Góp ý cho một người quản lý trẻ hơn mình mười, hai mươi tuổi được nghe hay không phụ thuộc ít vào việc bạn đúng, mà phụ thuộc nhiều vào lúc bạn nói, chỗ bạn nói và cách bạn đặt vấn đề. Kinh nghiệm của bạn là tài sản, nhưng nếu được trao sai cách, nó dễ bị nghe thành lời dạy dỗ hay thách thức quyền quản lý.
Bài này không bàn chuyện thái độ khi làm việc dưới quyền người trẻ nói chung. Bài tập trung vào một kỹ năng cụ thể: đưa ra một góp ý quan trọng, ví dụ về một quyết định sắp gây rủi ro, một cách làm đang làm nhóm mệt, sao cho quản lý trẻ tiếp nhận được và hai bên vẫn làm việc với nhau lâu dài.
Vì sao góp ý đúng mà vẫn không được nghe
Người quản lý trẻ thường đang chịu một áp lực mà người làm lâu năm dễ quên: họ phải chứng minh mình xứng đáng với vị trí, trước cấp trên và trước cả những người lớn tuổi hơn trong nhóm. Một góp ý từ người nhiều kinh nghiệm, nếu đến vào lúc đông người hoặc bằng giọng chắc nịch, dễ bị họ cảm nhận như một lời nhắc rằng họ còn non. Phản xạ tự vệ khiến họ gạt đi cả những ý đúng.
Một lý do khác là khoảng cách trong cách nói. Người làm lâu năm hay kể chuyện cũ để minh hoạ: hồi trước có lần làm vậy rồi hỏng. Với người trẻ, câu chuyện ấy có thể nghe như "ngày xưa thế này", tức là thứ không còn áp dụng. Không phải họ coi thường kinh nghiệm, mà họ cần thấy kinh nghiệm ấy liên quan cụ thể tới tình huống hôm nay.
Hiểu hai điều này giúp bạn điều chỉnh cách góp ý mà không phải từ bỏ chính kiến. Mục tiêu không phải nói nhỏ đi hay im lặng, mà là trao ý của mình theo cách người kia có thể dùng được.
Chọn lúc và chọn chỗ
Riêng tư trước, công khai sau. Góp ý về một quyết định của quản lý nên nói riêng trước. Nếu nói giữa cuộc họp, dù ý bạn đúng, người quản lý buộc phải chọn giữa giữ thể diện và nghe bạn. Hãy cho họ cơ hội thay đổi mà không mất mặt.
Trước khi quyết, không phải sau khi đã công bố. Một góp ý trước khi quyết định được chốt có giá trị gấp nhiều lần lời nhận xét sau khi mọi thứ đã triển khai. Khi biết sắp có quyết định quan trọng, hãy chủ động hỏi xem quản lý có muốn nghe ý kiến không.
Không phải lúc người kia đang căng. Ngay sau một cuộc họp căng với cấp trên, giữa lúc đang xử lý sự cố, không phải thời điểm tốt. Nếu không gấp, hẹn một lúc yên hơn trong ngày.
Khi có rủi ro an toàn thì nói ngay. Ngoại lệ là những việc có nguy cơ cho an toàn con người, tài sản lớn hay vi phạm pháp luật. Lúc đó hãy nói ngay, rõ ràng, kể cả khi không đúng lúc đẹp.
Một góp ý có cấu trúc
Cấu trúc dưới đây giúp góp ý của bạn rõ ràng, dựa trên dữ kiện, và để lại quyền quyết định cho quản lý.
- Hỏi xin phép: "Em có năm phút không, anh muốn góp một ý về kế hoạch giao hàng tuần sau."
- Nêu điều bạn quan sát được, bằng dữ kiện chứ không bằng phán xét: "Kế hoạch đang dồn ba đơn lớn vào ngày thứ sáu, trong khi xe tải hôm đó đã có lịch bảo dưỡng."
- Nói hệ quả bạn lo ngại, liên hệ với kinh nghiệm cụ thể: "Lần trước bị dồn như vậy, hai đơn phải giao trễ và khách đã phàn nàn."
- Đưa một hai phương án, không chỉ nêu vấn đề: "Có thể chuyển một đơn sang thứ năm, hoặc thuê thêm một xe."
- Trả quyền quyết định: "Em xem thế nào, cần anh làm gì thì anh làm."
Phần cuối là phần nhiều người lâu năm hay quên. Sau khi góp ý, bạn để quản lý quyết. Nếu bạn cứ nhắc lại, thúc ép, góp ý dễ biến thành tranh giành quyền. Nếu bạn đã nói rõ, đã đưa phương án, phần còn lại là của người chịu trách nhiệm.
