thứ ba, thay vì chờ tới cuối chương trình.
Đổi cặp có làm người cố vấn cũ thấy bị coi thường không?
Ít khi, nếu ngay từ đầu chương trình đã nói đổi cặp là chuyện bình thường, và khi đổi thì dùng lý do trung tính như mục tiêu đã đổi. Cảm ơn công sức và mời họ kèm người khác hợp hơn.
