Bạn vẫn cố vấn được cho người làm nghề khác, miễn là phân biệt rõ phần kinh nghiệm chuyển được qua ngành, như cách quản lý người, giữ chữ tín, đứng dậy sau thất bại, với phần chuyên môn mà bạn không nên đụng. Người khác ngành đôi khi còn giúp được điều người trong nghề không làm được: nhìn vấn đề từ bên ngoài, hỏi những câu người trong nghề đã quen tới mức không hỏi nữa.
Bài này dành cho người kỳ cựu được nhờ cố vấn bởi một người trẻ trong họ hàng, con của bạn bè, hay một người quen ở ngành hoàn toàn khác. Phần dưới bàn những gì chuyển được, những gì không, cách hỏi để hiểu nghề của người kia, và khi nào nên chỉ họ sang người trong nghề.
Vì sao người ta tìm cố vấn ngoài ngành
Nghe thì lạ: muốn học nghề dược sao lại nhờ một hiệu trưởng đã nghỉ hưu? Nhưng có vài lý do rất thật. Một là người trẻ không cần học chuyên môn từ cố vấn, vì chuyên môn đã có trường lớp, sách vở, đồng nghiệp. Cái họ thiếu là người để bàn chuyện quản lý người, đối mặt với sếp, giữ mình trong môi trường phức tạp. Những chuyện đó người lâu năm ở ngành nào cũng đã gặp.
Hai là người ngoài ngành không dính vào quan hệ trong ngành. Người được cố vấn có thể kể chuyện công ty mình thoải mái hơn, không lo chuyện lọt tới tai người quen. Ba là người ngoài ngành không bị trói bởi những cái "ngành mình xưa nay vẫn thế". Họ hỏi những câu ngây thơ, và đôi khi câu ngây thơ đó lại mở ra hướng giải quyết.
Cuối cùng là lý do đơn giản nhất: người được cố vấn tin bạn như một con người. Họ thấy cách bạn sống, cách bạn làm việc, và muốn học điều đó, bất kể bạn làm nghề gì. Lời nhờ như vậy là một sự tin cậy, nhưng cũng đặt lên bạn trách nhiệm phải rõ ràng về giới hạn của mình.
Phần nào chuyển được qua ngành, phần nào không
Kinh nghiệm của người lâu năm gồm nhiều lớp. Bảng dưới gợi ý cách chia, để bạn biết lúc nào nói chắc, lúc nào nói rào, lúc nào im.
| Loại kinh nghiệm | Chuyển qua ngành được không | Cách dùng khi cố vấn |
|---|---|---|
| Quản lý người, giao việc, xử lý mâu thuẫn | Phần lớn được | Kể kinh nghiệm, hỏi người kia điều gì khác ở ngành họ |
| Giao tiếp với cấp trên, khách hàng, đối tác | Phần lớn được | Gợi ý nguyên lý, để họ tự áp vào văn hoá ngành |
| Quản lý thời gian, giữ sức, đứng dậy sau thất bại | Được | Chia sẻ thẳng như với người cùng ngành |
| Lộ trình thăng tiến, thị trường lao động của ngành | Ít | Nói rõ mình không biết, gợi ý hỏi người trong nghề |
| Quy định, chuẩn mực nghề, kỹ thuật chuyên môn | Không | Không góp ý, chỉ hỏi để hiểu bối cảnh |
| Đạo đức nghề nghiệp chung, giữ chữ tín, bảo mật | Được, nhưng mỗi ngành có chuẩn riêng | Bàn nguyên lý, nhắc họ đối chiếu với chuẩn của ngành |
Khi không chắc một lời khuyên có thuộc nhóm chuyển được hay không, hãy nói rào: "Ở ngành anh thì chuyện này hay xử lý thế này, em xem ở ngành em có giống không." Câu rào nhỏ đó tránh cho người kia làm theo một điều không hợp với ngành họ.
Hỏi để hiểu nghề của người kia
Hỏi về một ngày làm việc. Họ làm từ mấy giờ, gặp những ai, việc nào chiếm nhiều thời gian nhất. Biết được nhịp làm việc giúp bạn hiểu vì sao họ kêu thiếu thời gian hay căng thẳng.
Hỏi về người có quyền quyết định. Trong ngành của họ, ai quyết việc thăng chức, ai giao việc, ai đánh giá? Ở nhà thuốc, phòng khám, công ty phần mềm hay công trường, câu trả lời rất khác nhau, và nó quyết định lời khuyên về cách đối mặt với cấp trên.
