Học phần mềm mới ở tuổi ngoài 50 không khó vì tuổi, mà khó vì ba thứ: học quá nhiều cùng lúc, học xa rời việc thật, và ngại hỏi vì sợ bị nhìn là chậm. Khi gỡ được ba thứ này, phần lớn người làm nghề lâu năm học công cụ số nhanh hơn họ nghĩ, vì họ đã hiểu rất rõ công việc mà công cụ ấy phục vụ.
Bài này dành cho người đã quen làm bằng sổ sách, bằng giấy, bằng những quy trình cũ, nay phải dùng phần mềm kế toán, hệ thống bán hàng, chấm công điện tử, ứng dụng nhắn tin công việc, bảng tính hay chữ ký số. Bài đưa ra cách chọn học cái gì trước, cách học theo việc thật, cách hỏi người trẻ, và cách tự dựng sổ tay để không phải hỏi lại cùng một điều.
Lợi thế bạn đang có mà ít ai nói
Người mới vào nghề học phần mềm nhanh vì quen tay với màn hình, nhưng nhiều khi không hiểu vì sao phải nhập dữ liệu theo trình tự này, vì sao báo cáo này quan trọng. Bạn thì ngược lại: bạn hiểu nghiệp vụ, biết con số nào sai là có chuyện, biết bước nào bỏ qua là sẽ phải sửa cả buổi. Phần mềm chỉ là cách làm mới cho một việc bạn đã thuộc.
Lợi thế này có nghĩa là bạn nên học bằng cách gắn mỗi thao tác với việc mình đã biết. Khi học phần mềm kế toán, hãy hỏi màn hình này tương ứng với cuốn sổ nào ngày xưa. Khi học hệ thống bán hàng, hãy hỏi nút này làm việc mà trước đây mình ghi tay vào đâu. Cái khung có sẵn trong đầu giúp bạn nhớ thao tác lâu hơn nhiều.
Lợi thế thứ hai là bạn thường cẩn thận hơn. Những người quen dữ liệu giấy hay kiểm tra lại, đối chiếu, và đó chính là thói quen mà nhiều hệ thống số cần nhưng người dùng trẻ hay bỏ qua. Đừng để nỗi ngại về công nghệ che mất những điểm mạnh này.
Chọn học cái gì trước
Đừng cố học mọi tính năng. Bảng dưới gợi ý cách xếp thứ tự, dựa trên mức độ việc đó xuất hiện trong công việc hằng ngày của bạn.
| Mức ưu tiên | Loại thao tác | Ví dụ |
|---|---|---|
| Học ngay tuần đầu | Những việc làm mỗi ngày, sai là ảnh hưởng người khác | Đăng nhập, nhập phiếu, chấm công, trả lời tin nhắn công việc, tìm lại một giao dịch |
| Học trong tháng đầu | Những việc làm mỗi tuần hoặc mỗi tháng | Xuất báo cáo tuần, đối chiếu số liệu, gửi tài liệu, đặt lịch họp |
| Học khi cần | Những việc ít khi làm, có người khác làm được | Cài đặt cấu hình, tạo mẫu biểu mới, phân quyền người dùng |
| Không cần học | Tính năng không liên quan đến việc của bạn | Những mô-đun của phòng khác, tính năng nâng cao chưa ai dùng |
Viết danh sách việc của bạn trong một tuần điển hình, đánh dấu việc nào giờ phải làm qua phần mềm. Đó là giáo trình của bạn. Mọi thứ ngoài danh sách đó có thể để sau, kể cả khi buổi tập huấn chung có giới thiệu.
Học theo việc thật, từng bước nhỏ
Các buổi tập huấn chung thường đi quá nhanh và dạy quá nhiều. Cách học hiệu quả hơn với người làm lâu năm là học theo chính việc của mình.
- Chọn một việc thật cần làm hôm nay, ví dụ nhập một phiếu xuất kho.
- Nhờ người biết làm mẫu một lần, bạn quan sát và ghi lại từng bước bằng lời của mình.
- Tự làm lại ngay khi người hướng dẫn còn ngồi bên cạnh, họ chỉ nhắc khi bạn lúng túng.
- Ngày hôm sau, tự làm một lần nữa mà không nhờ ai, chỉ nhìn vào ghi chép của mình.
- Khi đã làm trơn tru ba lần, chuyển sang việc tiếp theo trong danh sách.
