Người kèm (buddy) không phải người dạy chuyên môn, cũng chưa phải người cố vấn; đó là người đi bên cạnh nhân viên mới trong vài tháng đầu để họ không phải đoán những điều cả công ty đều biết mà không ai viết ra. Nhân viên lâu năm thường được giao vai này chỉ bằng một câu "em kèm bạn mới giúp anh nhé", rồi tự xoay. Bài này viết cho chính người được giao câu đó.
Phần quy trình hội nhập phía nhân sự (giấy tờ, lịch đào tạo, đánh giá thử việc) có ở các trang về quản trị nhân sự. Ở đây chỉ bàn cái người lâu năm cần biết để làm người kèm cho tử tế, và để vai này trở thành bước đầu của một quan hệ cố vấn nếu hai bên hợp nhau.
Người kèm, quản lý trực tiếp và người cố vấn khác nhau ra sao
Người mới thường có ba người quanh mình trong những tháng đầu. Vai của mỗi người khác nhau, và người kèm làm tốt nhất khi không giẫm sang vai hai người kia.
| Vai | Lo việc gì | Kéo dài bao lâu | Không nên làm |
|---|---|---|---|
| Người kèm (buddy) | Chỉ đường đi nước bước hằng ngày, giới thiệu người, giải thích luật ngầm, là chỗ hỏi những câu "ngại hỏi sếp" | Thường vài tuần tới ba tháng | Giao việc, đánh giá, báo cáo chuyện riêng của người mới cho quản lý |
| Quản lý trực tiếp | Giao việc, đặt kỳ vọng, đánh giá thử việc, quyết định | Suốt thời gian làm việc | Đẩy hết việc hướng dẫn cho người kèm rồi đứng ngoài |
| Người cố vấn | Bàn chuyện nghề, hướng đi, cách nghĩ, thường dài hạn | Nhiều tháng tới nhiều năm | Gánh luôn chuyện thủ tục hằng ngày |
| Người dạy chuyên môn | Dạy kỹ năng, quy trình của vị trí | Theo khoá hoặc theo đợt | Thay quản lý quyết định người mới đạt hay chưa |
Ở công ty nhỏ, một người có thể giữ hai vai, ví dụ người kèm cũng dạy chuyên môn. Không sao, miễn người đó biết lúc nào mình đang ở vai nào, và nói rõ với người mới. Riêng vai đánh giá thì nên tách khỏi người kèm: người mới khó hỏi thật một người đang chấm mình.
Người mới thật sự cần gì ở tuần đầu
Phần lớn người mới không thiếu tài liệu. Họ nhận đủ nội quy, sơ đồ tổ chức, mật khẩu. Cái họ thiếu là những điều không nằm trong tài liệu: ai thật sự quyết chuyện gì, nhóm hay ăn trưa ở đâu, cuộc họp sáng thứ Hai có cần nói không, gửi thư cho trưởng phòng khác thì có cần chép cho sếp mình không, chỗ để xe nào không ai được đỗ dù không có biển.
Những câu đó nghe vặt, nhưng người mới hỏi sai người hoặc không dám hỏi thì sẽ đoán, và đoán sai vài lần là mất tự tin. Người kèm chính là người trả lời những câu vặt này, không làm người mới thấy mình hỏi điều ngớ ngẩn.
Người kèm cũng là người đầu tiên giới thiệu người mới với những người họ cần biết. Một câu "đây là bạn mới bên anh, có gì về hoá đơn em hỏi chị này nhé" tiết kiệm cho người mới cả tuần tự dò. Danh sách năm, bảy người nên gặp trong tháng đầu, kèm một dòng mỗi người lo việc gì, là món quà thực tế nhất người kèm có thể đưa.
Nhịp ba tháng gợi ý
Không cần lịch dày. Một nhịp đơn giản, có điểm hẹn rõ, giúp người kèm không quên và người mới biết khi nào có dịp hỏi.
- Trước ngày đầu. Nhắn một tin ngắn chào và nói mình sẽ là người kèm, hẹn gặp ở đâu lúc mấy giờ. Người mới bớt bỡ ngỡ hẳn khi biết sáng hôm đó có người đón.
