Khi người cố vấn đã nhận lời, việc nên làm ngay là thống nhất vài điều cơ bản: gặp bao lâu một lần và mỗi lần bao lâu, liên lạc qua kênh nào giữa các buổi, ai lo đặt lịch, những gì giữ kín, và khi nào cùng xem lại. Nói rõ năm điều này mất mười lăm phút nhưng tránh được phần lớn những hiểu lầm làm quan hệ cố vấn nguội đi sau vài tháng.
Bài này đi qua từng điều, đưa ra một bản thoả thuận mẫu bằng lời để bạn điều chỉnh, và nói cách đề cập chuyện này mà không làm không khí trở nên cứng nhắc như ký hợp đồng. Với dịch vụ cố vấn có trả phí, phần thoả thuận về phí và huỷ lịch là chuyện riêng, cần bằng văn bản. Tình huống là ví dụ giả định.
Vì sao nên nói rõ thay vì "cứ để tự nhiên"
Nhiều người ngại bàn chuyện nhịp gặp, cách liên lạc với người cố vấn vì sợ có vẻ tính toán, nhất là khi người kia lớn tuổi hơn và đang giúp không công. Thế nhưng phần lớn quan hệ cố vấn tàn đi không phải vì cãi nhau, mà vì những kỳ vọng không nói ra. Bạn nghĩ nhắn tin hỏi lúc nào cũng được; người cố vấn thấy bị làm phiền giờ nghỉ. Bạn chờ họ hẹn lịch; họ chờ bạn chủ động. Ba tháng trôi qua không ai gặp ai.
Nói rõ từ đầu thực ra là cách tôn trọng thời gian của người cố vấn. Nó cho họ quyền đặt giới hạn mà không phải ngại, và cho bạn biết chính xác mình được trông đợi điều gì. Người lâu năm thường đánh giá cao người trẻ chủ động đề cập chuyện này, vì đó là dấu hiệu của sự nghiêm túc.
Thoả thuận ở đây là thoả thuận miệng hoặc vài dòng tin nhắn, không cần giấy tờ. Mục đích là để cả hai cùng có một hình dung, không phải để ràng buộc.
Một lợi ích nữa ít người nghĩ tới: thoả thuận rõ giúp bạn bớt áy náy. Khi đã biết người cố vấn sẵn lòng nhận tin nhắn hỏi việc gấp, bạn không còn đắn đo mỗi lần cần hỏi. Khi đã biết họ muốn gặp mỗi tháng một lần, bạn không sợ mình đang đòi hỏi quá nhiều. Sự rõ ràng làm cả hai thoải mái hơn trong vai của mình.
Năm điều cần thống nhất và các lựa chọn thường gặp
Mỗi điều có vài lựa chọn phổ biến. Không có lựa chọn đúng cho mọi người; chọn theo hoàn cảnh của cả hai.
| Điều cần thống nhất | Lựa chọn thường gặp | Gợi ý khi chưa biết chọn |
|---|---|---|
| Nhịp gặp | Hai tuần, một tháng, sáu tuần, hay theo việc | Một tháng một lần trong ba tháng đầu |
| Thời lượng mỗi buổi | Ba mươi phút, một tiếng, một buổi cà phê thoải mái | Bốn lăm đến sáu mươi phút |
| Hình thức | Gặp trực tiếp, gọi video, gọi thoại, xen kẽ | Gặp trực tiếp lần đầu, sau đó xen kẽ |
| Liên lạc giữa các buổi | Nhắn khi gấp, chỉ cập nhật ngắn, hoặc không liên lạc ngoài buổi | Nhắn được, không trông đợi trả lời ngay |
| Xem lại quan hệ | Sau ba tháng, sáu tháng, hay khi đạt mục tiêu | Sau ba tháng cho lần đầu |
Hai cột cuối là điểm hay bị bỏ qua nhất. Thống nhất từ đầu rằng sẽ cùng xem lại sau ba tháng giúp cả hai có một lối ra dễ dàng nếu không hợp, và một dịp tự nhiên để gia hạn nếu hợp.
Ai đặt lịch, ai nhắc, ai chuẩn bị
Người được cố vấn lo phần hậu cần. Theo thói quen phổ biến, bạn là người đề xuất thời gian, chọn chỗ thuận cho người cố vấn, nhắc lịch trước một hai ngày. Người cố vấn đã cho thời gian và kinh nghiệm, không nên phải lo thêm chuyện hẹn hò.
Người được cố vấn mang chương trình. Mỗi buổi, bạn là người biết mình muốn bàn gì. Gửi trước hai ba dòng về điều muốn hỏi để người cố vấn có thời gian nghĩ.
