Mỗi công ty đều có vài vị trí mà nếu người đang giữ nghỉ đột ngột, cả bộ phận chao đảo: trưởng ca sản xuất, kế toán trưởng, trưởng nhóm kỹ thuật, người phụ trách khách hàng lớn. Kèm cặp người kế nhiệm là chuẩn bị trước người có thể nhận vị trí đó, không phải trong vài tuần bàn giao mà qua nhiều tháng, với người đang giữ vị trí làm người cố vấn.
Bài này bàn kèm cặp người kế nhiệm ở các vị trí then chốt trong công ty, không bàn chuyện chuyển giao quyền sở hữu doanh nghiệp gia đình, vốn là chủ đề riêng. Phần dưới đi qua cách xác định vị trí cần người kế nhiệm, chọn người, kèm theo giai đoạn, giao quyền thử và những khó khăn tâm lý của cả hai phía.
Vì sao không thể chờ tới lúc có người nghỉ
Nhiều công ty chỉ nghĩ tới người kế nhiệm khi người đang giữ vị trí báo nghỉ, thường với một hai tháng báo trước. Một hai tháng đủ để bàn giao giấy tờ, mật khẩu, danh sách việc. Nhưng nó không đủ để truyền phần kinh nghiệm thật sự làm nên giá trị của vị trí: cách xử lý khi máy hỏng giữa ca đêm, cách nói chuyện với vị khách lớn khó tính, cách nhận ra sổ sách có gì bất thường chỉ bằng một cái liếc.
Phần kinh nghiệm đó cần thời gian và cần tình huống thật. Người kế nhiệm phải được đứng cạnh người lâu năm qua vài mùa cao điểm, vài sự cố, vài cuộc đàm phán, mới học được. Đó là lý do kèm cặp người kế nhiệm thường kéo dài sáu tháng tới vài năm, tuỳ vị trí.
Còn một lý do nữa ít được nói: người đang giữ vị trí cũng có thể nghỉ không báo trước, vì ốm đau, vì việc gia đình, vì một lời mời hấp dẫn. Công ty có người kế nhiệm đã được kèm sẵn sẽ chịu được cú sốc đó. Công ty không có thì phải tuyển gấp từ bên ngoài, thường mất nhiều tháng để người mới làm được như cũ.
Xác định vị trí nào cần người kế nhiệm trước
Công ty nhỏ không thể kèm người kế nhiệm cho mọi vị trí. Bảng dưới giúp xếp ưu tiên theo hai câu hỏi: vị trí đó trống thì thiệt hại lớn tới đâu, và tìm người thay từ bên ngoài khó tới đâu.
| Mức thiệt hại khi trống | Tìm người thay bên ngoài | Mức ưu tiên kèm người kế nhiệm | Ví dụ giả định |
|---|---|---|---|
| Lớn | Khó | Ưu tiên cao nhất | Trưởng ca nắm toàn bộ quy trình máy cũ của xưởng |
| Lớn | Dễ | Ưu tiên vừa | Kế toán tổng hợp ở công ty có sổ sách chuẩn |
| Nhỏ | Khó | Ưu tiên vừa | Thợ duy nhất biết sửa một loại thiết bị ít dùng |
| Nhỏ | Dễ | Không cần kèm riêng | Vị trí có quy trình rõ, nhiều người làm được |
Với vị trí ở ô ưu tiên cao nhất, ngoài người kế nhiệm còn nên có sổ tay quy trình và tài liệu hoá kinh nghiệm. Kèm cặp người kế nhiệm và ghi chép kinh nghiệm bổ sung cho nhau: sổ tay giữ phần nói ra được, kèm cặp truyền phần khó nói ra.
Chọn người kế nhiệm
Chọn theo tiềm năng cho vị trí mới, không chỉ theo thành tích ở vị trí cũ. Thợ giỏi nhất tổ chưa chắc là trưởng ca giỏi, vì trưởng ca cần điều phối người chứ không chỉ làm giỏi. Nhìn xem ai đã thể hiện được khả năng dẫn người, giữ bình tĩnh khi có sự cố, được đồng nghiệp tin.
Hỏi ý người được chọn. Có người giỏi nhưng không muốn lên vị trí quản lý, vì muốn giữ việc chuyên môn hoặc vì hoàn cảnh gia đình. Ép họ kèm để kế nhiệm là lãng phí cả hai phía.
