Phần lớn quan hệ cố vấn kém hiệu quả không phải vì người cố vấn dở, mà vì người được cố vấn mắc một vài thói quen nhỏ lặp lại: để người cố vấn chủ động hết, chỉ tìm lời khen, mong được xin việc hộ, hay coi một người là thầy cho mọi chuyện. Những thói quen này khó tự thấy, vì người cố vấn hiếm khi nói thẳng; họ chỉ thưa dần lịch gặp.
Bài này gom mười sai lầm hay gặp thành một bảng tự soát. Mỗi sai lầm có dấu hiệu nhận ra và cách sửa ngắn gọn. Những phần đã có bài riêng như đặt mục tiêu, ghi chép hay đón nhận phản hồi khó nghe chỉ được nhắc qua. Các tình huống là ví dụ giả định.
Vì sao người được cố vấn hay sai mà không biết
Quan hệ cố vấn có một đặc điểm khác với quan hệ sếp và nhân viên: không có ai đánh giá. Sếp sẽ nhắc nếu bạn nộp báo cáo trễ, nhưng người cố vấn thì không có nghĩa vụ nhắc bạn đến trễ hay chuẩn bị sơ sài. Phần lớn họ lịch sự, bỏ qua, và dần dần ít nhận lời hẹn hơn.
Người cố vấn cũng thường làm việc này không vì tiền, hoặc vì một khoản nhỏ không đáng kể so với thời gian bỏ ra. Thứ giữ họ lại là cảm giác thời gian của mình có ích. Những sai lầm bên dưới đều làm mòn đúng cảm giác đó, từng chút một.
Vì không có ai chấm điểm, cách duy nhất là tự soát. Đọc từng mục, đánh dấu những mục thấy mình trong đó, rồi chọn một hai mục sửa trước. Không ai mắc cả mười, và cũng hiếm ai không mắc mục nào.
Năm sai lầm về cách bắt đầu và giữ nhịp
Một: để người cố vấn chủ động hết. Họ phải nhắc lịch, nghĩ chủ đề, hỏi thăm tiến độ. Dấu hiệu: bạn chưa từng là người đề nghị buổi gặp tiếp theo. Cách sửa: coi việc hẹn lịch, nhắc lịch và gửi chủ đề trước là phần việc của bạn.
Hai: mang tới quá nhiều chủ đề. Mỗi buổi năm sáu chuyện, chuyện nào cũng chỉ chạm qua. Dấu hiệu: cuối buổi bạn nhớ nhiều ý nhưng không biết làm gì trước. Cách sửa: chọn tối đa hai chuyện, chuyện còn lại để buổi sau.
Ba: huỷ sát giờ, đến trễ, đổi lịch liên tục. Người cố vấn đã sắp xếp cả buổi chiều cho bạn. Dấu hiệu: hơn một lần trong vài tháng bạn báo huỷ trong ngày. Cách sửa: chỉ hẹn khi chắc chắn, báo sớm nếu phải đổi, và đừng đổi hai lần liền.
Bốn: biến buổi gặp thành giờ than vãn. Kể khổ một lần để nhẹ lòng là bình thường, nhưng buổi nào cũng vậy thì người cố vấn thành người nghe tâm sự. Dấu hiệu: buổi gặp kết thúc mà không có câu hỏi hay việc làm thử nào. Cách sửa: kết mỗi chuyện bằng câu "vậy em nên làm gì tiếp".
Năm: chỉ liên lạc khi cần nhờ. Im lặng hàng tháng, rồi xuất hiện khi cần một lời giới thiệu hay một cuộc gọi gấp. Dấu hiệu: tin nhắn gần nhất của bạn đều mở đầu bằng "anh ơi em nhờ". Cách sửa: thỉnh thoảng báo tin, kể kết quả, không kèm lời nhờ nào.
Năm sai lầm về cách nghe và dùng lời khuyên
Sáu: chỉ tìm người khen. Chọn người cố vấn dễ tính, kể chuyện theo hướng để được đồng tình, rồi khó chịu khi bị góp ý. Dấu hiệu: mọi buổi gặp đều dễ chịu và bạn chưa từng phải nghĩ lại điều gì. Cách sửa: chủ động hỏi "anh thấy chỗ nào em đang làm chưa tốt".
Bảy: coi người cố vấn là thầy cho mọi chuyện. Hỏi họ từ chuyện nghề tới chuyện tài chính, hôn nhân, sức khoẻ. Người giỏi một mảng không giỏi mọi mảng, và họ có thể ngại từ chối. Dấu hiệu: bạn thấy họ hay trả lời "cái này anh cũng không rành". Cách sửa: giữ câu hỏi trong vùng kinh nghiệm của họ, chuyện khác tìm người khác.