Hỏi điều gì ngành họ coi trọng. Có ngành coi trọng sự chính xác tuyệt đối, có ngành coi trọng tốc độ, có ngành coi trọng quan hệ. Lời khuyên hợp với ngành này có thể phản tác dụng ở ngành kia.
Hỏi về những điều cấm kỵ. Mỗi nghề có những việc không được làm dù nghe có vẻ hợp lý, như tự ý đổi thuốc cho khách ở nhà thuốc, hay sửa số liệu cho đẹp ở nghề kế toán. Biết trước giúp bạn tránh gợi ý sai.
Hỏi họ tự học nghề từ đâu. Câu này cho bạn biết họ có ai trong nghề để hỏi chuyên môn không. Nếu không có, việc đầu tiên bạn giúp được có khi là tìm cho họ một người như vậy.
Lợi thế của người ngoài cuộc
Người trong nghề lâu năm thường có những điểm mù chung của cả nghề. Họ coi một số việc là đương nhiên, một số khó khăn là không tránh được. Người ngoài ngành không có những giả định đó, nên hỏi được những câu như "vì sao chuyện này phải làm tay mỗi tuần?", "vì sao khách lại phải đợi lâu vậy?", "có ai thử làm khác chưa?".
Ví dụ giả định: chị Lan, quản lý một nhà hàng lâu năm ở Huế, cố vấn cho một bạn trẻ mới lên làm trưởng nhóm ở một phòng xét nghiệm tư. Chị không biết gì về xét nghiệm. Nhưng nghe bạn kể nhân viên liên tục nhầm thứ tự mẫu vào giờ cao điểm, chị hỏi: "Giờ đông nhất các em có chia ai lo việc gì không, hay ai rảnh thì làm?" Câu hỏi đó đến từ kinh nghiệm chia ca ở bếp. Bạn trẻ tự nghĩ ra cách phân vai trong giờ cao điểm, rồi tự kiểm lại với quy trình chuyên môn của phòng xét nghiệm trước khi áp dụng.
Lưu ý phần cuối của ví dụ: chị Lan gợi ra câu hỏi, nhưng người quyết định cách làm và kiểm nó với chuẩn của ngành là bạn trẻ. Người cố vấn ngoài ngành mở ra hướng nghĩ, không phán cách làm cụ thể trong chuyên môn của người khác.
Buổi gặp đầu với người khác ngành: năm việc nên làm
Buổi đầu với người cùng ngành thường đi thẳng vào chuyện nghề. Với người khác ngành, bạn cần thêm một bước: hiểu bối cảnh của họ và nói rõ phạm vi của mình. Trình tự gợi ý:
- Để người kia kể về công việc của họ trong mười lăm hai mươi phút đầu, bạn chủ yếu hỏi. Đừng vội liên hệ với ngành mình.
- Hỏi họ vì sao nhờ bạn, một người không cùng nghề. Câu trả lời cho biết họ mong ở bạn điều gì: cách quản lý người, cách sống với nghề, hay chỉ vì tin bạn.
- Nói rõ phần bạn giúp được và phần không. Ví dụ: chuyện dẫn nhóm, chuyện đối mặt với cấp trên thì bàn được; chuyện chuyên môn, chứng chỉ, lộ trình riêng của ngành thì bạn sẽ giúp tìm người khác.
- Thoả thuận nhịp gặp và cách liên lạc như mọi quan hệ cố vấn khác.
- Chốt một chủ đề cho buổi sau, thuộc phần bạn giúp được, để quan hệ bắt đầu bằng một việc cụ thể.
Buổi đầu như vậy giúp cả hai tránh hiểu lầm lớn nhất của quan hệ cố vấn khác ngành: người được cố vấn tưởng bạn sẽ chỉ được mọi thứ, còn bạn thì tưởng họ chỉ cần nghe chuyện đời. Nói rõ ngay từ đầu, hai bên đặt kỳ vọng đúng chỗ.
Những sai lầm hay gặp khi cố vấn người khác ngành
Có vài cái bẫy riêng mà người cố vấn ngoài ngành dễ rơi vào, dù rất có thiện chí.
- Áp nguyên quy trình của ngành mình vào ngành người kia, như khuyên một điều dưỡng xử lý mâu thuẫn với bác sĩ theo kiểu xử lý mâu thuẫn với đối tác kinh doanh.