Nhịp này chậm hơn một buổi tập huấn ba tiếng, nhưng bạn nhớ được. Sau một hai tháng, bạn sẽ thấy mình đã thành thạo những việc thật sự cần, trong khi nhiều người dự tập huấn xong vẫn phải hỏi lại từ đầu.
Nếu được, hãy đề nghị một bản thử hoặc một tài khoản tập để làm thử mà không sợ ghi nhầm vào dữ liệu thật. Rất nhiều nỗi ngại đến từ sợ bấm sai làm hỏng việc của cả phòng. Có chỗ để thử sai là bạn mạnh dạn hơn hẳn.
Hỏi người trẻ mà không ngại
Hỏi đúng người. Không phải ai thạo máy cũng giỏi chỉ. Nên quan sát xem người trẻ nào kiên nhẫn, giải thích rõ, và nhờ người đó làm đầu mối hỏi chính.
Gom câu hỏi lại. Thay vì gọi người trẻ mười lần một ngày, gom các câu hỏi vào một lúc, ví dụ mười lăm phút cuối buổi. Người được hỏi dễ chịu hơn và bạn cũng không cảm thấy mình đang làm phiền.
Nói rõ mình muốn tự làm. "Em chỉ cho chú, đừng làm hộ nhé." Câu này giúp người trẻ biết nên đứng sau, và giúp bạn không rơi vào cảnh lần nào cũng nhờ làm hộ.
Đáp lại bằng thứ bạn giỏi. Người trẻ chỉ bạn phần mềm, bạn chỉ họ cách đọc một bản hợp đồng, cách nói chuyện với khách khó, cách ước lượng thời gian một công trình. Quan hệ hai chiều này làm việc hỏi trở nên tự nhiên.
Đừng tự hạ mình. Tránh những câu như "già rồi đầu óc kém". Bạn đang học một công cụ mới, như mọi người khác từng phải học. Nói về mình theo cách đó chỉ làm người khác nhìn bạn đúng như vậy.
Tự dựng sổ tay thao tác của mình
Sổ tay thao tác là công cụ đơn giản nhất mà hiệu quả nhất. Nó giúp bạn không phải hỏi lại, và về sau có thể giúp cả người mới vào.
- Mỗi việc một trang, đặt tên theo việc chứ không theo tên menu: "nhập phiếu xuất kho", "xuất báo cáo tồn cuối tháng".
- Ghi từng bước bằng lời của bạn, kèm những chỗ dễ nhầm: "nhớ chọn đúng kho trước khi nhập mã hàng".
- Nếu cần, chụp màn hình từng bước, nhưng che các thông tin của khách hàng và số liệu thật.
- Thêm mục "khi bị lỗi thì làm gì": gọi ai, kiểm tra lại chỗ nào trước.
- Để sổ ở chỗ dễ lấy, giấy hay tệp đều được, miễn là bạn mở ra được ngay khi cần.
- Cập nhật khi phần mềm thay đổi giao diện, gạch bỏ bước cũ, ghi bước mới.
Nhiều người kỳ cựu sau vài tháng nhận ra sổ tay của mình rõ ràng hơn cả tài liệu hướng dẫn chính thức, vì nó viết theo đúng việc của phòng. Đó là lúc bạn có thể chia sẻ nó cho đồng nghiệp mới, một cách góp kinh nghiệm rất thiết thực.
Nhóm nhắn tin công việc: những phép lịch sự mới
Đọc kỹ trước khi trả lời. Trong nhóm đông người, tin nhắn trôi rất nhanh. Trả lời nhầm tin, nhầm người là chuyện thường gặp. Hãy dùng tính năng trả lời vào đúng tin nhắn để mọi người biết bạn đang nói về việc gì.
Ngắn và đủ. Một tin nhắn công việc tốt nói rõ việc gì, ai làm, khi nào xong. Không cần mở đầu bằng lời chào dài như trong thư tay, cũng không nên gửi năm tin liên tiếp cho một ý.
Giờ giấc. Người trẻ có thể quen nhắn việc lúc tối muộn, bạn có quyền không trả lời ngay. Ngược lại, hạn chế nhắn việc vào sáng sớm hay cuối tuần nếu không gấp, để làm gương về ranh giới.
Biểu tượng cảm xúc. Một số biểu tượng có nghĩa khác giữa các thế hệ. Nếu không chắc người đọc hiểu đúng ý mình, viết bằng chữ vẫn an toàn hơn.
