Một lời khuyên của người cố vấn chỉ trở thành kinh nghiệm của bạn khi bạn làm thử nó trong việc thật, và cách làm thử tốt nhất là chia nó thành một việc nhỏ, có hạn, có cách biết kết quả. Lời khuyên càng lớn, như "em nên chủ động hơn với khách hàng", càng cần chia nhỏ, vì nếu không, nó sẽ nằm mãi trong sổ ghi chép.
Bài này đi qua cách biến một lời khuyên chung thành phép thử nhỏ, cách chọn thời điểm và quy mô sao cho thất bại không gây hại, cách ghi kết quả, và vì sao kể lại với người cố vấn những lần thử không thành cũng có giá trị như những lần thành. Tình huống là ví dụ giả định.
Vì sao nhiều lời khuyên hay không bao giờ được làm
Rất nhiều người ra về sau buổi gặp cố vấn với cảm giác đã hiểu ra điều quan trọng, rồi một tháng sau nhận ra mình chưa làm gì khác. Lý do không phải lười. Lời khuyên thường được nói ở dạng nguyên tắc, còn công việc thì đến dưới dạng những tình huống cụ thể, gấp gáp. Lúc đứng trước khách khó tính hay giữa cuộc họp căng, bạn không có thời gian để dịch nguyên tắc thành hành động, và theo phản xạ, bạn làm như cũ.
Lý do thứ hai là lời khuyên quá lớn. "Em nên học cách uỷ quyền" là một thay đổi kéo dài nhiều tháng, không biết bắt đầu từ đâu. Khi không biết bắt đầu từ đâu, người ta thường không bắt đầu.
Lời khuyên nói ở dạng nguyên tắc cũng dễ bị hiểu theo nhiều cách. Cùng câu "em nên chủ động hơn", người này hiểu là nói nhiều hơn trong họp, người khác hiểu là tự đề xuất dự án. Nếu không chốt lại cách hiểu ngay trong buổi gặp, bạn có thể làm một việc khác hẳn với điều người cố vấn muốn nói.
Lý do thứ ba là sợ thất bại trước người cố vấn. Nếu làm theo mà không thành, mình sẽ kể sao với họ? Nỗi sợ này khiến nhiều người chọn không làm, vì không làm thì không có gì để thất bại.
Từ lời khuyên chung tới phép thử nhỏ
Một quy trình chia lời khuyên thành việc làm được, áp dụng ngay trong buổi gặp hoặc khi về nhà:
- Viết lại lời khuyên bằng lời của bạn, trong một câu. Ví dụ: "Mình nên giao việc cho người khác nhiều hơn, thay vì tự làm."
- Tìm tình huống cụ thể sắp tới mà lời khuyên áp dụng được: tuần sau có việc gì mình định tự làm mà người khác làm được?
- Thu nhỏ đến mức làm được trong một hai tuần: "Tuần sau, giao bản báo cáo tuần cho bạn Hà làm, mình chỉ xem lại."
- Đặt cách biết kết quả: báo cáo có xong đúng hạn không, mình mất bao nhiêu thời gian xem lại, Hà thấy thế nào.
- Nghĩ trước điều có thể hỏng và một phương án đỡ, để phép thử không gây hại lớn nếu thất bại.
- Ghi vào sổ theo dõi cùng hạn chót, và hẹn mình sẽ kể lại với người cố vấn ở buổi sau.
Ví dụ giả định: anh Tài, chủ một tiệm sửa xe máy ở Cà Mau, được người cố vấn, một chủ gara lâu năm, khuyên nên dạy thợ trẻ làm những việc anh vẫn ôm. Anh chọn một việc: thay nhớt và kiểm tra phanh định kỳ. Trong hai tuần, anh để thợ trẻ làm, anh chỉ kiểm tra lại. Kết quả cụ thể đó là thứ anh mang về kể ở buổi gặp sau.
Chọn quy mô và thời điểm cho an toàn
Bắt đầu ở nơi rủi ro thấp. Thử cách nói chuyện mới với một khách hàng quen trước khi thử với khách lớn nhất. Thử uỷ quyền một việc nội bộ trước khi uỷ quyền việc có khách hàng nhìn thấy.
Tránh thử nhiều thứ cùng lúc. Đổi ba thói quen trong một tuần thì khi kết quả tốt hay xấu, bạn không biết vì đâu. Một phép thử mỗi lần là đủ.
Báo trước cho người bị ảnh hưởng nếu cần. Nếu phép thử liên quan tới đồng nghiệp, như giao việc mới hay đổi cách họp, nói với họ rằng bạn đang thử một cách làm khác và muốn nghe góp ý.