- Ngày đầu. Dẫn đi một vòng chỗ làm, chỉ chỗ ngồi, chỗ ăn, chỗ in ấn; giới thiệu người trong nhóm; ăn trưa cùng nếu được.
- Tuần đầu. Mỗi ngày hỏi một câu cuối giờ: "Hôm nay có gì làm em thấy lạ không?" Câu hỏi mở này thường lộ ra những điều người mới không biết là nên hỏi.
- Tuần hai tới tuần bốn. Gặp riêng mỗi tuần mười lăm, hai mươi phút. Nói về cách làm việc của nhóm, luật ngầm, người nên gặp tiếp.
- Tháng hai, tháng ba. Giãn ra hai tuần một lần. Để người mới tự đi nhiều hơn, mình chỉ còn là chỗ hỏi khi cần.
- Cuối tháng ba. Một buổi nhìn lại: điều gì giúp được, điều gì người mới muốn có sớm hơn. Ghi lại để người kèm sau làm tốt hơn.
Nếu công ty có lịch thử việc riêng, đặt nhịp này song song, không trùng lên buổi đánh giá của quản lý. Hai cuộc gặp khác mục đích nên để tách nhau.
Những điều người kèm hay làm quá tay
Làm hộ thay vì chỉ. Thấy người mới loay hoay, người lâu năm dễ nói "để anh làm cho nhanh". Một lần thì được, thành thói quen thì người mới không tự đứng được và người kèm kiệt sức.
Kể hết chuyện nội bộ. Người mới cần biết luật ngầm, không cần biết ai ghét ai. Truyền những nhận xét riêng về đồng nghiệp làm người mới mang định kiến từ ngày đầu và đặt họ vào thế khó.
Áp cách làm của mình là cách duy nhất. Nên nói "nhóm mình thường làm thế này, vì lý do này", để người mới phân biệt đâu là quy định, đâu là thói quen của riêng người kèm.
Báo lại cho quản lý những gì người mới kể riêng. Trừ chuyện an toàn hay vi phạm nghiêm trọng, những gì người mới tâm sự nên ở lại với người kèm. Một lần lộ là người mới thôi hỏi thật.
Ôm quá lâu. Sau ba tháng mà người mới vẫn chạy sang hỏi mọi việc, có thể người kèm đã giữ họ quá chặt. Rút dần là một phần của việc kèm.
Ví dụ giả định: một người kèm ở nhà máy may tại Đồng Nai
Chị Hạnh làm kế toán kho ở một nhà máy may tại Đồng Nai đã tám năm. Phòng nhận một bạn mới tốt nghiệp, và trưởng phòng nhờ chị làm người kèm. Lần trước chị cũng được nhờ, nhưng khi ấy chị chỉ đưa bạn mới một tập quy trình rồi bảo có gì cứ hỏi, và bạn đó gần như không hỏi gì cho tới lúc nghỉ sau hai tháng.
Lần này chị làm khác. Chị viết ra giấy mấy điều chị ước có người nói cho mình hồi mới vào: phiếu xuất kho nào phải ký trước ca chiều, tổ trưởng chuyền nào hay đổi số liệu vào phút chót và nên gọi xác nhận, chỗ nào trong kho không được tự vào. Chị dẫn bạn mới xuống từng tổ, giới thiệu từng người. Cuối mỗi ngày tuần đầu, chị hỏi một câu: "Hôm nay có gì em chưa hiểu mà ngại hỏi không?"
Tới tháng thứ ba, bạn mới đã tự xử lý được phần lớn việc, chỉ còn hỏi chị những ca khó. Hai người vẫn hay ngồi uống nước lúc giải lao và bắt đầu nói chuyện xa hơn: học thêm gì, có nên thi chứng chỉ không. Chị Hạnh không gọi đó là cố vấn, nhưng quan hệ đã chuyển sang hướng ấy một cách tự nhiên.
Từ người kèm sang người cố vấn, hoặc chia tay đẹp
Không phải cặp kèm nào cũng nên thành cặp cố vấn. Vai kèm có điểm kết thúc tự nhiên: khi người mới đã tự đi được, thường sau hai tới ba tháng. Lúc đó người kèm nên nói thẳng rằng giai đoạn kèm đã xong, chứ không lặng lẽ thưa dần làm người mới không biết mình có còn được hỏi nữa không.
