Một quan hệ cố vấn kéo dài nhiều tháng chỉ có ích khi mỗi buổi gặp nối tiếp buổi trước: bạn nhớ đã bàn gì, đã thử gì, kết quả ra sao, và người cố vấn không phải nghe lại câu chuyện từ đầu. Cách đơn giản nhất để giữ mạch đó là một cuốn sổ theo dõi riêng cho quan hệ cố vấn, giấy hay điện thoại đều được.
Bài này không bàn chuẩn bị cho một buổi hỏi chuyện nghề lẻ; nó dành cho quan hệ đã có nhịp gặp đều. Phần dưới là cấu trúc một cuốn sổ, cách cập nhật trước mỗi buổi trong mười lăm phút, ghi gì trong lúc gặp, và cách soát lại sổ mỗi quý để thấy mình đã đi được bao xa. Tình huống là ví dụ giả định.
Vì sao các buổi gặp hay bị đứt mạch
Sau ba bốn buổi gặp, nhiều người được cố vấn rơi vào một vòng quen thuộc: mỗi lần đến, kể chuyện mới nhất trong tuần, nghe góp ý, gật gù, rồi về. Buổi sau lại kể một chuyện khác. Lời khuyên buổi trước đã làm theo chưa, có tác dụng không, không ai nhắc lại. Sau nửa năm, bạn có nhiều cuộc trò chuyện hay nhưng không có một đường đi.
Một dấu hiệu dễ nhận: khi người cố vấn hỏi "lần trước mình bàn gì nhỉ" mà cả hai cùng phải nghĩ một lúc mới nhớ ra, hoặc khi bạn nhận lại đúng lời khuyên đã nghe ba tháng trước mà không ai nhận ra. Lúc đó, quan hệ đang chạy vòng tròn chứ không đi tới.
Nguyên nhân thường không phải do lười. Công việc hằng ngày cuốn đi, chuyện của tuần trước đã nhạt, và trí nhớ của cả hai người đều có hạn. Người cố vấn còn có công việc, gia đình, có khi cố vấn cho vài người khác; họ không thể nhớ chi tiết những gì bạn kể từ hai tháng trước.
Cuốn sổ theo dõi giải quyết đúng chỗ này. Nó là trí nhớ chung của quan hệ, do bạn giữ. Mỗi buổi gặp bắt đầu từ trang cuối của nó, nên luôn nối tiếp.
Cấu trúc một cuốn sổ theo dõi
Sổ không cần cầu kỳ. Bốn phần dưới đây là đủ cho phần lớn quan hệ cố vấn.
| Phần | Ghi gì | Khi nào cập nhật |
|---|---|---|
| Trang đầu: mục tiêu | Một đến ba mục tiêu sáu tháng, dấu hiệu nhìn thấy được, mốc xem lại | Khi bắt đầu và khi sửa mục tiêu |
| Nhật ký buổi gặp | Ngày, câu hỏi mang tới, ý chính người cố vấn nói, việc sẽ làm thử | Trong và ngay sau mỗi buổi |
| Bảng việc làm thử | Mỗi việc một dòng: làm khi nào, kết quả, bài học | Giữa các buổi, khi làm xong |
| Câu hỏi chờ | Những câu nảy ra giữa các buổi, chưa cần hỏi ngay | Bất cứ lúc nào |
Phần "câu hỏi chờ" ít người có nhưng rất đáng giữ. Thay vì nhắn cho người cố vấn mỗi khi nghĩ ra điều gì, bạn ghi vào đó, rồi trước buổi gặp chọn ra hai ba câu đáng nhất. Người cố vấn được hỏi những câu đã lọc, và bạn thường thấy một nửa số câu đã tự có lời giải khi đọc lại.
Mười lăm phút trước mỗi buổi gặp
Một thói quen nhỏ trước mỗi buổi gặp, dựa trên sổ đã có:
- Đọc lại trang nhật ký của buổi trước: đã bàn gì, hứa làm gì.
- Mở bảng việc làm thử, ghi kết quả những việc đã làm, kể cả việc chưa làm và vì sao.
- Xem phần câu hỏi chờ, chọn tối đa ba câu, xếp theo thứ tự quan trọng.
- Viết ba bốn dòng cập nhật để gửi trước cho người cố vấn hoặc nói ngay đầu buổi: kết quả từ lần trước, chuyện mới đáng kể, hai câu muốn hỏi.
- Nhìn lại trang mục tiêu để chắc rằng câu hỏi hôm nay vẫn bám vào nó, hoặc ghi chú nếu bạn đang muốn đổi hướng.
