Cố vấn nhóm nhỏ là cách người kỳ cựu kèm được ba đến sáu người cùng lúc, và người được cố vấn học thêm được từ chính nhau chứ không chỉ từ người dẫn. Nó không phải buổi dạy học thu nhỏ, cũng không phải nhiều buổi một kèm một ghép lại. Nó có cách vận hành riêng, và người cố vấn cần chuyển vai từ người trả lời sang người giữ nhịp cho cuộc trò chuyện.
Bài này dành cho người đã từng cố vấn một kèm một và muốn thử nhóm, hoặc người nhận lời cố vấn cho một nhóm sinh viên, một nhóm nhân viên mới, một nhóm người cùng nghề ở tỉnh xa. Phần dưới đi qua chọn người, nhịp gặp, khung một buổi, cách để ai cũng được nói, và cách giữ bí mật khi nhiều người cùng nghe.
Khi nào cố vấn nhóm hợp hơn một kèm một
Cố vấn nhóm hợp khi nhiều người đang gặp những câu hỏi giống nhau: sinh viên năm cuối cùng lo chuyện ra trường, nhân viên mới cùng khoá cùng bỡ ngỡ, những người vừa lên làm trưởng nhóm lần đầu. Thay vì nghe cùng một câu hỏi năm lần ở năm buổi riêng, bạn nghe một lần, và năm người cùng bàn.
Lợi ích lớn nhất của nhóm không nằm ở chỗ tiết kiệm thời gian cho bạn, mà ở chỗ người được cố vấn học từ nhau. Một người đã gỡ được chuyện mà người khác đang mắc. Một người kể chuyện của mình, người khác thấy mình không cô đơn. Nhiều khi lời của một bạn cùng lứa còn dễ nghe hơn lời của người lớn tuổi hơn hai mươi năm.
Nhưng nhóm không hợp với mọi chuyện. Khi người được cố vấn đang gặp vấn đề rất riêng, như mâu thuẫn với chính sếp trực tiếp, chuyện sức khoẻ, chuyện gia đình, họ cần buổi một kèm một. Nhóm cũng không hợp nếu các thành viên đang cạnh tranh trực tiếp với nhau, như cùng ứng tuyển một vị trí. Nhiều người cố vấn kết hợp: gặp nhóm hằng tháng, và để ngỏ buổi riêng khi ai đó cần.
Chọn người và cỡ nhóm
Ba đến sáu người là cỡ dễ dẫn. Dưới ba, nhóm dễ thành hai buổi một kèm một xen nhau. Trên sáu, mỗi người có quá ít thời gian nói và buổi gặp bắt đầu giống lớp học.
Chọn người ở giai đoạn gần nhau. Một sinh viên năm cuối và một trưởng phòng mười năm khó bàn chung một chủ đề. Nhóm nên có điểm chung về giai đoạn nghề, dù khác ngành hay khác công ty cũng được.
Tránh xếp cấp trên và cấp dưới trực tiếp vào cùng nhóm. Người cấp dưới sẽ không nói thật khi sếp ngồi cạnh. Nếu cùng công ty, xếp người ở các phòng khác nhau.
Có chút đa dạng thì tốt. Khác giới, khác quê, khác ngành học làm nhóm có nhiều góc nhìn hơn. Nhưng đa dạng quá mức thì khó tìm chủ đề chung. Một điểm chung lớn và vài điểm khác là vừa.
Hẹn trước thời hạn của nhóm. Một nhóm sáu tháng hoặc một năm, hết hạn thì cùng nhìn lại và quyết định có đi tiếp không. Thời hạn rõ giúp người tham gia cam kết dễ hơn, và cho phép nhóm khép lại đàng hoàng thay vì tan dần.
Hỏi mỗi người mong gì trước khi bắt đầu. Nếu một người muốn bàn chuyện xin việc, người khác muốn bàn chuyện khởi nghiệp, nhóm sẽ khó giữ trọng tâm. Gom những người có mong muốn gần nhau.