Cách xưng hô cũng quan trọng. Ở nhiều nơi làm việc, người lớn tuổi xưng "anh, chị" và gọi quản lý trẻ là "em" khi nói riêng, nhưng trong cuộc họp hay trước khách nên dùng cách gọi theo vai trò hoặc theo tên. Nếu không chắc, hỏi thẳng người quản lý họ thấy thoải mái với cách gọi nào. Một câu hỏi nhỏ thể hiện sự tôn trọng vai trò của họ.
Đổi câu nói thường gặp thành câu dễ nghe
Nhiều câu người lâu năm hay nói không có ý xấu, nhưng nghe như đang hạ thấp người khác. Bảng dưới gợi ý cách nói lại.
| Câu dễ gây phản ứng | Có thể nghe thành | Cách nói lại |
|---|---|---|
| "Hồi trước bọn anh không làm thế." | Cách của em là sai, cách cũ mới đúng | "Có lần làm kiểu này thì gặp chuyện này, em xem có cần tính trước không." |
| "Em còn trẻ chưa biết đâu." | Em không đủ tư cách quyết định | "Chỗ này có một rủi ro dễ bị bỏ qua, anh nói để em cân nhắc." |
| "Làm thế là hỏng." | Phán xét, không có lý do | "Anh lo phương án này sẽ gây trễ ở khâu kiểm hàng, vì..." |
| "Tuỳ em, em là sếp mà." | Bất mãn, rút lui | "Anh đã nói ý của anh, em quyết thế nào anh làm theo thế đó." |
| "Để anh làm cho nhanh." | Em không làm được | "Em có muốn anh làm cùng phần này lần đầu không?" |
Những câu bên phải không làm bạn yếu đi. Chúng giữ nguyên nội dung góp ý, chỉ bỏ đi phần làm người nghe phải tự vệ. Sau vài lần, người quản lý trẻ thường bắt đầu chủ động hỏi ý bạn, đó là dấu hiệu bạn đã tìm được cách trao kinh nghiệm hiệu quả.
Nói trực tiếp hay viết ra
Với góp ý quan trọng, nhiều người lâu năm quen nói trực tiếp vì thấy chân tình hơn. Điều này đúng ở bước đầu: một cuộc nói chuyện riêng giúp hai bên hiểu ý nhau, tránh hiểu lầm qua câu chữ. Nhưng với những rủi ro lớn, như an toàn lao động, tiền bạc, cam kết với khách, sau khi nói bạn nên gửi thêm một tin nhắn ngắn tóm tắt ý chính.
Tin nhắn ấy không nhằm lưu bằng chứng để đổ lỗi, mà để người quản lý có thể đọc lại khi bình tĩnh, chuyển cho cấp trên nếu cần, và để chính bạn không phải nhắc lại nhiều lần. Hãy viết trung tính: điều quan sát được, hệ quả có thể xảy ra, phương án đề xuất. Tránh những từ như "đã cảnh báo", "chịu trách nhiệm", vì chúng biến một góp ý thành một lời thách thức.
Ngược lại, với những góp ý nhỏ về cách làm hằng ngày, nói nhanh một câu là đủ, đừng biến mọi chuyện thành văn bản. Người quản lý trẻ sẽ thấy ngợp nếu nhận một bản phân tích dài cho mỗi việc vặt.
Khi người quản lý từng là cấp dưới của bạn
Một tình huống khó hơn cả là người quản lý hôm nay từng là nhân viên bạn kèm hay quản lý trước đây. Bạn biết họ từ lúc họ còn lóng ngóng, và rất dễ vô tình đối xử như thời đó: gọi bằng giọng dạy bảo, nhắc lại chuyện cũ trước mặt người khác, hay cho rằng mình hiểu việc hơn nên tự quyết.
Điều giúp nhất là một cuộc nói chuyện rõ ràng ngay khi vai đổi. Bạn chúc mừng họ thật lòng, nói rằng bạn tôn trọng vai mới, và hỏi họ muốn bạn góp ý theo cách nào. Bạn cũng nên nói thẳng rằng nếu có lúc bạn lỡ cư xử như thời còn là cấp trên, họ cứ nhắc. Sự thẳng thắn này gỡ đi phần lớn ngượng ngùng cho cả hai.
Sau đó, giữ những chuyện cũ cho riêng hai người. Không kể với nhóm rằng "hồi đó em ấy còn sai cái này cái kia". Thành công của người quản lý mới cũng là thành quả của những năm bạn kèm họ, và cách bạn đứng sau ủng hộ họ hôm nay là phần tiếp theo của công việc kèm cặp ấy.