Tám: sao chép nguyên con đường của người cố vấn. Thấy họ thành công nhờ một quyết định, bạn làm y hệt dù thời thế và hoàn cảnh đã khác. Dấu hiệu: bạn hay nói "hồi đó anh ấy cũng làm vậy". Cách sửa: hỏi họ vì sao chọn vậy lúc đó, rồi tự cân cho hoàn cảnh của mình.
Chín: mong người cố vấn xin việc hộ. Coi quan hệ cố vấn là đường tắt để được giới thiệu vào công ty họ quen. Dấu hiệu: bạn thấy thất vọng khi họ không chủ động giới thiệu. Cách sửa: việc giới thiệu, nếu có, là thứ người cố vấn tự đề nghị khi đã tin bạn, không phải điều để đòi.
Mười: đem lời người cố vấn đi kể khắp nơi. Trích lời họ trong cuộc họp, đăng lên mạng xã hội, kể chuyện họ tâm sự cho đồng nghiệp. Dấu hiệu: bạn từng mở đầu bằng "mentor của em bảo là". Cách sửa: giữ những gì nói trong buổi gặp ở lại trong buổi gặp, trừ khi đã hỏi họ.
Bảng tự soát nhanh
Đánh dấu những dòng đúng với mình trong ba tháng gần nhất. Hai dòng trở lên là lúc nên nói chuyện thẳng với người cố vấn, hoặc ít nhất đổi cách làm.
| Câu tự hỏi | Nếu trả lời "có" | Sai lầm liên quan |
|---|---|---|
| Người cố vấn là người đề nghị buổi gặp gần nhất? | Lần tới, bạn hẹn trước khi họ hỏi | Một |
| Có buổi nào bạn mang tới hơn ba chuyện? | Chọn lại, gửi trước hai chuyện chính | Hai |
| Bạn đã huỷ hoặc đổi lịch trong ngày? | Xin lỗi cụ thể, giữ lịch các lần sau | Ba |
| Có buổi nào không kết thúc bằng một việc làm thử? | Cuối buổi tới, tự đề xuất một việc | Bốn |
| Lần gần nhất bạn liên lạc là để nhờ việc? | Gửi một tin báo kết quả, không nhờ gì | Năm |
| Ba tháng qua, bạn chưa từng nghe một góp ý khó? | Hỏi thẳng chỗ mình còn yếu | Sáu |
| Bạn đã hỏi họ chuyện nằm ngoài nghề của họ? | Tìm người khác cho mảng đó | Bảy |
Ba sai lầm còn lại khó soát bằng câu hỏi có hoặc không, vì chúng nằm ở kỳ vọng và cách bạn nói về người cố vấn với người khác. Cách soát tốt nhất là đọc lại các tin nhắn gần đây của mình và tự hỏi: người cố vấn đọc chúng sẽ thấy thế nào?
Một ví dụ: quan hệ đi xuống rồi được kéo lại
Ví dụ giả định: chị Ngân, nhân viên chăm sóc khách hàng ở một công ty du lịch tại Khánh Hoà, có người cố vấn là một chị trưởng phòng ở công ty khác. Những tháng đầu, hai người gặp đều mỗi tháng một lần. Sang tháng thứ năm, chị Ngân hai lần đổi lịch trong ngày vì bận ca, ba buổi liền chỉ kể chuyện khách khó tính mà không hỏi gì, và lần liên lạc gần nhất là nhờ người cố vấn xem giúp hồ sơ ứng tuyển.
Người cố vấn không phàn nàn, chỉ trả lời chậm hơn và một lần nói "dạo này chị hơi bận". Chị Ngân đọc lại tin nhắn của mình trong ba tháng và nhận ra cả ba sai lầm: đổi lịch sát giờ, biến buổi gặp thành giờ than vãn, chỉ liên lạc khi cần nhờ.
Chị nhắn một tin ngắn: xin lỗi vì những lần đổi lịch, kể rằng chị nhận ra các buổi gần đây chỉ toàn kể khổ, và đề nghị buổi tới tập trung vào một việc cụ thể là cách xử lý khiếu nại qua điện thoại. Người cố vấn trả lời ngay trong buổi tối. Quan hệ không trở lại y như cũ nhưng có nhịp mới, rõ ràng hơn, và chị Ngân giữ được nó thêm gần một năm.
Những sai lầm nhỏ hơn nhưng hay gặp
Ngoài mười sai lầm chính, có vài thói quen nhỏ không làm hỏng quan hệ ngay nhưng làm nó kém đi theo thời gian:
- Gửi câu hỏi quá dài qua tin nhắn, bắt người cố vấn đọc cả trang trước khi trả lời được một câu.
