Một công ty nhỏ dựng được chương trình cố vấn nội bộ chỉ với vài việc rõ ràng: một mục tiêu, năm cặp người đầu tiên, một trang thoả thuận, một người giữ nhịp và sáu tháng thử. Không cần phần mềm, không cần ngân sách lớn, cũng không cần phòng nhân sự riêng. Cái cần là chủ doanh nghiệp coi thời gian kèm cặp là việc thật, không phải việc làm thêm khi rảnh.
Bài này dành cho chủ công ty, giám đốc điều hành hay trưởng bộ phận ở những nơi từ vài chục tới vài trăm người, muốn người lâu năm truyền kinh nghiệm cho người mới một cách có tổ chức hơn. Phần chính sách đánh giá, lương thưởng thuộc về phòng nhân sự và có ở các trang chuyên về nhân sự; ở đây chỉ bàn chuyện kèm cặp.
Vì sao công ty nhỏ cũng cần chương trình cố vấn
Ở công ty nhỏ, kèm cặp vẫn diễn ra, chỉ là tự phát. Người mới hỏi ai đó ngồi gần, người lâu năm chỉ khi rảnh, và kết quả phụ thuộc vào may mắn: ai được xếp ngồi cạnh một người nhiệt tình thì lên nhanh, ai không thì tự bơi. Người lâu năm giỏi nhưng ít nói thì kinh nghiệm của họ cứ nằm đó, tới ngày họ nghỉ thì đi theo họ.
Một chương trình cố vấn, dù nhỏ, biến chuyện tự phát thành chuyện có chủ đích. Mỗi người mới hay người đang được chuẩn bị lên vị trí mới có một người đi trước được giao nhiệm vụ đồng hành. Thời gian kèm được công nhận là thời gian làm việc. Hai bên biết họ đang hướng tới điều gì. Ban lãnh đạo biết chương trình đang chạy ra sao.
Lợi ích không chỉ cho người được cố vấn. Người lâu năm được giao vai cố vấn thường thấy mình được tin tưởng, có thêm lý do gắn bó. Công ty giữ được kinh nghiệm ở nhiều người thay vì một người. Và văn hoá hỏi han, chỉ bảo nhau, khi đã thành nếp, giúp công ty chịu được những đợt nghỉ việc hay mở rộng nhanh.
Chọn mục tiêu trước khi chọn người
Chương trình cố vấn không có mục tiêu rõ thường tan sau vài tháng. Mục tiêu quyết định ai được kèm, ai kèm, gặp bao lâu. Bảng dưới gợi ý vài mục tiêu hay gặp ở công ty nhỏ.
| Mục tiêu | Ai được kèm | Ai làm cố vấn | Thời gian gợi ý |
|---|---|---|---|
| Người mới đứng vững nhanh hơn | Nhân viên mới trong năm đầu | Người làm ba năm trở lên, khác người quản lý trực tiếp | Khoảng sáu tháng |
| Chuẩn bị người lên quản lý | Nhân viên giỏi sắp lên trưởng nhóm | Quản lý có kinh nghiệm ở bộ phận khác | Sáu đến mười hai tháng |
| Giữ kinh nghiệm của người sắp nghỉ | Người sẽ nhận phần việc | Người lâu năm sắp nghỉ hưu hoặc chuyển việc | Theo lịch bàn giao |
| Kết nối các bộ phận | Nhân viên muốn hiểu bộ phận khác | Người lâu năm ở bộ phận đó | Ba đến sáu tháng |
| Giữ người giỏi ở lại | Nhân viên có năng lực, có dấu hiệu chững lại | Người ở cấp cao hơn một hai bậc, khác tuyến | Khoảng một năm |
Đừng chọn hết cả năm mục tiêu cùng lúc. Một công ty nhỏ nên bắt đầu với một mục tiêu, thường là giúp người mới đứng vững hoặc chuẩn bị người lên quản lý, vì hai việc này dễ thấy kết quả nhất. Khi đã chạy trơn tru, mới mở thêm.
Sáu bước dựng chương trình trong tháng đầu
Với một công ty khoảng năm mươi người, các bước dưới làm được trong khoảng bốn tuần, do một người phụ trách, mỗi tuần bỏ vài giờ.
- Chọn người giữ nhịp. Một người, có thể là trưởng phòng hành chính, trợ lý giám đốc hoặc một quản lý nhiệt tình. Người này không làm cố vấn cho ai trong đợt đầu, chỉ lo lịch, ghép cặp và hỏi thăm.