Khung một buổi cố vấn nhóm khoảng chín mươi phút
Khung dưới là gợi ý cho nhóm năm người. Bạn điều chỉnh theo cỡ nhóm và thời gian thật, nhưng giữ thứ tự: mở, chọn chủ đề, bàn sâu, chốt việc.
| Phần | Thời gian gợi ý | Người cố vấn làm gì |
|---|---|---|
| Vòng mở đầu | Khoảng 15 phút | Mỗi người nói ngắn một việc đã làm từ buổi trước và một điều đang lo |
| Chọn chủ đề | Khoảng 5 phút | Cả nhóm chọn một hai chuyện đáng bàn sâu nhất trong số vừa kể |
| Bàn sâu chủ đề một | Khoảng 30 phút | Người kể nói rõ hơn, các bạn hỏi, cuối cùng mới tới lượt bạn góp kinh nghiệm |
| Bàn sâu chủ đề hai | Khoảng 25 phút | Như trên, hoặc dành cho một kỹ năng chung cả nhóm cần |
| Chốt việc | Khoảng 15 phút | Mỗi người nói một việc sẽ thử trước buổi sau, ghi lại để buổi sau hỏi |
Điểm quan trọng là ở phần bàn sâu, bạn nói cuối cùng chứ không phải đầu tiên. Nếu bạn nói trước, cả nhóm sẽ im và gật đầu. Nếu các bạn nói trước, bạn có thể bổ sung đúng chỗ thiếu, và nhóm học được cách tự giúp nhau.
Thời gian trong bảng chỉ là khung. Có buổi một chuyện cần cả tiếng, có buổi vòng mở đầu đã đủ đầy. Việc của bạn là để ý đồng hồ và hỏi nhóm trước khi kéo dài: "Chuyện này mình bàn thêm hai mươi phút, chủ đề kia để buổi sau, cả nhóm thấy được không?" Hỏi như vậy giữ cho nhóm cảm thấy buổi gặp là của chung.
Chuẩn bị trước mỗi buổi nhóm
Buổi nhóm cần chuẩn bị nhiều hơn buổi một kèm một, vì bạn phải giữ nhịp cho nhiều người. Vài việc nên làm trong tuần trước buổi gặp:
- Xem lại ghi chú buổi trước: mỗi người đã hẹn thử việc gì. Đầu buổi bạn sẽ hỏi lại từng người, nên cần nhớ.
- Nhắn nhắc lịch cho cả nhóm vài ngày trước, kèm một câu hỏi gợi ý để mọi người nghĩ trước, như "tháng này ai đã gặp tình huống khó với khách?".
- Nếu có người vắng buổi trước, nhắn riêng hỏi thăm và tóm ngắn những gì nhóm đã bàn, để họ không thấy bị bỏ lại.
- Chuẩn bị sẵn một chủ đề dự phòng là kỹ năng chung, phòng khi vòng mở đầu không ai có chuyện muốn bàn sâu.
- Chọn chỗ ngồi thành vòng tròn hoặc quanh một bàn, không xếp kiểu lớp học với bạn đứng phía trước.
Những việc này tốn chừng nửa giờ mỗi tháng nhưng làm buổi nhóm khác hẳn. Nhóm có người giữ nhịp đều đặn thường sống lâu hơn nhóm chỉ dựa vào hào hứng ban đầu.
Để người ít nói cũng lên tiếng
Trong nhóm nào cũng có người nói nhiều và người ít nói. Người nói nhiều không xấu, họ thường làm nhóm sôi nổi. Nhưng nếu để mặc, buổi gặp sẽ thành buổi của hai người, ba người còn lại ngồi nghe rồi dần bỏ không tới.
Vòng mở đầu là công cụ đơn giản nhất: ai cũng phải nói, theo thứ tự, mỗi người một lượt ngắn. Người ít nói có chỗ nói mà không phải tự giành lời. Khi bàn sâu, bạn có thể gọi tên nhẹ nhàng: "Em Hà, ở chỗ em có gặp chuyện tương tự không?" Gọi tên kèm câu hỏi cụ thể dễ trả lời hơn câu "ai có ý kiến gì không".
Với người nói nhiều, đừng cắt ngang thô. Một câu như "ý này hay, anh muốn nghe thêm các bạn khác nghĩ sao" là đủ nhẹ, hoặc nhờ họ giữ một vai như ghi lại việc mỗi người cam kết. Một lời nói riêng sau buổi cũng giúp: "Em có nhiều ý hay, lần sau em thử để các bạn nói trước rồi em bổ sung nhé."
Cũng nhớ rằng có người ít nói vì đang suy nghĩ, không phải vì không muốn tham gia. Cho họ cách góp ý khác, như nhắn cho bạn vài dòng sau buổi, hoặc gửi trước câu hỏi muốn bàn.
Thoả thuận chung của nhóm
Nhóm cần vài luật chung, nói ra ở buổi đầu và nhắc lại khi có người mới. Không cần nhiều, nhưng cần rõ. Gợi ý:
- Chuyện kể trong nhóm ở lại trong nhóm. Không kể lại cho người ngoài, không chụp màn hình tin nhắn nhóm gửi đi chỗ khác, không nhắc tên người kể khi bàn chuyện bên ngoài.