Nếu hai bên thấy hợp và người mới muốn bàn chuyện xa hơn công việc hằng ngày, như hướng nghề, kỹ năng nên học, cách xử lý một quan hệ khó, thì có thể chuyển sang quan hệ cố vấn với nhịp thưa hơn và mục tiêu rõ hơn. Nói thành lời việc chuyển vai này, để cả hai biết từ giờ các buổi gặp là để làm gì.
Nếu không hợp, hoặc người kèm không có thời gian, kết thúc vẫn có thể ấm áp: một buổi nhìn lại ngắn, lời chúc, và câu "có gì cần cứ nhắn chị". Người kèm cũng có thể gợi ý một người khác hợp hơn để làm cố vấn, nếu người mới muốn tìm. Một người kèm biết lúc rút lui thường được người mới nhớ lâu hơn người ôm mãi không buông.
Dù kết thúc theo cách nào, người kèm nên dành vài phút ghi lại cho công ty những điều mình thấy trong ba tháng: chỗ nào người mới hay vấp, tài liệu nào thiếu, ai trong công ty được hỏi nhiều nhất. Những ghi chép này giúp người kèm sau bắt đầu dễ hơn, và giúp công ty sửa những chỗ hội nhập đang làm khó mọi người mới chứ không riêng một người.
Người kèm cần công ty chuẩn bị gì
Người lâu năm làm kèm tốt hơn hẳn khi công ty lo trước vài thứ, thay vì chỉ giao một câu rồi để họ tự lo.
- Báo trước ít nhất vài ngày, hỏi ý chứ không chỉ định đột ngột, và cho phép từ chối khi đang quá tải.
- Giảm bớt một phần việc trong những tuần đầu, hoặc ít nhất thừa nhận rằng thời gian kèm là thời gian làm việc.
- Một trang ngắn ghi rõ vai người kèm: làm gì, không làm gì, kéo dài bao lâu, chuyện gì phải báo quản lý.
- Không giao cùng lúc nhiều người mới cho một người kèm.
- Ghi nhận công sức kèm khi nhìn lại năm làm việc, dù chỉ là một dòng được nói ra.
- Hỏi người kèm sau mỗi đợt xem cần gì để lần sau dễ hơn.
Người kèm được chuẩn bị chu đáo thường chính là những người sau này sẵn lòng làm cố vấn khi công ty dựng chương trình dài hơi hơn.
Câu hỏi thường gặp
Người kèm (buddy) khác người cố vấn ở chỗ nào?
Người kèm lo chuyện hội nhập trong vài tháng đầu: đường đi nước bước, luật ngầm, người nên gặp. Người cố vấn bàn chuyện nghề và hướng đi trong thời gian dài hơn. Một quan hệ kèm có thể chuyển thành cố vấn nếu hai bên hợp nhau.
Có nên chọn quản lý trực tiếp làm người kèm không?
Không nên. Người mới khó hỏi thật một người đang đánh giá thử việc của mình. Người kèm tốt nhất là đồng nghiệp cùng nhóm hoặc nhóm gần, không có quyền chấm điểm người mới.
Làm người kèm mất bao nhiêu thời gian?
Tuần đầu nhiều nhất, mỗi ngày vài lần hỏi han ngắn. Sau đó giảm còn một buổi ngắn mỗi tuần, rồi hai tuần một lần, và thường kết thúc sau khoảng ba tháng.
Người mới kể chuyện khó với quản lý thì người kèm nên làm gì?
Lắng nghe, giúp người mới nghĩ cách tự nói chuyện với quản lý, và giữ kín điều được kể. Chỉ báo lên khi có chuyện an toàn hoặc vi phạm nghiêm trọng, và nên nói trước với người mới.
Nhân viên lâu năm có được từ chối làm người kèm không?
Nên được. Người bị ép làm kèm khi đang quá tải thường làm qua loa, và người mới nhận ra ngay. Công ty hỏi ý và cho phép từ chối thì người nhận lời sẽ làm tử tế hơn.
Khi nào người kèm nên rút lui?
Khi người mới đã tự xử lý được phần lớn việc hằng ngày, thường sau hai tới ba tháng. Nói rõ giai đoạn kèm đã xong, làm một buổi nhìn lại ngắn và để ngỏ việc liên lạc khi cần.