Hỏi ý người đang giữ vị trí, nhưng không để họ quyết một mình. Người đang giữ vị trí biết rõ ai có tố chất, nhưng cũng có thể chọn người giống mình hoặc người thân quen. Ban lãnh đạo nên cùng quyết.
Cân nhắc có hai người thay vì một. Kèm hai người cho một vị trí giảm rủi ro khi một người nghỉ. Nhưng phải nói rõ với cả hai, và tránh biến thành cuộc đua làm hỏng quan hệ đồng nghiệp.
Không hứa chắc vị trí quá sớm. Nói rõ đây là chuẩn bị, việc trao vị trí còn tuỳ kết quả và thời điểm. Hứa chắc rồi không trao được làm mất người giỏi.
Kèm theo ba giai đoạn
Kèm người kế nhiệm hiệu quả thường đi qua ba giai đoạn, từ quan sát tới làm thử tới làm thật. Thời gian mỗi giai đoạn tuỳ độ phức tạp của vị trí.
- Giai đoạn quan sát. Người kế nhiệm đi cùng người đang giữ vị trí trong các cuộc họp, các ca khó, các buổi gặp khách. Sau mỗi tình huống, hai người ngồi lại vài phút: vì sao làm như vậy, đã cân nhắc những gì, nếu khác đi thì sao. Đây là lúc người lâu năm nói ra những điều họ vẫn làm theo phản xạ.
- Giai đoạn làm thử có người đỡ. Người kế nhiệm tự xử lý một phần việc, như dẫn một cuộc họp giao ca, xử lý một khách hàng vừa, lập một báo cáo tháng. Người lâu năm có mặt hoặc xem lại, góp ý sau. Phạm vi tăng dần.
- Giai đoạn làm thật, người cũ lùi lại. Người kế nhiệm giữ vai chính trong một khoảng thời gian, như khi người lâu năm nghỉ phép dài. Người lâu năm chỉ được gọi khi có việc vượt quá khả năng. Đây là phép thử thật.
- Nhìn lại sau mỗi giai đoạn. Hai bên và người quản lý cấp trên ngồi lại: người kế nhiệm đã vững phần nào, còn yếu phần nào, giai đoạn sau cần tập trung gì.
Đừng bỏ giai đoạn làm thật. Nhiều công ty kèm rất kỹ ở hai giai đoạn đầu, rồi tới ngày người cũ nghỉ mới lần đầu để người kế nhiệm đứng một mình. Đó là lúc rủi ro cao nhất. Để họ thử đứng một mình trong vài tuần khi người cũ vẫn còn ở công ty là cách an toàn hơn nhiều.
Khó khăn tâm lý của cả hai phía
Người đang giữ vị trí có thể cảm thấy bị đe doạ khi được yêu cầu kèm người thay mình, nhất là khi họ chưa có ý định nghỉ. Câu hỏi "có phải công ty muốn thay mình" là phản xạ tự nhiên. Ban lãnh đạo cần nói rõ mục đích: đây là chuẩn bị để công ty vững, không phải kế hoạch đẩy ai đi. Nếu thật sự có kế hoạch chuyển người lâu năm sang vai khác, như vai cố vấn hay phụ trách mảng mới, hãy nói thẳng và bàn với họ từ đầu.
Người kế nhiệm cũng có áp lực riêng. Họ bị đem ra so với người cũ, mọi sai sót đều bị nhìn kỹ. Đồng nghiệp ngang hàng có khi ghen tị. Người được kèm cần một chỗ để nói về những áp lực này, có thể là người cố vấn thứ hai ngoài người đang giữ vị trí, hoặc quản lý cấp trên.
Một điều giúp cả hai phía: ghi nhận rõ ràng vai trò của người đang giữ vị trí trong việc chuẩn bị người kế nhiệm. Việc truyền lại kinh nghiệm thành công nên được coi là một phần thành tích của họ, không phải việc phụ. Người lâu năm thấy công sức kèm cặp được ghi nhận sẽ kèm hết lòng hơn.
Khi người kế nhiệm không đạt hoặc rút lui
Không phải lần kèm người kế nhiệm nào cũng thành. Có người sau vài tháng nhận ra mình không muốn gánh trách nhiệm quản lý. Có người cố gắng nhưng không vượt được giai đoạn làm thật. Có người nhận được lời mời từ nơi khác và ra đi. Những kết cục này bình thường, và cách công ty xử lý chúng ảnh hưởng tới cả những lần kèm sau.