- Viết một trang mô tả. Mục tiêu, ai tham gia, gặp bao lâu một lần, mỗi buổi khoảng bao lâu, thời gian kèm có tính vào giờ làm không, chương trình kéo dài bao lâu, điều gì được giữ kín.
- Mời người làm cố vấn. Mời từng người, nói rõ vì sao chọn họ và họ cần bỏ ra bao nhiêu thời gian. Không giao bằng thông báo chung.
- Chọn người được kèm. Đợt đầu chỉ nên năm cặp. Người được kèm nên tự nguyện, hoặc ít nhất được hỏi ý.
- Ghép cặp và tổ chức buổi khởi động. Một buổi ngắn cho tất cả người tham gia: nói lại mục tiêu, các luật chung, và để từng cặp gặp nhau lần đầu.
- Hẹn mốc nhìn lại. Ghi sẵn vào lịch các mốc sau một tháng, ba tháng và sáu tháng để hỏi thăm các cặp và quyết định có mở rộng không.
Năm cặp nghe có vẻ ít, nhưng nó đủ để bạn thấy chương trình hợp với công ty mình ở đâu, vướng ở đâu, trước khi kéo cả công ty vào. Những người tham gia đợt đầu, nếu thấy có ích, sẽ là người kể lại cho đồng nghiệp hiệu quả hơn mọi thông báo.
Những quyết định ban lãnh đạo phải chốt
Thời gian kèm cặp có tính vào giờ làm không. Nếu không, người cố vấn sẽ phải kèm vào giờ nghỉ hoặc sau giờ, và chương trình sẽ là việc đầu tiên bị bỏ khi bận. Nếu có, nói rõ khoảng bao nhiêu giờ mỗi tháng, và quản lý trực tiếp của người cố vấn phải biết để không giao chồng việc.
Người cố vấn có được ghi nhận gì không. Không nhất thiết là tiền. Có thể là ghi nhận trong buổi họp chung, ưu tiên khi xét đào tạo, hay một dòng trong đánh giá năm. Điều quan trọng là có, và rõ ràng từ đầu.
Nội dung buổi cố vấn có được báo lên không. Câu trả lời nên là không. Ban lãnh đạo chỉ cần biết các cặp có gặp đều không và hai bên thấy có ích không. Nếu người được kèm biết mọi điều họ kể sẽ tới tai sếp, họ sẽ không kể thật.
Người cố vấn có đánh giá người được kèm không. Không nên. Tách vai cố vấn khỏi vai đánh giá là nguyên tắc cốt lõi. Người đánh giá là quản lý trực tiếp.
Chuyện gì xảy ra nếu cặp không hợp. Phải có cách đổi cặp mà không ai mất mặt. Ghi rõ điều này trong trang mô tả từ đầu.
Chuẩn bị cho người cố vấn trước khi bắt đầu
Một buổi nói chuyện ngắn, không phải khoá học. Người lâu năm trong công ty nhỏ thường chưa từng làm cố vấn có tổ chức. Một buổi khoảng một giờ trước khi bắt đầu, do người giữ nhịp hoặc chủ doanh nghiệp dẫn, đủ để nói về mục tiêu, vai của người cố vấn và những điều nên tránh.
Nói rõ vai: đồng hành, không giao việc, không đánh giá. Nhiều người cố vấn lần đầu vô tình biến buổi gặp thành buổi giao việc hoặc kiểm tra. Nói thẳng từ đầu rằng buổi cố vấn là để người được kèm hỏi, kể và tự tìm cách, không phải để kiểm tra họ làm đến đâu.
Đưa vài câu hỏi mở để bắt đầu. Như "tuần này điều gì làm em mất thời gian nhất", "ở đây có gì em thấy khác với chỗ cũ". Những câu này giúp người cố vấn ít kinh nghiệm không bị lúng túng ở các buổi đầu.
Nhắc chuyện giữ kín. Điều người được kèm kể không đi tới quản lý của họ hay đồng nghiệp khác, trừ trường hợp có nguy hiểm hoặc vi phạm nghiêm trọng. Đây là điều người cố vấn cần cam kết rõ.
Cho người cố vấn một chỗ để hỏi. Khi gặp tình huống khó, như người được kèm kể chuyện bị quấy rối hay đang muốn nghỉ, người cố vấn cần biết hỏi ai. Thường là người giữ nhịp.
Ví dụ giả định: chương trình sáu tháng ở một xưởng nội thất
Anh Minh làm chủ một xưởng nội thất khoảng tám mươi người ở TP Hồ Chí Minh. Năm nào xưởng cũng tuyển thêm thợ và nhân viên văn phòng, và năm nào cũng mất gần một phần ba số người mới trong vài tháng đầu. Anh nhờ chị Lan, trưởng phòng hành chính, giữ nhịp cho một chương trình cố vấn thử.