Ví dụ giả định: chị Hương, giáo viên tiểu học ở Thanh Hoá, gặp người cố vấn là một cô hiệu phó đã nghỉ hưu mỗi tháng một lần. Nhờ mười lăm phút đọc sổ trước khi đi, mỗi buổi chị mở đầu bằng câu "lần trước cô bảo em thử chia nhóm theo năng lực đọc, em làm ba tuần rồi, có hai chuyện em muốn kể", và cô hiệu phó lập tức nhớ lại cả mạch câu chuyện.
Ghi gì trong lúc gặp
Ý chính, không phải nguyên văn. Bạn không phải thư ký. Ghi hai ba ý chính của mỗi lời khuyên và lý do đằng sau, để sau này nhớ vì sao.
Câu chuyện người cố vấn kể. Chỉ cần một dòng tóm tắt, ví dụ "chuyện anh từng mất một hợp đồng vì không đọc kỹ phụ lục". Câu chuyện giúp bạn nhớ lời khuyên lâu hơn mọi gạch đầu dòng.
Việc sẽ làm thử, kèm thời hạn. Cuối buổi, ghi rõ một đến ba việc cụ thể bạn sẽ làm trước buổi sau.
Những gì bạn chưa đồng ý. Nếu có lời khuyên bạn thấy không hợp, ghi lại kèm lý do. Đó là chất liệu cho cuộc trao đổi tiếp theo, không phải điều để giấu.
Câu hỏi mới nảy ra trong buổi. Người cố vấn hay mở ra một hướng bạn chưa nghĩ tới, nhưng buổi gặp không đủ thời gian đi sâu. Ghi ngay vào phần câu hỏi chờ, kèm vài chữ về bối cảnh, để buổi sau quay lại. Không ghi, những câu hỏi hay nhất thường là thứ quên đầu tiên.
Hỏi trước khi ghi nhiều. Với người lớn tuổi, ghi chép liên tục có thể làm họ ngại. Nói trước một câu "em ghi lại để khỏi quên" thường làm họ thoải mái, thậm chí nói chậm lại cho bạn ghi.
Giấy hay điện thoại, và chuyện riêng tư
Không có hình thức nào tốt hơn hẳn. Sổ giấy hợp khi gặp trực tiếp, vì cầm sổ ghi tay tạo cảm giác tôn trọng và không bị thông báo điện thoại làm phân tâm. Ghi trên điện thoại hay máy tính tiện khi gọi video, dễ tìm lại và dễ sao chép phần cập nhật để gửi trước buổi gặp.
Dù dùng gì, nên nhớ cuốn sổ chứa những điều riêng tư: chuyện với sếp, ý định đổi việc, chuyện người cố vấn kể về người khác. Đặt mật khẩu cho tệp, không để sổ ở bàn làm việc chung, không dùng tài khoản công ty để lưu. Khi ghi những chuyện người cố vấn kể về công ty hay người cụ thể, viết tắt hoặc mô tả chung là đủ.
Một số người dùng chung một tài liệu với người cố vấn để cả hai cùng xem. Cách này hợp khi người cố vấn quen công cụ và muốn theo dõi sát. Nhưng hãy hỏi họ trước, và giữ phần nhật ký cá nhân, những suy nghĩ chưa muốn chia sẻ, ở một nơi riêng.
Soát sổ mỗi quý: thấy được mình đã đi bao xa
Ba tháng một lần, dành một buổi tối đọc lại toàn bộ sổ. Đây là lúc cuốn sổ cho bạn thứ mà không buổi gặp nào cho được: cái nhìn từ trên cao về quãng đường đã đi.
Khi đọc, tự hỏi vài câu. Những câu hỏi mình mang tới có đổi đi không, từ câu hỏi cơ bản sang câu hỏi phức tạp hơn? Trong bảng việc làm thử, bao nhiêu việc đã làm, bao nhiêu bỏ dở, vì sao? Có lời khuyên nào mình nghe đi nghe lại mà chưa làm? Mục tiêu ban đầu còn đúng không?
Mang vài dòng kết quả soát sổ tới buổi gặp gần nhất. Ví dụ giả định: anh Toàn, nhân viên kinh doanh ở một công ty thiết bị tại Bắc Ninh, phát hiện khi soát sổ rằng trong ba tháng anh đã bốn lần nhận lời khuyên "gọi điện cho khách cũ" mà chưa làm lần nào. Anh kể thẳng điều đó với người cố vấn, và hai người dành cả buổi để tìm ra vì sao anh ngại gọi. Đó là buổi gặp có ích nhất của cả năm.
Cuốn sổ sau khi quan hệ kết thúc
Khi quan hệ cố vấn khép lại, cuốn sổ vẫn còn giá trị. Nó ghi lại một chặng trưởng thành của bạn: những gì bạn từng lo, từng thử, từng học. Đọc lại sau vài năm, nhiều người ngạc nhiên vì những điều từng làm mình mất ngủ giờ thấy đơn giản, và nhận ra bao nhiêu thói quen hiện tại bắt nguồn từ một câu nói trong sổ.