Chuyện riêng nói riêng. Góp ý cho một người, nhất là góp ý về lỗi, nên nhắn riêng hoặc nói trực tiếp, đừng nói trong nhóm chung.
Khi phần mềm đổi giao diện hoặc nâng cấp
Một nỗi khó chịu quen thuộc: vừa thuộc thao tác thì phần mềm cập nhật, nút bấm đổi chỗ, màu sắc khác đi. Người trẻ thường lướt qua là quen, còn người lâu năm dễ thấy như phải học lại từ đầu. Thực ra, phần lớn các bản cập nhật chỉ đổi vị trí, không đổi bản chất việc. Hiểu điều này giúp bạn bình tĩnh hơn.
Mỗi lần có thay đổi lớn, hãy dành mười lăm phút đi lại một lượt những việc chính trong sổ tay thao tác, ghi chú chỗ nào khác. Nếu có buổi giới thiệu thay đổi, hãy hỏi ngay câu: những việc em hay làm thì giờ làm ở đâu. Đó là câu hỏi đúng trọng tâm, giúp người hướng dẫn trả lời thẳng vào nhu cầu của bạn.
Nếu bạn là người kỳ cựu trong phòng, những lần nâng cấp còn là dịp để góp ý cho người phụ trách hệ thống. Bạn thấy rõ bước nào mới làm chậm việc, mẫu biểu nào thiếu thông tin mà nghiệp vụ cần. Ghi lại cụ thể và gửi qua kênh chính thức. Những góp ý dựa trên hiểu biết nghề như vậy thường được trân trọng, vì người làm phần mềm ít khi có góc nhìn của người làm nghề lâu năm.
Giữ an toàn khi làm việc trên máy
Học công cụ mới cũng là lúc dễ mắc những lỗi an toàn thông tin. Thói quen cơ bản là không dán mật khẩu lên màn hình, không đưa mã xác thực gửi qua tin nhắn cho ai, kể cả người tự xưng là bộ phận kỹ thuật của công ty. Khi có tin nhắn lạ đề nghị bấm vào đường dẫn để "cập nhật tài khoản", hãy hỏi lại đồng nghiệp hoặc bộ phận phụ trách qua kênh chính thức trước khi làm gì.
Với chữ ký số và tài khoản ngân hàng của công ty, hãy hỏi rõ quy trình nội bộ: ai giữ thiết bị, ai được ký, ký xong ghi nhận ở đâu. Những việc này nhiều trách nhiệm nên cần làm đúng quy trình, không nhờ người khác làm hộ cho nhanh.
Cuối cùng, hãy cho phép mình học chậm ở những chỗ quan trọng. Chậm mà đúng tốt hơn nhanh mà sai, và người làm nghề lâu năm hiểu điều đó hơn ai hết.
Câu hỏi thường gặp
Ngoài 50 tuổi học phần mềm mới có quá muộn không?
Không. Bạn có lợi thế hiểu nghiệp vụ, chỉ cần học thao tác. Học theo việc thật, từng bước nhỏ, có người kiên nhẫn chỉ và có sổ tay của riêng mình là phần lớn người làm nghề lâu năm đều theo kịp trong vài tháng.
Buổi tập huấn chung đi quá nhanh thì làm sao?
Đừng cố theo hết. Ghi lại những gì liên quan đến việc của bạn, rồi nhờ một người kiên nhẫn chỉ lại riêng theo việc thật. Đề nghị có tài khoản tập để thử mà không sợ làm sai dữ liệu thật.
Ngại hỏi người trẻ nhiều quá thì sao?
Gom câu hỏi vào một lúc trong ngày, nói rõ bạn muốn tự làm, và đáp lại bằng kinh nghiệm nghề của mình. Khi việc hỏi trở thành trao đổi hai chiều, nỗi ngại giảm đi rất nhiều.
Có nên học thêm ngoài giờ ở trung tâm tin học không?
Có thể, nếu bạn cần nền tảng chung như dùng bảng tính, gõ văn bản, quản lý thư điện tử. Nhưng với phần mềm riêng của công ty, học ngay tại chỗ làm theo việc thật vẫn hiệu quả hơn.
Làm sao để không quên thao tác ít dùng?
Ghi vào sổ tay thao tác ngay lần đầu làm, viết bằng lời của mình và kèm chỗ dễ nhầm. Lần sau cần làm, mở sổ ra làm theo, sửa lại nếu giao diện thay đổi.