- Không nói rõ mình cần nghe kinh nghiệm hay cần một quyết định, khiến người cố vấn đoán sai và trả lời lệch.
- Xin lời khuyên rồi hỏi thêm ba người khác cùng câu đó, sau đó chọn câu trả lời mình thích nhất mà không cân lý do của từng người.
- Chỉ có duy nhất một người cố vấn cho mọi chặng, đến mức ngại quyết định bất cứ điều gì khi chưa hỏi họ.
- Không kể những khi lời khuyên có tác dụng, nên người cố vấn chỉ nghe được những chuyện chưa ổn.
- Ngại nói "em chưa hiểu", gật đầu cho qua rồi về làm sai ý họ.
Từng thói quen nhỏ này đều dễ sửa khi đã gọi được tên. Phần khó là nhận ra mình đang làm, nên đôi khi đáng hỏi thẳng người cố vấn: "Có điều gì trong cách em làm việc với anh mà anh mong em làm khác không?"
Sửa sai lầm thế nào mà không quá tự trách
Nhận ra mình đã làm người cố vấn mệt có thể khiến bạn ngại đến mức muốn rút lui luôn. Đó là phản ứng ngược. Người cố vấn lâu năm đã gặp nhiều người trẻ với đúng những thói quen này; điều họ đánh giá cao là người biết nhận ra và sửa.
Cách sửa gọn nhất là nói một lần, ngắn, rồi làm khác đi. Không cần viết thư xin lỗi dài, không cần giải thích mọi lý do. Một câu như "em nhận ra mấy buổi gần đây em chỉ kể chuyện mà không hỏi gì cụ thể, buổi tới em sẽ chuẩn bị khác" là đủ. Phần thuyết phục nằm ở buổi gặp tiếp theo chứ không nằm ở lời hứa.
Chọn một hai sai lầm để sửa trước, không sửa cả mười cùng lúc. Sau hai ba tháng, soát lại bảng tự soát một lần nữa. Nếu cùng một sai lầm cứ quay lại, hãy tìm lý do gốc: có thể bạn đang quá tải, có thể quan hệ này không còn hợp với giai đoạn của bạn. Khi đó, khép lại một cách tử tế còn tốt hơn giữ một quan hệ mình không đủ sức chăm.
Câu hỏi thường gặp
Làm sao biết người cố vấn đang khó chịu với mình?
Người cố vấn ít khi nói thẳng. Dấu hiệu thường là trả lời chậm hơn, đề nghị giãn lịch, buổi gặp ngắn lại hoặc họ ít kể chuyện của mình hơn. Cách chắc nhất là hỏi thẳng một câu nhẹ nhàng về cách bạn đang làm việc với họ.
Có nên hỏi người cố vấn giới thiệu việc làm không?
Có thể hỏi về thị trường, về những nơi nên tìm hiểu, nhưng không nên coi việc giới thiệu là điều đương nhiên. Nếu cần, nói rõ bạn đang tìm việc và hỏi họ có thấy ai nên gặp không, rồi để họ tự quyết có giới thiệu hay không.
Có một người cố vấn có đủ không?
Với một mục tiêu cụ thể, một người thường đủ. Nhưng phụ thuộc hoàn toàn vào một người là một sai lầm, vì không ai hiểu hết mọi mặt nghề của bạn. Nhiều người giữ một người cố vấn chính và vài người quen để hỏi những mảng khác.
Đã lỡ kể chuyện người cố vấn tâm sự cho người khác thì làm sao?
Nếu chuyện có thể đến tai người cố vấn hoặc gây hại cho họ, nên chủ động nói và xin lỗi trước khi họ nghe từ người khác. Sau đó giữ nguyên tắc: điều nói trong buổi gặp ở lại trong buổi gặp.
Người cố vấn quá bận nên toàn mình phải chủ động, như vậy có sao không?
Không sao, đó vốn là phần việc của người được cố vấn. Người cố vấn bận lại càng quý người biết tự hẹn lịch, gửi chủ đề trước và giữ buổi gặp gọn. Chỉ nên lo khi bạn chủ động nhiều lần mà họ không phản hồi.
Sửa mãi mà quan hệ vẫn không khá hơn thì sao?
Có thể vấn đề không còn nằm ở thói quen của bạn mà ở chỗ hai người không còn hợp với giai đoạn hiện tại. Khi đó, khép lại một cách tử tế, cảm ơn và giữ liên lạc nhẹ nhàng thường tốt cho cả hai hơn là cố giữ.