Cuốn sổ còn có ích khi chính bạn trở thành người cố vấn cho người khác. Những câu hỏi bạn từng mang tới, những lời khuyên từng có tác dụng hay không, là tư liệu sống để bạn hiểu người đi sau đang nghĩ gì. Nhiều người kỳ cựu kể rằng họ cố vấn tốt hơn hẳn khi nhớ được cảm giác của chính mình ở chặng đó.
Vì vậy, đừng bỏ cuốn sổ khi chuyển việc hay khi quan hệ kết thúc. Cất nó cùng những giấy tờ nghề nghiệp quan trọng khác.
Khi bạn chưa làm việc đã hứa
Cuốn sổ có một tác dụng phụ không dễ chịu: nó cho thấy rõ những việc bạn đã hứa làm thử mà chưa làm. Nhiều người vì ngại điều đó mà hoãn buổi gặp, hoặc đến buổi gặp và lảng sang chuyện khác. Cả hai cách đều làm quan hệ yếu đi.
Cách tốt hơn là nói thật ngay đầu buổi: "Lần trước em hứa thử gọi lại cho ba khách cũ, nhưng em chưa làm." Rồi dành vài phút cùng người cố vấn tìm hiểu vì sao. Lý do thường rơi vào một trong mấy loại: việc quá lớn so với thời gian có, bạn không thật sự tin lời khuyên đó, bạn sợ một điều gì đó trong việc phải làm, hay hoàn cảnh đã đổi khiến việc không còn cần.
Mỗi lý do dẫn tới một cách xử lý khác: chia nhỏ việc, nói ra chỗ chưa tin để bàn tiếp, gọi tên nỗi sợ, hay bỏ hẳn việc đó khỏi bảng. Người cố vấn lâu năm hiểu rằng không ai làm theo được mọi lời khuyên. Điều họ khó chịu không phải việc chưa làm mà là cảm giác bạn né tránh. Ghi vào sổ cả lý do chưa làm; đọc lại sau vài tháng, bạn sẽ thấy rõ khuôn mẫu của chính mình.
Câu hỏi thường gặp
Có nên gửi sổ theo dõi cho người cố vấn đọc không?
Không cần gửi cả sổ. Chỉ gửi phần cập nhật ngắn trước mỗi buổi gặp là đủ. Toàn bộ sổ có những suy nghĩ riêng và chi tiết mà người cố vấn không cần đọc. Nếu người cố vấn muốn theo dõi sát, có thể chia sẻ riêng bảng mục tiêu và bảng việc làm thử.
Ghi chép mất thời gian quá, có cách gọn hơn không?
Phần cốt lõi chỉ cần ba dòng sau mỗi buổi: hôm nay bàn gì, ý chính, việc sẽ làm. Viết ngay trong năm phút sau buổi gặp, khi còn nhớ rõ. Bảng việc làm thử và câu hỏi chờ cập nhật khi có, không cần đều. Sổ gọn mà đều có ích hơn sổ đẹp mà bỏ dở.
Người cố vấn không thích bị ghi chép thì sao?
Tôn trọng điều đó. Trong buổi gặp, bạn chỉ nghe, rồi ghi lại ngay sau khi chia tay. Có người lâu năm ngại vì nghĩ lời mình bị trích lại; nói rõ sổ chỉ để bạn nhớ và không chia sẻ cho ai thường giúp họ yên tâm.
Có một vài người cố vấn thì nên một sổ hay nhiều sổ?
Một sổ chung với mỗi người một phần riêng thường tiện hơn, vì bạn thấy được lời khuyên của nhiều người cạnh nhau và nhận ra khi họ nói giống hoặc ngược nhau. Phần mục tiêu có thể dùng chung cho cả sổ.
Có nên ghi âm buổi gặp thay cho ghi chép không?
Ghi âm chỉ nên làm khi đã hỏi và được đồng ý. Ngay cả khi được phép, nghe lại một tiếng ghi âm tốn thời gian hơn đọc ba dòng ghi chú, nên ít người thật sự nghe lại. Ghi âm hợp với những buổi có nội dung kỹ thuật dày mà bạn sợ ghi sai.
Sổ theo dõi có giúp gì khi đánh giá cuối năm ở công ty không?
Có, gián tiếp. Bảng việc làm thử và những tình huống bạn đã xử lý là bằng chứng về sự tiến bộ của bạn. Bạn có thể dùng chúng để viết bản tự đánh giá, nhưng không trích lời người cố vấn hay chuyện riêng trong sổ vào tài liệu nộp cho công ty.