Đổi lịch thì báo sớm và đề xuất giờ khác. Ai cũng có lúc bận. Thống nhất rằng bên nào bận thì báo sớm nhất có thể, bên kia không cần giải thích.
Người cố vấn chủ động thì cứ để họ dẫn. Có người lâu năm quen tự hẹn, tự chọn chỗ. Khi đó bạn không cần giành phần hậu cần, chỉ cần xác nhận nhanh và đến đúng giờ. Thoả thuận là để hợp với cả hai, không phải theo một khuôn.
Một lịch cố định thì đỡ tốn công hẹn. Ví dụ "sáng thứ bảy đầu tháng, chín giờ, quán quen". Lịch cố định bớt hẳn những tin nhắn qua lại và giúp quan hệ không bị trôi.
Kênh liên lạc và giờ liên lạc
Chọn một kênh chính để nhắn tin và giữ nguyên, tránh mỗi lần một nơi khiến người cố vấn phải tìm lại. Hỏi thẳng họ thích kênh nào: có người chỉ đọc thư, có người chỉ dùng ứng dụng nhắn tin, có người lớn tuổi thích gọi điện hơn đọc chữ.
Giờ liên lạc là chuyện tinh tế hơn. Hỏi họ có ngại tin nhắn buổi tối hay cuối tuần không. Một quy ước tốt là bạn cứ nhắn khi tiện, nhưng không trông đợi trả lời ngay; nếu thật gấp, ghi rõ chữ "gấp" và lý do. Ngược lại, nếu bạn không muốn bị gọi ngoài giờ làm, cũng nói ra.
Ví dụ giả định: anh Phong, kỹ sư điện ở Quảng Ninh, thống nhất với người cố vấn của mình, một kỹ sư trưởng đã nghỉ hưu, rằng anh nhắn câu hỏi bất cứ lúc nào, ông trả lời vào buổi sáng, còn việc gấp ở công trường thì gọi thẳng. Sau một năm, số lần anh phải gọi gấp chỉ đếm trên đầu ngón tay, nhưng biết là được gọi giúp anh yên tâm hơn nhiều.
Giữ kín điều gì, và những ngoại lệ
Chuyện giữ kín nên được nói ra, nhất là khi bạn và người cố vấn có quen biết chung hoặc làm cùng ngành:
- Những gì bạn kể về khó khăn, ý định đổi việc, chuyện với sếp và đồng nghiệp được giữ giữa hai người.
- Những gì người cố vấn kể về kinh nghiệm cũ, nhất là chuyện về người và công ty cụ thể, bạn cũng giữ kín, không trích lại.
- Thông tin nội bộ của công ty bạn, như số liệu kinh doanh, khách hàng, hợp đồng, không mang vào buổi gặp. Kể tình huống ở mức khái quát là đủ.
- Muốn kể với người khác một lời khuyên hay, nói đó là lời khuyên từ người đi trước mà không cần nêu tên, trừ khi đã hỏi ý họ.
- Ngoại lệ: khi có dấu hiệu ai đó gặp nguy hiểm, bị bạo lực hay vi phạm pháp luật nghiêm trọng, người cố vấn có thể không giữ im lặng và sẽ khuyên bạn tìm sự giúp đỡ phù hợp.
Ngoài ra, nếu bạn có cam kết bảo mật trong hợp đồng lao động, nhớ rằng nó áp dụng cả khi nói chuyện với người cố vấn. Đọc lại điều khoản đó nếu không chắc chuyện gì được kể.
Mở lời bàn thoả thuận mà không cứng nhắc
Cách tự nhiên nhất là đưa chuyện này vào cuối buổi gặp đầu tiên sau khi được nhận lời, như một câu hỏi về sự thuận tiện của người cố vấn: "Để em sắp xếp cho tiện anh, anh thấy mình gặp nhau bao lâu một lần thì vừa?" Từ câu đó, các điều khác đi theo rất tự nhiên.
Sau buổi gặp, gửi một tin nhắn ngắn ghi lại những gì đã thống nhất, kết thúc bằng câu mời sửa. Một mẫu: "Em cảm ơn anh buổi hôm nay. Em ghi lại để nhớ: mình gặp mỗi tháng một lần, sáng thứ bảy đầu tháng, khoảng một tiếng; giữa các lần em nhắn khi cần, anh trả lời lúc tiện; sau ba tháng mình cùng xem lại. Nếu có gì cần chỉnh anh cứ bảo em nhé."
Tin nhắn này đóng vai một bản thoả thuận mà không ai thấy nặng nề. Khi sau này có điều cần nhắc lại, bạn có sẵn một điểm tựa chung.