Đặt hạn ngắn. Một đến ba tuần là vừa cho phần lớn phép thử. Hạn ngắn giúp bạn không bỏ cuộc giữa chừng và có kết quả để kể ở buổi gặp sau.
Có điểm dừng nếu gây hại. Nếu phép thử làm ảnh hưởng tới khách hàng, an toàn lao động hay người khác, dừng lại và quay về cách cũ. Không lời khuyên nào đáng để đánh đổi những thứ đó.
Ghi kết quả: những gì đáng ghi
Ghi kết quả không cần dài. Ba dòng là đủ: mình đã làm gì, điều gì xảy ra, mình học được gì. Điều quan trọng là ghi ngay sau khi làm, khi còn nhớ rõ chi tiết và cảm giác.
Ngoài kết quả nhìn thấy được, nên ghi cả những gì bất ngờ: phản ứng của người khác mà bạn không đoán trước, cảm giác khó chịu khi làm khác thói quen, chỗ lời khuyên không khớp với tình huống thật. Những chi tiết bất ngờ này thường là chỗ người cố vấn giúp được nhiều nhất ở buổi sau.
Ví dụ giả định: chị Diệp, trưởng nhóm bán hàng ở một cửa hàng điện máy tại Long Xuyên, thử lời khuyên "họp đầu ca ngắn mười phút thay vì họp dài cuối tuần". Chị ghi lại: tuần đầu nhân viên đến muộn họp, tuần hai đã quen, cuối tuần không còn ai phàn nàn về họp. Chi tiết bất ngờ: hai nhân viên lớn tuổi thấy họp ngắn quá vội, muốn có thêm thời gian hỏi. Đó là câu chị mang tới buổi gặp sau.
Kể lại với người cố vấn: thành, không thành, chưa rõ
Mọi kết quả đều đáng kể lại. Cách kể khác nhau một chút theo kết quả.
| Kết quả | Kể thế nào | Thường dẫn tới |
|---|---|---|
| Thành công | Kể ngắn việc đã làm, kết quả cụ thể, cảm ơn | Mở rộng phép thử sang tình huống khó hơn |
| Không thành | Kể đã làm đúng như bàn chưa, chỗ nào hỏng, mình nghĩ vì sao | Chỉnh cách làm, hoặc nhận ra lời khuyên không hợp hoàn cảnh |
| Chưa rõ | Kể những gì quan sát được, chỗ còn mơ hồ | Thử thêm một vòng với cách đo rõ hơn |
| Chưa làm được | Nói thật là chưa làm và lý do | Thu nhỏ phép thử, hoặc bàn xem lời khuyên còn phù hợp không |
Hàng "không thành" là nơi người cố vấn học được nhiều về bạn và về chính lời khuyên của họ. Nhiều người lâu năm nói rằng họ hiểu người được cố vấn rõ nhất qua cách người đó kể lần thử thất bại.
Vì sao kể lại thất bại lại có giá trị
Khi bạn kể một lần thử không thành, bạn cho người cố vấn thứ họ không thể có từ cách nào khác: dữ liệu thật về việc lời khuyên của họ vận hành ra sao trong hoàn cảnh của bạn. Có thể bạn đã làm sai cách, có thể lời khuyên cần chỉnh, có thể hoàn cảnh của bạn khác với những gì họ hình dung. Cả ba khả năng đều giúp các buổi gặp sau sát hơn.
Kể lại thất bại cũng xây lòng tin hai chiều. Người cố vấn thấy bạn trung thực, không chỉ kể chuyện đẹp. Bạn thấy họ không phán xét, mà cùng tìm cách. Quan hệ có được độ tin đó thì những buổi sau mới bàn được chuyện thật.
Ngược lại, giấu thất bại tạo ra một vòng hỏng: người cố vấn tưởng lời khuyên đã có tác dụng, tiếp tục khuyên những điều dựa trên giả định sai, và bạn lại càng ngại kể. Sau vài tháng, cả hai nói chuyện về một phiên bản không có thật của công việc bạn.
Khi làm thử nhiều lần mà vẫn không thành
Có những lời khuyên bạn đã thử hai ba vòng, chỉnh cách làm, mà vẫn không ra kết quả. Đây là lúc nên dừng lại cùng người cố vấn và hỏi một câu khác: có phải vấn đề nằm ở chỗ khác không? Có khi bạn không uỷ quyền được không phải vì thiếu kỹ năng giao việc, mà vì nhóm của bạn thật sự thiếu người có năng lực, và việc cần làm là tuyển hoặc đào tạo.