Khi quản lý quyết khác ý mình
Sẽ có lúc bạn đã góp ý đầy đủ mà quản lý vẫn chọn hướng khác. Phản ứng khôn ngoan là làm theo quyết định một cách nghiêm túc, trừ khi nó vi phạm an toàn hay pháp luật. Làm theo nửa vời, hoặc chờ thất bại để nói "đã bảo mà", làm hỏng cả quan hệ lẫn uy tín của bạn trong nhóm.
Nếu quyết định ấy dẫn tới kết quả không tốt, hãy giúp sửa trước, bàn chuyện bài học sau. Khi bàn, tập trung vào lần sau làm thế nào, không nhắc lại rằng mình đã cảnh báo. Người quản lý trẻ sẽ tự nhớ ai đã nói gì, và lần tới họ nghe bạn kỹ hơn.
Ví dụ giả định: chị Bình, hai mươi lăm năm làm điều phối sản xuất ở một xưởng may ở Hưng Yên, góp ý với trưởng xưởng trẻ về việc nhận thêm đơn khi chuyền đang thiếu người. Trưởng xưởng vẫn nhận. Chị không phàn nàn mà đề xuất cách xếp ca để giảm rủi ro. Đơn hàng giao trễ hai ngày, nhưng không mất khách. Tuần sau, trưởng xưởng chủ động mời chị ngồi cùng trước khi nhận đơn tiếp theo.
Xây quan hệ lâu dài để góp ý dễ hơn
Ủng hộ công khai, góp ý riêng tư. Khi quản lý trẻ làm tốt, hãy ghi nhận trước nhóm. Khi có điều cần góp, nói riêng. Sự nhất quán này làm họ tin rằng bạn đứng về phía họ.
Hỏi họ cần gì từ bạn. Một câu như "em muốn anh hỗ trợ ở mảng nào nhiều hơn" mở đường cho bạn góp sức đúng chỗ họ thấy thiếu, thay vì chỗ bạn tự cho là quan trọng.
Học từ họ. Người quản lý trẻ có thể giỏi hơn bạn ở công cụ mới, cách làm việc với khách trẻ, cách đọc số liệu. Khi bạn chủ động học, quan hệ trở thành hai chiều.
Giữ chuyện riêng của họ cho riêng. Khi họ chia sẻ khó khăn với cấp trên hay áp lực cá nhân, giữ kín. Một người quản lý trẻ có một đồng nghiệp lớn tuổi đáng tin là điều may mắn với họ.
Câu hỏi thường gặp
Quản lý trẻ không bao giờ nghe góp ý thì làm sao?
Kiểm tra lại cách mình góp ý: có nói riêng không, có dựa trên dữ kiện không, có đưa phương án không. Nếu đã làm đúng mà vẫn không được nghe trong thời gian dài, nên nói chuyện thẳng về cách hai người phối hợp, hoặc trao đổi với cấp cao hơn một cách xây dựng.
Có nên góp ý trong cuộc họp nhóm không?
Với ý kiến chuyên môn chung, góp trong họp là bình thường. Với góp ý về một quyết định quản lý vừa đưa ra, nên nói riêng trước. Nếu quản lý đề nghị bạn nêu trong họp, khi đó hãy nói bình tĩnh và dựa trên dữ kiện.
Làm sao để không bị coi là người hay càm ràm?
Góp ý ít mà chọn lọc, mỗi lần đều có dữ kiện và phương án, và sau đó tôn trọng quyết định. Người được nhớ là hay càm ràm thường góp ý mọi chuyện nhỏ, nói lại nhiều lần, hoặc chỉ nêu vấn đề mà không đề xuất gì.
Quản lý trẻ quyết định sai và gây hậu quả thì nên làm gì?
Trước hết giúp khắc phục hậu quả. Sau đó, khi mọi việc đã lắng, đề nghị cùng nhìn lại để rút kinh nghiệm cho lần sau, tập trung vào quy trình chứ không vào lỗi cá nhân. Tránh nhắc lại rằng mình đã cảnh báo.
Có nên nói chuyện tuổi tác khi góp ý?
Không nên lấy tuổi làm lý do để được nghe. Dữ kiện và kinh nghiệm cụ thể nói thay bạn sẽ thuyết phục hơn. Khi góp ý dựa trên tuổi, người nghe dễ thấy bị hạ thấp, còn khi dựa trên việc, họ thấy được tôn trọng.