Khi cố vấn có trả phí
Một số quan hệ cố vấn là dịch vụ trả phí theo buổi, theo gói hay theo thời gian. Khi đó, ngoài năm điều trên, cần thêm các điều về phí, cách thanh toán, huỷ và đổi lịch, hoàn tiền nếu dừng giữa chừng, và phạm vi người cố vấn nhận làm. Những điều này nên có bằng văn bản, dù chỉ là thư điện tử hai bên cùng xác nhận.
Về pháp lý, đây là quan hệ cung ứng dịch vụ, chịu các nguyên tắc chung về hợp đồng dịch vụ trong Bộ luật Dân sự 2015; nếu có khoản thu nhập từ dịch vụ, người cố vấn có nghĩa vụ thuế theo quy định hiện hành. Bạn không cần hiểu chi tiết, nhưng nên tra văn bản hiện hành hoặc hỏi người có chuyên môn nếu giá trị lớn.
Dù có trả phí, tinh thần của thoả thuận vẫn vậy: nói rõ để cả hai đều thoải mái. Cách chọn hình thức và câu hỏi về phí trước khi đặt là một chủ đề riêng về buổi tư vấn nghề có hẹn trước.
Khi quan hệ nằm trong chương trình của tổ chức
Nếu bạn được ghép với người cố vấn qua chương trình của công ty, trường hay hội nghề, một phần thoả thuận đã có sẵn: thời hạn chương trình, số buổi tối thiểu, có khi cả biểu mẫu ghi lại sau mỗi buổi. Đọc kỹ những quy định đó trước buổi gặp đầu, để không đề xuất điều trái với khung của chương trình.
Dù vậy, khung chung hiếm khi nói đến những điều riêng giữa hai người: kênh liên lạc, giờ liên lạc, chuyện gì giữ kín kể cả với người phụ trách chương trình. Bạn vẫn nên bàn những điều này. Đặc biệt nên hỏi rõ: những gì ghi vào biểu mẫu nộp cho chương trình có được dùng để đánh giá bạn không, ai đọc được. Nếu biểu mẫu do bạn ghi, hãy ghi ở mức chung chung về chủ đề đã bàn, không ghi chi tiết riêng tư.
Khi chương trình kết thúc, quan hệ có thể tiếp tục ngoài khuôn khổ nếu cả hai muốn. Đó là lúc thoả thuận lại từ đầu, như một quan hệ cố vấn bình thường.
Câu hỏi thường gặp
Gặp người cố vấn bao lâu một lần là hợp lý?
Phổ biến nhất là một tháng một lần, mỗi lần bốn lăm đến sáu mươi phút. Khi đang qua một chặng gấp như mới lên vị trí mới, có thể dày hơn trong vài tuần. Khi quan hệ đã lâu và ổn định, có thể thưa ra hai ba tháng một lần. Quan trọng là đều đặn hơn là dày.
Có cần ký giấy khi người cố vấn giúp miễn phí không?
Thường không cần. Một tin nhắn ghi lại những điều đã thống nhất là đủ. Giấy tờ chỉ cần khi có trả phí, khi quan hệ nằm trong chương trình của một tổ chức có quy định riêng, hoặc khi hai bên trao đổi thông tin cần cam kết bảo mật rõ ràng.
Người cố vấn hay quên lịch thì nhắc thế nào cho khéo?
Gửi tin nhắc trước một ngày, ngắn và nhẹ nhàng: "Em nhắc anh mai mình gặp lúc chín giờ ở quán cũ nhé, em mang hai câu về chuyện dự toán." Kèm nội dung sẽ bàn khiến lời nhắc thành thông tin có ích chứ không phải lời trách.
Có nên liên lạc với người cố vấn ngoài những buổi đã hẹn không?
Có, nếu đã thống nhất. Những tin nhắn ngắn báo kết quả, hỏi một câu nhỏ, chia sẻ tin vui giúp giữ quan hệ ấm. Tránh dồn câu hỏi dài qua tin nhắn; câu hỏi cần bàn nhiều nên để tới buổi gặp.
Thoả thuận rồi mà muốn đổi nhịp gặp thì nói sao?
Nói thẳng lý do và đề xuất nhịp mới, ví dụ: "Mấy tháng tới em vào mùa quyết toán, em xin giãn ra hai tháng một lần, qua tháng tư mình gặp lại như cũ được không anh?" Người cố vấn thường hiểu, miễn là bạn chủ động báo chứ không biến mất.
Có nên thoả thuận trước cách kết thúc quan hệ không?
Không cần bàn kỹ, nhưng hẹn một mốc xem lại, ví dụ sau ba hay sáu tháng, là cách gián tiếp để cả hai có lối ra. Ở mốc đó, hai bên cùng quyết tiếp tục, đổi mục tiêu hay khép lại một cách nhẹ nhàng.