Chị Lan chọn mục tiêu duy nhất: giúp người mới trụ được qua sáu tháng đầu. Chị mời năm người lâu năm làm cố vấn, gồm hai tổ trưởng xưởng, một người bên kinh doanh, một kế toán và một thợ sơn lành nghề. Mỗi người kèm một nhân viên mới, khác tổ với mình. Mỗi tháng hai buổi khoảng bốn mươi lăm phút, tính vào giờ làm, thường vào cuối ca chiều.
Sau sáu tháng, chị Lan hỏi từng người. Có cặp gặp đều và người mới nói rằng có người để hỏi mà không sợ bị chê là điều giữ họ ở lại. Có cặp chỉ gặp được hai buổi vì tổ trưởng quá bận mùa hàng. Từ đó xưởng điều chỉnh: không mời người đang giữ khâu nút cổ chai trong mùa cao điểm, và đợt sau mở rộng lên mười cặp. Đây là ví dụ giả định, nhưng mô hình ba bước, thử nhỏ, hỏi lại, điều chỉnh, áp dụng được cho nhiều nơi.
Những dấu hiệu chương trình đang trượt
Người giữ nhịp nên để ý vài dấu hiệu sớm, vì chương trình cố vấn thường không hỏng một lúc mà tan dần.
- Lịch gặp bị dời liên tục, nhất là từ phía người cố vấn.
- Người được kèm nói "cũng được" khi được hỏi, không kể được điều gì cụ thể đã thay đổi.
- Buổi gặp thành buổi giao việc, người cố vấn dùng thời gian đó nhờ người mới làm hộ việc của mình.
- Quản lý trực tiếp phàn nàn rằng chương trình lấy mất giờ làm.
- Người cố vấn bắt đầu kể với người khác những chuyện người được kèm tâm sự.
- Không ai hỏi thăm chương trình sau buổi khởi động.
Gặp những dấu hiệu này, đừng vội kết luận chương trình không hợp với công ty. Thường nguyên nhân nằm ở một trong các quyết định ở mục trên chưa được chốt rõ, như giờ kèm có tính vào giờ làm không, hoặc không có ai giữ nhịp.
Cách sửa thường đơn giản hơn người ta nghĩ: hỏi riêng vài cặp xem điều gì cản họ gặp nhau, chốt lại quyết định còn bỏ ngỏ, và nhắc lại với quản lý các bộ phận rằng giờ kèm cặp là việc được giao. Một chương trình được sửa ở tháng thứ hai còn cứu được; để tới tháng thứ sáu thì thường phải làm lại từ đầu.
Câu hỏi thường gặp
Công ty bao nhiêu người thì nên có chương trình cố vấn?
Không có ngưỡng cố định. Công ty vài chục người đã có thể bắt đầu với vài cặp. Dấu hiệu cần có là người mới hay nghỉ sớm, người lâu năm sắp nghỉ mà chưa ai nhận kinh nghiệm, hoặc thiếu người sẵn sàng lên quản lý.
Chương trình cố vấn có tốn nhiều chi phí không?
Chi phí chính là thời gian của người cố vấn và người giữ nhịp. Không cần phần mềm hay thuê ngoài trong giai đoạn đầu. Điều quan trọng là ban lãnh đạo coi thời gian đó là việc thật và tính vào giờ làm.
Có nên bắt buộc mọi nhân viên mới tham gia không?
Nên mời và giải thích lợi ích hơn là bắt buộc. Người tham gia vì được ép thường không kể thật. Với người mới, có thể đặt mặc định là có người cố vấn, nhưng để họ có quyền từ chối.
Người cố vấn có nên là quản lý trực tiếp không?
Không nên. Quản lý trực tiếp là người đánh giá, nên người được kèm khó nói thật về khó khăn của mình. Người cố vấn nên ở bộ phận khác hoặc ít nhất không có quyền đánh giá họ.
Chương trình cố vấn nên kéo dài bao lâu?
Thường sáu tháng cho người mới, sáu đến mười hai tháng cho người chuẩn bị lên quản lý. Nên có mốc nhìn lại để các cặp quyết định kết thúc hay tiếp tục, thay vì để quan hệ kéo dài không mục tiêu.
Ai nên là người giữ nhịp chương trình?
Một người có uy tín, có chút thời gian và quan tâm tới con người, như trưởng phòng hành chính hay trợ lý giám đốc. Người này lo lịch, ghép cặp, hỏi thăm, và không nên kiêm làm cố vấn trong đợt đầu.