Cũng có khi lời khuyên đúng với người cố vấn ở thời của họ nhưng không hợp với tổ chức, ngành hay giai đoạn của bạn. Nhận ra điều đó sau vài lần thử là kết quả có giá trị, không phải thất bại. Bạn đã học được một điều cụ thể về hoàn cảnh của mình.
Điều quan trọng là đừng âm thầm bỏ lời khuyên. Nói rõ với người cố vấn rằng bạn đã thử những gì, thấy gì, và đề nghị cùng nghĩ hướng khác.
Lời khuyên về cách nghĩ: thử thế nào
Không phải lời khuyên nào cũng là việc làm. Có những lời khuyên về cách nghĩ: "đừng sợ sai quá", "nhìn khách hàng như người cần giúp, không phải người cần thuyết phục", "đừng so mình với bạn cùng lứa". Những lời này khó thử hơn, vì không có hành động cụ thể đi kèm.
Cách thử là tìm hành vi mà cách nghĩ mới sẽ sinh ra, rồi thử hành vi đó. Nếu "đừng sợ sai" là đúng với bạn, nó sẽ thể hiện ra thành gì trong tuần tới? Có thể là chủ động nêu ý kiến trong một cuộc họp mà trước giờ bạn chỉ ngồi nghe, hay nộp bản nháp sớm để xin góp ý thay vì đợi hoàn hảo. Thử hành vi đó, rồi quan sát cả kết quả bên ngoài lẫn cảm giác bên trong.
Ví dụ giả định: chị Ngọc, biên tập viên trẻ ở một nhà xuất bản tại Hà Nội, được người cố vấn khuyên "bớt sợ làm phiền người khác". Chị đổi nó thành phép thử: trong hai tuần, mỗi khi bí ở một chỗ quá ba mươi phút thì hỏi đồng nghiệp ngay. Chị ghi lại số lần hỏi, thời gian tiết kiệm được, và nhận ra không ai thấy bị làm phiền như chị vẫn tưởng. Lần gặp sau, chị có một câu chuyện cụ thể thay cho một cảm giác mơ hồ.
Câu hỏi thường gặp
Người cố vấn khuyên nhiều điều cùng lúc thì thử cái nào trước?
Chọn điều có tình huống áp dụng sớm nhất và rủi ro thấp nhất. Nếu không chắc, hỏi thẳng người cố vấn: trong những điều anh vừa nói, anh nghĩ em nên thử cái nào trước? Họ thường biết điều nào là gốc, điều nào là ngọn.
Thử lời khuyên mà làm phật lòng đồng nghiệp thì sao?
Dừng lại, nói chuyện với đồng nghiệp để hiểu họ khó chịu vì đâu, và kể lại tình huống với người cố vấn. Đôi khi chỉ cần chỉnh cách làm, như báo trước hay giải thích lý do. Không lời khuyên nào đáng làm hỏng quan hệ làm việc hằng ngày của bạn.
Có nên báo lại người cố vấn ngay khi thử xong hay đợi tới buổi gặp?
Với kết quả thành công rõ ràng, một tin nhắn ngắn ngay sau đó là cách cảm ơn đẹp. Với kết quả cần bàn thêm, ghi vào sổ và mang tới buổi gặp sẽ tốt hơn, vì cần trao đổi qua lại.
Làm thử lời khuyên có cần xin phép sếp không?
Nếu phép thử chỉ thay đổi cách bạn làm việc của mình thì không cần. Nếu nó đổi cách phân việc, quy trình của nhóm hay ảnh hưởng tới khách hàng, nên trao đổi với sếp trước. Bạn không cần nói đó là lời khuyên của người cố vấn, chỉ cần nói bạn muốn thử một cách làm.
Lời khuyên thử rồi thành công, có nên làm luôn thành thói quen?
Nên mở rộng từng bước, không đổi hết một lần. Thử thêm ở một vài tình huống khó hơn, khác hơn, để chắc rằng nó không chỉ đúng với lần đầu. Sau vài vòng thành công, nó tự trở thành cách làm của bạn.
Thử thất bại nhiều lần có làm người cố vấn chán không?
Hiếm khi, nếu bạn kể thật và cho thấy đã nghiêm túc thử. Điều làm người cố vấn chán là không thử mà vẫn hỏi lại cùng một câu, hoặc giấu kết quả. Thất bại được kể rõ ràng là chất liệu cho những buổi gặp có ích nhất.