Khi người kế nhiệm tự rút lui, hãy tôn trọng quyết định và giữ họ ở vị trí chuyên môn với sự ghi nhận đầy đủ. Đừng để họ bị nhìn như người thất bại. Nhiều người sau vài năm, khi hoàn cảnh thay đổi, lại sẵn sàng nhận vai lớn hơn, và họ đã có sẵn nền tảng.
Khi người kế nhiệm không đạt, người lâu năm, người kế nhiệm và quản lý cấp trên nên ngồi lại nói thẳng: phần nào chưa vững, có nên kéo dài thời gian kèm hay đổi người. Đừng để mọi thứ trôi tới ngày người cũ nghỉ rồi mới biết. Nói thẳng sớm tuy khó nhưng ít tổn thương hơn nhiều so với một lần trao vị trí rồi phải rút lại.
Khi người kế nhiệm ra đi, công ty mất một khoản đầu tư, nhưng không mất hết: phần kinh nghiệm người lâu năm đã nói ra trong quá trình kèm thường đã được ghi lại một phần, và người lâu năm đã quen với việc truyền nghề. Lần kèm tiếp theo sẽ nhanh hơn.
Những lỗi thường gặp khi kèm người kế nhiệm
Vài lỗi lặp lại ở nhiều nơi, phần lớn tránh được nếu biết trước.
- Giữ kín kế hoạch kế nhiệm với chính người được chọn, khiến họ không biết mình đang được chuẩn bị và không chủ động học.
- Chỉ bàn giao giấy tờ, quy trình mà không cho người kế nhiệm tham gia tình huống thật.
- Để người lâu năm tự quyết hết cách kèm mà không có mốc nhìn lại, dẫn tới kèm theo cảm hứng.
- Không giao quyền thật trong giai đoạn làm thử, người kế nhiệm chỉ làm việc vặt của người cũ.
- Tuyển người từ bên ngoài vào đúng vị trí sau khi đã kèm người kế nhiệm nội bộ nhiều năm mà không giải thích, làm mất cả người kế nhiệm.
- Coi kèm người kế nhiệm là việc một lần; khi người kế nhiệm đã lên, không ai nghĩ tới người kế nhiệm tiếp theo cho vị trí họ vừa để lại.
Lỗi cuối cùng hay bị quên nhất. Kế nhiệm là một chuỗi: mỗi người lên một vị trí để lại một chỗ trống ở dưới. Công ty kèm cặp tốt là công ty nghĩ trước hai bước.
Câu hỏi thường gặp
Kèm người kế nhiệm nên bắt đầu trước bao lâu?
Tuỳ vị trí, nhưng thường từ sáu tháng tới hai năm trước khi cần. Vị trí càng phức tạp, càng phụ thuộc kinh nghiệm khó nói ra, càng cần bắt đầu sớm. Một hai tháng bàn giao chỉ đủ cho phần giấy tờ.
Có nên nói cho người được chọn biết họ đang được chuẩn bị kế nhiệm?
Nên nói, kèm lời rõ ràng rằng việc trao vị trí còn tuỳ kết quả và thời điểm. Người biết mình đang được chuẩn bị sẽ chủ động học. Tránh hứa chắc quá sớm.
Người đang giữ vị trí không muốn kèm người thay mình thì sao?
Nói chuyện để hiểu lý do, thường là lo bị thay thế. Giải thích mục đích là để công ty vững, ghi nhận công sức kèm cặp như một phần thành tích của họ, và nếu có kế hoạch chuyển vai thì nói thẳng.
Kèm một hay hai người kế nhiệm cho một vị trí?
Hai người giảm rủi ro khi một người nghỉ, nhưng cần nói rõ với cả hai và tránh biến thành cuộc đua. Công ty nhỏ thường chỉ đủ sức kèm một người, khi đó nên có thêm sổ tay quy trình làm dự phòng.
Làm sao biết người kế nhiệm đã sẵn sàng?
Cho họ giữ vai chính trong vài tuần khi người cũ vẫn ở công ty, như lúc người cũ nghỉ phép. Nếu họ xử lý được phần lớn tình huống và biết lúc nào cần hỏi, họ đã gần sẵn sàng.
Kèm người kế nhiệm khác gì kèm nhân viên mới?
Kèm nhân viên mới giúp họ đứng vững ở việc của mình. Kèm người kế nhiệm chuẩn bị họ nhận vai lớn hơn, nên cần cho họ tham gia tình huống thật ở cấp vị trí đó và giao quyền thử dần.