- Coi nhẹ chuyên môn của người kia vì mình không hiểu, kiểu "việc đó chắc cũng đơn giản thôi".
- Góp ý vào phần kỹ thuật chuyên môn chỉ dựa trên những gì đọc trên mạng.
- Dùng lộ trình thăng tiến của ngành mình để đánh giá tốc độ lên của người kia.
- Giới thiệu họ sang người quen trong ngành mà không hỏi trước cả hai phía.
- Quên nói rõ giới hạn của mình, để người kia tưởng bạn hiểu ngành họ hơn thực tế.
Hầu hết các bẫy này tránh được bằng một thói quen: trước khi khuyên điều gì, hỏi lại "ở ngành em, chuyện này có khác không?". Câu hỏi đó vừa giữ cho bạn khiêm tốn, vừa buộc người kia nghĩ cho ngành của chính họ.
Khi nào nên chỉ sang người trong nghề
Có những câu hỏi bạn không nên trả lời, dù người kia tin bạn tới đâu: nên học thêm chứng chỉ chuyên môn nào, nên chuyển sang chuyên khoa hay mảng nào, mức thu nhập ở vị trí nào là hợp lý trong ngành, một thao tác kỹ thuật có đúng chuẩn không. Đó là chỗ của người trong nghề.
Khi gặp những câu hỏi đó, việc có ích nhất bạn làm được là giúp người kia tìm người trong nghề để hỏi. Có thể là đồng nghiệp lâu năm ở chỗ họ làm, thầy cô cũ, người trong hội nghề, hoặc người quen của bạn làm đúng ngành đó. Giúp họ chuẩn bị câu hỏi trước khi gặp người ấy cũng là một phần việc cố vấn.
Nhiều người trẻ có một cố vấn ngoài ngành cho chuyện làm người, làm việc với người, và một hai người trong ngành cho chuyện chuyên môn. Bạn không cần là tất cả. Bạn chỉ cần biết rõ phần nào là của mình và nói rõ điều đó.
Một điều thú vị là quan hệ cố vấn khác ngành thường kéo dài lâu hơn người ta nghĩ. Khi chuyên môn của người trẻ đã vững, họ ít cần người trong nghề kèm sát nữa, nhưng vẫn quay lại với người cố vấn ngoài ngành cho những quyết định lớn: nhận chức mới, đổi chỗ làm, cân giữa gia đình và công việc. Đó là những câu hỏi mà kinh nghiệm sống của bạn, không phụ thuộc ngành, giúp được nhiều nhất.
Câu hỏi thường gặp
Không cùng ngành có làm cố vấn được không?
Được, ở những phần chuyển qua ngành được như quản lý người, giao tiếp với cấp trên, quản lý thời gian và đứng dậy sau thất bại. Phần chuyên môn kỹ thuật và lộ trình riêng của ngành thì nên để người trong nghề trả lời.
Người được cố vấn hỏi chuyện chuyên môn mình không biết thì nói sao?
Nói thẳng là bạn không rành phần đó, rồi giúp họ tìm người trong nghề để hỏi. Có thể giúp họ chuẩn bị câu hỏi trước buổi gặp người ấy. Nói không biết làm phần còn lại của bạn đáng tin hơn.
Làm sao hiểu đủ về ngành của người kia để góp ý?
Hỏi về một ngày làm việc của họ, ai là người quyết định, ngành coi trọng điều gì và những việc cấm kỵ. Không cần hiểu chuyên môn, chỉ cần hiểu bối cảnh để lời khuyên không lệch.
Kinh nghiệm quản lý ở ngành này có áp được sang ngành khác không?
Phần nguyên lý thường áp được, như giao việc rõ ràng, phản hồi kịp thời, xử lý mâu thuẫn sớm. Cách làm cụ thể thì mỗi ngành khác, nhất là ngành có quy định chặt như y tế, tài chính. Nên để người kia tự đối chiếu.
Có nên giới thiệu người được cố vấn cho người quen trong ngành của họ không?
Nên, nếu bạn hỏi trước cả hai bên và người quen đó sẵn lòng. Nói ngắn gọn người được cố vấn đang cần gì, rồi để hai bên tự liên lạc. Không đưa số liên lạc của ai khi chưa được phép.
Người ngoài ngành có lợi thế gì khi cố vấn?
Không bị trói bởi thói quen của ngành nên hỏi được những câu người trong nghề đã quen không hỏi. Không dính quan hệ trong ngành nên người được cố vấn dễ nói thật hơn.