- Không bàn chuyện cụ thể có thể làm hại người vắng mặt. Được kể chuyện sếp khó tính, nhưng không nêu tên công ty và tên người ra để cả nhóm cùng chê.
- Góp ý về việc, không về người. Các bạn trong nhóm học theo cách bạn góp ý, nên bạn làm mẫu trước.
- Đến đúng giờ, báo trước khi vắng. Nhóm năm người mà mỗi buổi vắng hai thì không còn là nhóm.
- Ai cũng có quyền không kể. Không ép ai chia sẻ chuyện họ chưa sẵn sàng.
Nếu nhóm thuộc một chương trình trong công ty, nói rõ thêm điều gì sẽ báo lại cho bộ phận tổ chức, như số buổi tham gia, và điều gì không bao giờ báo, như nội dung các bạn kể.
Bạn cũng phải giữ đúng các luật này như mọi thành viên. Người cố vấn đem chuyện của một bạn trong nhóm ra làm ví dụ với nhóm khác, dù đã giấu tên, sẽ làm mất lòng tin rất nhanh nếu chuyện đến tai người trong cuộc.
Những khó khăn hay gặp khi dẫn nhóm
Khó khăn đầu tiên là nhóm mất nhịp sau vài buổi. Buổi đầu ai cũng hào hứng, đến buổi thứ tư thì người bận, người quên. Giữ một lịch cố định, như tối thứ năm tuần đầu mỗi tháng, và nhắc trước vài ngày giúp nhiều hơn mọi lời động viên. Nếu nhóm sụt còn hai người, nói chuyện thẳng với cả nhóm xem có nên đổi giờ, đổi hình thức, hay dừng lại.
Khó khăn thứ hai là một thành viên kéo cả nhóm vào chuyện riêng của mình mỗi buổi. Thường đó là người đang gặp chuyện thật sự khó. Hãy hẹn gặp riêng người đó, và giữ buổi nhóm cho chủ đề chung. Nếu chuyện của họ vượt quá chuyện nghề, gợi ý họ tìm người có chuyên môn.
Khó khăn thứ ba là mâu thuẫn giữa hai thành viên, nhất là khi họ cùng công ty. Đừng phân xử trước nhóm. Nói chuyện riêng với từng người, và nếu không gỡ được, cân nhắc chuyển một người sang nhóm khác. Mục tiêu của nhóm là để mọi người học, không phải để giữ đủ số lượng.
Câu hỏi thường gặp
Cố vấn nhóm có hiệu quả bằng cố vấn một kèm một không?
Mỗi hình thức hợp với một kiểu nhu cầu. Nhóm hợp khi nhiều người gặp câu hỏi giống nhau và học được từ nhau. Một kèm một hợp với chuyện riêng tư hoặc rất cụ thể. Nhiều người cố vấn kết hợp cả hai.
Nhóm cố vấn nên có bao nhiêu người?
Ba đến sáu người là cỡ dễ dẫn. Ít hơn thì nhóm giống hai buổi riêng xen nhau, nhiều hơn thì mỗi người có quá ít thời gian nói và buổi gặp dần giống lớp học.
Bao lâu nên gặp nhóm một lần?
Mỗi tháng một buổi khoảng chín mươi phút là nhịp phổ biến, đủ để mỗi người có việc để thử giữa các buổi. Quan trọng là lịch cố định để ai cũng sắp xếp được.
Có nên để cấp trên và cấp dưới trong cùng một nhóm không?
Không nên. Người cấp dưới sẽ khó nói thật khi sếp ngồi cạnh. Nếu nhóm trong cùng công ty, hãy xếp người ở các phòng khác nhau hoặc cùng cấp.
Thành viên kể chuyện nhóm ra ngoài thì xử lý thế nào?
Nói chuyện riêng với người đó trước, nhắc lại thoả thuận chung và hỏi vì sao chuyện xảy ra. Nếu nghiêm trọng hoặc lặp lại, có thể mời họ rời nhóm. Nhắc lại luật với cả nhóm mà không nêu tên.
Cố vấn nhóm trực tuyến có được không?
Được, nhất là khi thành viên ở nhiều tỉnh. Nên giữ nhóm nhỏ hơn, khoảng bốn người, yêu cầu bật hình nếu mọi người đồng ý và dùng vòng mở đầu để ai cũng lên tiếng sớm.